6 Tipps zur Vorbereitung eines DMS in der Cloud

Bei der Implementierung eines DMS in der Cloud gibt es viele Aspekte zu berücksichtigen. Wir werfen einen Blick auf die Implementierung und zeigen Ihnen sechs Tipps auf.

Der Einstieg in ein Dokumentenmanagement-System in der Cloud ist gegenüber der On-Premise-Variante oftmals einfacher, schneller und kostengünstiger durchzuführen. Die Umstellung auf ein neues System hat jedoch immer enorme Auswirkungen auf ein Unternehmen. Die größten Probleme in Unternehmen bei der Umstellung auf ein Cloud-basiertes DMS entstehen zumeist durch unzureichende Vorbereitung. In diesem Artikel wollen wir sechs wesentliche Tipps vorstellen, die bei der Einführung eines DMS in der Cloud helfen können.

1. Seien Sie auf organisatorische Veränderungen vorbereitet

Die Veränderungen, die ein Unternehmen hinsichtlich seiner Arbeitsweisen durchmacht, sind bei der Umstellung auf ein DMS in der Cloud nicht zu unterschätzen. Seien Sie skeptisch gegenüber Anbietern, die solche Veränderungen runterspielen. Dies machen viele leider allzu oft. Machen Sie im Vorfeld einen Plan auf den die Anwender zugreifen können. Dieser sollte präzise und klar darlegen, welche Prozesse und Abläufe sich durch das System wie verändern werden.

Bei Unklarheiten bezüglich der Einsatzweise des neuen Systems können Ihre Mitarbeiter dann auf diesen Plan zurückgreifen. Auch muss Zeit und Geld in die Schulung der potentiellen Anwender investiert werden. Um bestmöglich mit dem neuen System arbeiten zu können, bedarf es einer intensiven Einführung, andernfalls kann es bei unzureichender Schulung zur Abnahme der Produktivität und zu Frustration der Belegschaft kommen. 

2. Gewinnen Sie ihre Mitarbeiter schon im Vorfeld für das System

Eine Umstellung auf ein neues Online-DMS lässt sich nicht einfach so „durchsetzen“. Selbst wenn es Ihre Stellung zulässt, können Sie Ihren Mitarbeitern kein neues System aufzwingen. Wenn für das System zu wenig Unterstützung in der Belegschaft geschaffen wird, rücken Produktivitätsgewinne durch die Umstellung in weiter Ferne. Die meisten Menschen stehen Veränderungen eher skeptische gegenüber und müssen von diesen erst überzeugt werden. Häufig fallen Mitarbeiter heimlich in die alten Arbeitsweisen zurück oder behalten diese während des Umstellungsprozesses weiter bei. 

Besonderes Augenmerk sollten Sie dabei auf Ihre IT-Abteilung legen. Gerade dann, wenn derzeit noch ein lokales DMS in Betrieb ist, werden Ressourcen in der IT-Abteilung frei für andere Aufgaben, da die Wartung und Aktualisierungen nun von Dritten vorgenommen werden. Es muss jedoch auch klar sein, dass Sie mit der Wahl für ein cloudbasiertes DMS der eigenen IT-Abteilung Einfluss und Verantwortung entziehen. Wird diese in den Auswahl- und Einführungsprozess nicht ausreichend einbezogen, kann dies zu Problemen führen. 

3. Stellen Sie sicher, dass die Infrastruktur gegeben ist

Wenn Sie nicht über die geeignete IT-Infrastruktur verfügen, sollten sie wohlmöglich vorerst von einem Cloud-System absehen. Zwar müssen nunmehr keine eigenen Server mehr bereitstehen und gewartet werden, da dies vom Anbieter übernommen wird, dennoch ergeben sich durch die Umstellung neue Herausforderungen hinsichtlich der hauseigenen Infrastruktur.

Verfügt das Unternehmen beispielsweise über ausreichend Bandbreite? Wie ist es um die Zuverlässigkeit des Internetproviders bestellt? Gibt es eine Backup-Verbindung, wenn beim Provider einer Störung vorliegt und verfügt Ihr Unternehmen über eine gute Lösung mit dem Backup offline gespeichert werden können, um die Daten zu schützen? All diese Fragen ergeben sich bei der Umstellung auf eine cloudbasierte DMS. 

4. Achten Sie auf die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen und kommunizieren Sie diese Ihren Mitarbeitern

Ist das Dokumentenmanagementsystem erst einmal in Betrieb, kann kaum noch darauf verzichtet werden. Daher ist gerade die Sicherheit ein äußerst wichtiger Aspekt. Kritische Geschäftsprozesse werden nicht nur unterstützt (denken Sie an die Auftragsabwicklung), die meisten Unternehmen speichern auch vertrauliche Informationen.

Dadurch, dass vertrauliche Daten und Dokumente über eine Internetverbindung gesteuert werden, bedingt eine sehr genaue und einheitliche Vorgehensweise, um die Sicherheit dieser zu wahren. Dazu müssen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf eine Vorgehensweise einigen. Der unbefugte Zugriff auf Ihr System kann ersthafte Schäden für Ihr Unternehmen nach sich ziehen. Diese Sicherheitsverletzungen werden in der Regel von Mitarbeitern begangen, die nicht sorgfältig mit ihrem Passwort umgehen.

5. Planen sie die durchzuführenden Schritte sorgfältig

Viele Unternehmen, die von einem herkömmlichen DMS-System auf die Cloud umsteigen möchten, ziehen es vor, dies schrittweise zu tun. Sie verwenden zunächst einige separate Funktionen in der Cloud, während die wichtigsten Funktionen weiterhin von einem lokalen DMS unterstützt werden. Das Risiko besteht jedoch darin, dass diese losen Funktionen dazu führen, dass Ihre Infrastruktur sehr fragmentiert wird.

Das Verbinden all dieser Funktionen kann sehr komplex werden. In vielen Fällen führt diese Art der Implementierung letztlich sogar zu gestiegenen Gesamtkosten. Es empfiehlt sich daher, im Vorfeld genau zu überlegen, auf welche Art und Weise implementiert werden soll. In detaillierter Migrationsplan kann an dieser Stelle helfen. 

6. Daten vorbereiten

Bevor Sie zu Online-DMS wechseln, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Daten für die Übertragung vorbereitet sind. Dies beginnt mit einer Analyse, wie die Daten derzeit strukturiert sind und wie sie vom neuen System verwaltet werden. Wenn all dies abgebildet wurde, können Sie mit dem nächsten Schritt beginnen.

Dieser nächste Schritt ist die Qualitätskontrolle Ihrer aktuellen Daten. Fehlerhafte und unvollständige Daten müssen so weit wie möglich bereinigt und ergänzt werden. Daten, die beschädigt oder irrelevant sind, werden am besten gelöscht. Nachdem alle Daten überprüft wurden, müssen Sie sicherstellen, dass alles in einem einheitlichen Format vorliegt, das vom neuen Online-DMS-System unterstützt wird.