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4 wichtige Funktionen einer lokalen DMS-Software

Über diese Funktionen sollte eine lokale DMS-Software in jedem Fall verfügen.

Die Einführung einer DMS-Software bringt vielerlei Vorteile mit sich. So stellt eine derartige Implementierung für viele Unternehmen den ersten, wichtigen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse dar. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit den wichtigsten Funktionen einer lokalen DMS-Software auseinandersetzen, über die eine lokale DMS-Software in jedem Fall verfügen sollte. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Ein Überblick

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich wie der Name bereits vermuten lässt um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Dabei ist DMS-Software heutzutage weitaus mehr als nur ein digitales Ablagesystem. 

Dokumentenmanagement-Prozesse effizienter gestalten

Heutige DMS-Software ist in der Lage, Dokumentenmanagement-Prozesse in Unternehmen maßgeblich zu 

  • Verschlanken 
  • Optimieren 
  • Automatisieren

Auf diese Weise können wertvolle Ressourcen eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle zielführend eingebracht werden können.

So kann Unternehmen durch den Einsatz einer geeigneten DMS-Software letztlich auch ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil entstehen. 

Vielfältiger DMS-Markt

Doch die Auswahl einer adäquaten DMS-Software fällt Unternehmen oftmals nicht leicht. Der DMS-Markt ist überaus vielfältig, sodass sich viele mit einer großen Herausforderung konfrontiert sehen. Besonders branchenfernen Unternehmen fällt es zumeist schwer, den Überblick zu behalten. 

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Systemen findet sich im jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell. Hier ist vor allem zwischen lokaler und Cloud-basierter Software zu unterscheiden. 

Lokale DMS-Software

Lokale DMS-Software wird auch als On-Premises Software bezeichnet, da sich „auf dem Gelände“ des Unternehmens installiert und von dort aus dann auch betrieben wird.

Das Unternehmen, welches die DMS-Software nutzt, befindet sich also im Besitz von Hard- und Software. Somit hat es nicht nur die volle Kontrolle über das System und die darin verarbeiteten Daten, sondern trägt auch die volle Verantwortung für die Durchführung anfallender Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. 

Abgrenzung zur Cloud

Cloud-basierte Software zeichnet sich wiederum dadurch aus, dass sowohl Hard- als auch Software von einer externen Partei – dem Softwareanbieter bzw. dem Cloud-Provider – zur Verfügung gestellt werden.

Das Unternehmen befindet sich demnach nicht im Besitz der DMS-Software, sondern entrichtet ein meist monatliches Entgelt für die Nutzung des Systems. 

Die richtige DMS-Software finden

So gibt es einige fundamentale Unterschiede zwischen Cloud-basierter und lokaler DMS-Software, derer sich Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten Software bewusst sein sollten. 

Gehostete DMS-Software

Neben den beiden „Extremen“ Cloud und On-Premises können sich Unternehmen darüber hinaus auch für eine gehostete oder eine hybride DMS-Software entscheiden. Bei einer gehosteten DMS-Software befindet sich die Software selbst im Besitz des Unternehmens.

Der bzw. die Server werden jedoch über einen sogenannten Server-Host bereitgestellt. Dieser ist für die Abwicklung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen zuständig. So fallen monatliche Kosten für die Miete der Server an. 

Hybride DMS

Hybride DMS-Software ist eine Mischform aus lokaler und Cloud-basierter Software. Das Fundament bietet zumeist eine lokale Software.

Diese wird in einigen Geschäftsbereichen um eine Cloud-Infrastruktur erweitert, sodass bestimmte Abteilungen DMS-Software aus der Cloud nutzen, während andere mit einer lokalen Lösung arbeiten.

Diese Form bietet sich insbesondere dann an, wenn sich die Nutzung der Cloud bzw. einer lokalen DMS-Software nur in manchen Geschäftsbereichen anbietet. 

Weitere Unterscheidungsmerkmale

Neben dem jeweiligen Nutzungs- und Lizenzmodell gibt es jedoch noch weitere Unterscheidungsmerkmale, anhand der sich Systeme voneinander differenzieren lassen.

So ist beispielsweise der Funktionsumfang der jeweiligen DMS-Software ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl eines geeigneten Systems. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den wichtigsten Funktionen einer lokalen DMS-Software auseinandersetzen. 

1. DSGVO-Konformität leicht gemacht

Der Datenschutz kommt häufig in Zusammenhang mit Unternehmenssoftware zur Sprache. Und das aus gutem Grund. Denn obwohl die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) bereits 2018 endgültig in Kraft trat, kommt es nach wie vor nicht selten zu datenschutzrechtlichen Verstößen in Unternehmen.

Nicht selten ziehen diese Verstöße hohe Bußgelder mit sich. 

Automatisierungen schaffen Abhilfe

Dabei könnte moderne DMS-Software viele dieser Verstöße verhindern. Entsprechende Automatisierungen innerhalb der Software sorgen beispielsweise dafür, dass Lösch- oder Aufbewahrungsfirsten problemlos und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand eingehalten werden können. 

2. E-Mail-Integration

Eine weitere, wichtige Funktion von DMS-Software ist eine Anbindung zum E-Mail-Programm, welche auch die Übertragung von Anhängen unterschiedlicher Formate unterstützt.

Denn E-Mails spielen auch im Zeitalter schnelllebiger Technologien nach wie vor eine große Rolle. 
„E-Mail und Text-Nachrichten bleiben die wichtigsten Kanäle für Marken, um sich mit ihren Kunden zu vernetzen", so Twilio-Manager Len Shneyder auf horizont.net. 

Medienbrüche vermeiden 

Auch auf interner Ebene oder beim Kontakt zu Geschäftspartnern sind Mails nach wie vor von unschlagbarer Relevanz. Um einen lückenlosen Informationsaustausch frei von Medienbrüchen zu gewährleisten, sollte das DMS an das unternehmenseigene E-Mail-Programm angebunden werden. 

3. OCR

Darüber hinaus sollte DMS-Software über eine Möglichkeit der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) verfügen. 

Analoge Dokumente digitalisieren

Nach wie vor sind viele Unternehmen weit von einem vollständig papierlosen Büro entfernt. Um jedoch eine ganzheitliche Dokumentenverwaltung zu ermöglichen, müssen analoge wie auch digitale Dokumente zentral verwaltet werden.

Dies ist möglich, wenn analoge Dokumente digitalisiert werden.

Mittels OCR lässt sich dies so realisieren, dass die DMS-Software auch den Inhalt des Dokumentes erfasst. 

Ein Dokument wird also nicht als Bilddatei im System hinterlegt, sondern beispielsweise als PDF-Datei.

Mittels OCR digitalisierte Dokumente lassen sich dann beispielsweise über eine Volltextsuche binnen weniger Sekunden anzeigen. 

4. Schnelle Dokumentensuche

Zu guter Letzt spielen auch Suchfunktionen eine nicht zu unterschätzende Rolle. Mittels unterschiedlicher Suchfunktionen lassen sich unmittelbar alle wichtigen Dokumente zu einer bestimmten Eingabe einsehen. 

Dieses schnelle Suchen ist beispielsweise über 

  • Metadaten 
  • Index 
  • Volltext 

realisierbar. 

Fazit: Effiziente Prozesse dank moderner DMS-Software

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass es einige, grundlegende Unterschiede zwischen lokaler und Cloud-basierter DMS-Software gibt, die Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Systems beachten sollten. 

In Bezug auf den Funktionsumfang einer geeigneten DMS-Software hat letztlich jedes Unternehmen individuelle Anforderungen.

Dennoch profitieren die meisten Unternehmen unabhängig von individuellen Geschäftsprozessen, Branchenzugehörigkeit oder Größe jedoch von Eigenschaften wie 

  • Automatisierungen zur gesetzeskonformen Dokumentenverarbeitung 
  • E-Mail-Integration 
  • OCR 
  • Einer schnellen Dokumentensuche 

Durch die richtigen Funktionen kann eine DMS-Software Unternehmen optimal bei sämtlichen Prozessen des Dokumentenmanagements unterstützen. So können sie wertvolle Ressourcen einsparen, welche sich an anderer Stelle gewinnbringender einsetzen lassen. 

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