Zurück zur Übersicht der DMS-Software

Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

DocuWare

DocuWare ist die umfassende Komplettlösung, um Geschäftsunterlagen jeder Art sicher zu archivieren, flexibel bereitzustellen und effizient zu nutzen. Unabhängig von Format und Quelle automatisiert das ECM Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, indem es Dokumente elektronisch verwaltet und verlinkt. Benutzerfreundlich, zukunftssicher, flexibel und mobil! Als Cloud- oder On-Premises-Lösung.

Lieferant:

ikt Gromnitza GmbH & Co. KG

Seit über 23 Jahren steht die ikt Gromnitza GmbH ihren Kunden in allen Bereichen der Informations- und Kommunikationstechnologie als verlässlicher Partner zur Seite. Wir zählen zu den Top 12 der erfolgreichsten DocuWare-Partnern in Europa und begleiten unsere Kunden mit unserem Expertenwissen bei der digitalen Transformation ihrer Büroorganisation: Vom ersten gescannten Dokument bis zu komplexen digitalen Arbeitsabläufen.

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Das DMS-System muss vor Inbetriebnahme diese Punkte erfüllen

Ein DMS-System muss vor Inbetriebnahme diese spezifischen Anforderungen erfüllen.

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Plattform: Cloud, On-premises, Gehostet, Hybrid
Benutzer: 25 bis 50 Benutzer, 50 bis 150 Benutzer, 150 bis 250 Benutzer, mehr als 250 Benutzer
Unternehmensgröße: 1 bis 10 Mitarbeiter, 10 bis 50 Mitarbeiter, 50 bis 250 Mitarbeiter, mehr als 250 Mitarbeiter
Cloud Budget: Von €50 zu €100
hauseigenes Budget: Von €25.000 zu €100.000
Schnittstellen: Kassensystem, Buchhaltung, DMS, E-Mail Programm, ERP, Office
Mobil: Android, iOS, Windows Phone
Browser: Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari
Datenbank: Microsoft SQL, mySQL
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Telefonische Unterstützung
Lokale Unterstützung: Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Andere
Interface Sprache: Niederländisch, Englisch, Deutsch, Französisch, Andere, Spanisch
Steuerkonformität: Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich, Österreich, Vereinigtes Königreich, Schweiz, Andere
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Nein
kostenlose Testversion: Ja
Sandbox: Nein

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud Cloud-basierte DMS 

Cloud
Primär
On-premises
Primär
Gehostet
Primär
Hybrid
Primär

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Sekundär
10 bis 25 Benutzer
Sekundär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Primär
150 bis 250 Benutzer
Primär
mehr als 250 Benutzer
Primär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Primär
10 bis 50 Mitarbeiter
Primär
50 bis 250 Mitarbeiter
Primär
mehr als 250 Mitarbeiter
Primär

Cloud Budget

bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget bis zu 25€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Keine

25€ bis 50€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 25€ und 50€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Keine

50€ bis 75€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 50€ und 75€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Primär

75€ bis 100€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 75€ und 100€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Primär

100€ bis 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget zwischen 100€ und 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Keine

mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Cloud Budget von mehr als 150€ pro Benutzer pro Monat erhältlich. 

mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Keine

hauseigenes Budget

Bis 5.000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von bis zu 5.000€ erhältlich. 

bis 5.000€
Keine

5.000€ bis 25. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 5.000€ und 25.000€ erhältlich. 

5.000€ bis 25.000€
Keine

25.000€ bis 50. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 25.000€ und 50.000€ erhältlich. 

25.000€ bis 50.000€
Primär

50.000€ bis 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget zwischen 50.000€ und 100.000€ erhältlich. 

50.000€ bis 100.000€
Primär

Mehr als 100. 000€ Diese Lösung ist für Unternehmen mit einem Budget von mehr als 100.000€ erhältlich. 

mehr als 100.000€
Keine

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten Die Positionen der Abrechnung können in Teilbeträge gesplittet werden. 

Positionen in Teilbeträge splitten
Standard verfügbar

Zuweisung Kostenstellen Kosten können direkt den Stellen zugewiesen werden, die sie verursacht haben. 

Zuweisung Kostenstellen
Standard verfügbar

Rechnungs- und Skontofristen überwachen Rechnungs- und Skontofristen werden vom System abgebildet. 

Rechnungs- und Skontofristen überwachen
Standard verfügbar

aktueller Status und Detailinformationen einsehen Bearbeitungsstatus der Abrechnung wird inklusive detaillierter Informationen angezeigt. 

aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Standard verfügbar

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern Dringende Rechnungsbelege werden angezeigt und können gezielt gefiltert werden. 

Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Standard verfügbar

Frühwarnsystem Warnsystem, welches frühzeitig auf potenzielle bevorstehende Probleme und Gefahren hinweist. 

Frühwarnsystem
Standard verfügbar

Statistische Auswertung Nutzbarmachung diverser Einzeldaten

Statistische Auswertung
Standard verfügbar

Daten ergänzen Das nachträgliche Hinzufügen bzw. Bearbeiten von Daten

Daten ergänzen
Standard verfügbar

Besonderheiten erfassen Festhalten von Anomalien bzw. Ausnahmen.

Besonderheiten erfassen
Standard verfügbar

verschiedene Formularbausteine Diverse Komponenten zur Erstellung eines Formulars

verschiedene Formularbausteine
Standard verfügbar

Chat Eine Chatfunktion zum Austausch in Echtzeit. 

Chat
Nein

Informationen austauschen Austausch von Informationen

Informationen austauschen
Standard verfügbar

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten Es ist möglich, einen Beitrag bzgl. eines bestimmten Dokumentes zu erstellen und auf diesen zu antworten.

Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Nein

Mitarbeiter im Kommentar verlinken Kollegen können in Kommentaren direkt verlinkt werden.

Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Nein

Umfragen erstellen Es können Umfragen zur späteren Auswertung erstellt werden. 

Umfagen erstellen
Nein

Archivieren

Dokumente Dokumente können im DMS archiviert werden. 

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar

Anhänge Anhänge (beispielsweise E-Mail Anhänge) können im DMS archiviert werden. 

Anhänge
Standard verfügbar

Sonstige Die Archivierung weiterer Datenkategorien bzw. Formate 

Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail Belege aus Mails können erfasst werden. 

Mail
Standard verfügbar

Physisch Analoge Belege können erfasst werden

Physisch
Standard verfügbar

Sonstige Belege, welche auf anderem Weg eingehen, können erfasst werden. 

Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren Barcodes können, beispielsweise mittels OCR, eingescannt und gelesen werden. 

Barcodes scannen und identifizieren
Standard verfügbar

Barcodes generieren Neue Barcodes können erzeugt werden

Barcodes generieren
Nein

automatische Verschlagwortung Informationen werden über die Regelwerke automatisch ausgelesen

automatische Verschlagwortung
Standard verfügbar

verschiedene Barcodetypen mehrere Barcode Arten können vom System gelesen und verarbeitet werden. 

verschiedene Barcodetypen
Standard verfügbar

Digitale Signaturen

Textsignatur
Standard verfügbar
Bildsignatur
Standard verfügbar
private key
Nein
public key
Nein
qualifizierte elektronische Signatur
Nein
qualifizierter Zeitstempel
Standard verfügbar

Drag & Drop

E-Mails Lassen sich E-Mail via Drag&Drop verschieben?

E-Mails
Standard verfügbar

PDF Lassen sich PDF-Datein via Drag&Drop verschieben? 

PDF
Standard verfügbar

Sonstige Lassen sich sonstige Datein via Drag&Drop verschieben? 

Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Standard verfügbar
voller Zugriff auf alle Dateien
Standard verfügbar
Dokumente scannen
Standard verfügbar
Verschlagworten
Standard verfügbar

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Standard verfügbar

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Anpassung möglich
neue Ordner anlegen
Anpassung möglich
Ordner verschieben
Anpassung möglich
Ordner unbennen
Anpassung möglich
Standaraddokumente
Anpassung möglich
bestehende DMS an Standard anpassen
Anpassung möglich
Standardstruktur wiederherstellen
Anpassung möglich

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Anpassung möglich
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Anpassung möglich
Status
Anpassung möglich
Teams
Anpassung möglich
Beruf
Nein
Weiterbildungen
Nein
Benachrichtigung Termine und Fristen
Anpassung möglich
Akteneinsicht
Anpassung möglich
automatische Kopien von Akten
Nein
automatische Löschung von Kopien der Akten
Nein
Änderungsmitteilung für Akten
Nein
Organigramm
Nein
verschiedene Hierachien definieren
Anpassung möglich
Position in Personalakte übernehmen
Nein
Verantwortlichekeiten definieren
Anpassung möglich
Teilstrukturen
Anpassung möglich
Kalenderansicht
Anpassung möglich
Checklisten
Anpassung möglich
Bewerbermanagement
Anpassung möglich
Bedarfmeldung erstellen
Anpassung möglich
Stellenausschreibung erstellen
Nein
Verküpfung zu Jobportalen
Nein
Bewerbungen archivieren
Anpassung möglich
Korrespondenzvorlagen
Anpassung möglich
Arbeitsvertrag erstellen
Anpassung möglich

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Standard verfügbar
ISO 82045
Nein
ISO 10166
Nein
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Nein

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Standard verfügbar
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Nein
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Anpassung möglich
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Anpassung möglich
Tickets auf Wiedervorlage
Anpassung möglich
Suche nach Tickets
Anpassung möglich
Tickethistorie für Kundenordner
Anpassung möglich

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Nein

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Standard verfügbar
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Standard verfügbar
Kollaborationen
Standard verfügbar
mobiler Zugriff
Standard verfügbar

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Standard verfügbar
Freigabe
Standard verfügbar
Geräteverwaltung
Standard verfügbar
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Standard verfügbar
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Standard verfügbar
Kundenmanagement
Standard verfügbar
Mandantenordner
Standard verfügbar
Anforderungsmanagement
Standard verfügbar

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Standard verfügbar
Verträge
Standard verfügbar
Eskalationsstufen
Standard verfügbar
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Standard verfügbar

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Nein
Lösungsvorschläge einbringen
Nein
Kommentieren
Standard verfügbar
Antwort als Lösung markieren
Nein
Auszeichnung für Nutzer
Nein

Workflow

Workflow-Designer
Standard verfügbar
Verarbeitungsregeln integrieren
Standard verfügbar
Scripting-Möglichkeiten
Nein
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Standard verfügbar
Teilformulare
Standard verfügbar
eigene Skripte in Formular integireren
Standard verfügbar

Betriebssystem

Linux
Sekundär
Mac OS
Sekundär
Windows Vista
Primär
Windows XP
Primär
Windows 7
Primär
Windows 8
Primär
Windows 10
Primär
Unix
Sekundär
Andere
Sekundär

Schnittstellen

Kassensystem
Standard verfügbar
Buchhaltung
Standard verfügbar
Callcenter Pakete
Nein
DMS
Standard verfügbar
E-Mail Programm
Standard verfügbar
ERP
Standard verfügbar
Office
Standard verfügbar
Office for Mac
Nein

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Nein
Windows Phone
Ja

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Internet Explorer
Primär
Safari
Primär

Datenbank

Access
Sekundär
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker
Keine
Hana
Keine
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Primär
mySQL
Primär
Oracle
Sekundär
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Keine
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Nein
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Nein

Lokale Unterstützung

Niederlande
Ja
Belgien
Ja
Deutschland
Ja
Frankreich
Ja
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Ja
Schweiz
Ja
Andere
Ja

Interface Sprache

Niederländisch
Ja
Englisch
Ja
Deutsch
Ja
Französisch
Ja
Andere
Ja
Spanisch
Ja

Steuerkonformität

Niederlande
Ja
Belgien
Ja
Deutschland
Ja
Frankreich
Ja
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Ja
Schweiz
Ja
Andere
Ja

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Nein

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Ja

Sandbox

Sandbox
Nein

Fallstudien