Cloud-DMS: Mit diesen 6 Tipps gelingt der Umstieg

So bereiten Sie Ihr Unternehmen optimal auf die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems in der Cloud vor.

Der Umstieg auf ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für viele Unternehmen eine attraktive Lösung. Denn sie verspricht Schnelligkeit, Flexibilität und Kostenersparnis. Doch trotz der scheinbar einfachen technischen Umsetzung bringt die Einführung umfassende Veränderungen für Ihr Unternehmen mit sich.

Die größten Herausforderungen bei der Umstellung auf ein Cloud-DMS-System entstehen meist durch mangelnde Vorbereitung. In diesem Artikel stellen wir sechs zentrale Tipps vor, die Ihnen beim Wechsel in die Cloud helfen. So können Sie das volle Potenzial des Systems nutzen.

Inhaltsverzeichnis

• 1 | Organisatorische Veränderungen vorausschauend planen
• 2 | Mitarbeiter frühzeitig einbinden
• 3 | Grundlage schaffen: Die richtige Infrastruktur
• 4 | Sicherheitsmaßnahmen einhalten und kommunizieren
• 5 | Einführung systematisch und strategisch umsetzen
• 6 | Daten vorbereiten
• Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

1 | Organisatorische Veränderungen vorausschauend planen

Die Umstellung auf eine cloudbasierte DMS-Lösung zieht tiefgreifende Veränderungen mit sich, die Sie in den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens keinesfalls unterschätzen sollten. Bereiten Sie im Vorfeld einen klar strukturierten Plan vor, auf den alle Anwender zugreifen können. Dieser sollte verständlich und präzise darstellen, welche Arbeitsabläufe sich durch das neue System ändern und wie diese künftig ablaufen sollen.

Bei Fragen oder Unsicherheiten zur Nutzung des Systems dient dieser Plan als Orientierungshilfe. Ebenso ist es unerlässlich, Zeit und finanzielle Mittel in die Schulung der künftigen Anwender zu investieren. Eine fundierte und umfassende Einführung ist die Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeitenden das neue System effizient nutzen können. Andernfalls kann sich eine mangelnde Vorbereitung negativ auf die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken.

2 | Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Die Umstellung auf ein neues Online-DMS-System lässt sich nicht einfach so „von oben herab“ umsetzen. Selbst wenn Ihre Stellung es zulassen würde, können Sie Ihren Mitarbeitern kein neues System aufzwingen. Wenn Ihr Kollegium für das neue System nicht offen ist, wird sich das zwangsläufig in der Produktivität widerspiegeln.

Viele Menschen stehen Veränderungen eher skeptisch gegenüber und müssen von diesen erst überzeugt werden. Nicht selten greifen Mitarbeitende heimlich auf alte Arbeitsweisen zurück oder halten während des Umstellungsprozesses an vertrauten Routinen fest.

Fokus auf Ihre IT-Abteilung

Wenn ein lokales DMS‑System noch in Betrieb ist, werden Ressourcen im IT‑Team für andere Aufgaben frei. Denn Wartung und Aktualisierungen werden nun von Dritten vorgenommen. Gleichzeitig bedeutet dies, dass ein Teil der bisherigen Verantwortung und Kontrolle auch an externe Dienstleister übergeht. Werden Ihre IT-Mitarbeiter in den Auswahl- und Einführungsprozess nicht ausreichend einbezogen, kann dies zu Problemen und Spannungen führen.

3 | Grundlage schaffen: Die richtige Infrastruktur

Wenn Ihre IT-Infrastruktur bislang nicht dafür ausgelegt ist, kann es sinnvoll sein, mit dem Umstieg auf ein Cloud-System zu warten. Auch wenn der Server vom Anbieter gestellt und betreut wird, stellt die Cloud-Lösung neue Anforderungen an Ihre interne Technik.

Bevor Sie starten, klären Sie unbedingt: Welche Anforderungen stellt ein Cloud-DMS an die IT-Infrastruktur? Dazu zählen vor allem ausreichend Bandbreite und eine stabile Internetverbindung. Nur so lässt sich ein schneller und sicherer Zugriff auf das System gewährleisten. Wie zuverlässig ist Ihr Internetanbieter und gibt es eine Backup-Verbindung, falls es zu Ausfällen kommt?

Ebenso relevant ist eine ausgereifte Datensicherungsstrategie. Können Sicherungskopien offline oder an einem separaten Ort gespeichert werden, um Ihre Daten im Notfall vor Verlust oder Manipulation zu schützen? All diese Fragen sind entscheidend, um den reibungslosen und sicheren Betrieb eines cloudbasierten DMS zu gewährleisten.

4 | Sicherheitsmaßnahmen einhalten und kommunizieren

Ist das Dokumentenmanagementsystem erst einmal in Betrieb, ist es kaum noch wegzudenken. Gerade deshalb sollte die Sicherheit an erster Stelle stehen. Wesentliche Geschäftsprozesse werden nicht nur unterstützt, sondern viele Unternehmen speichern darin auch sensible und vertrauliche Informationen.

Da interne Daten über das Internet verwaltet werden, ist eine präzise und einheitliche Vorgehensweise unerlässlich. Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden klare Sicherheitsregeln fest und kommunizieren Sie diese verbindlich. Schützen Sie sich vor unbefugtem Zugriff, denn Sicherheitslücken entstehen oft durch nachlässigen Umgang mit Passwörtern oder unzureichende Zugriffsrechte.

Was Sie konkret tun können

Zudem müssen alle rechtlichen Vorgaben, wie etwa die DSGVO, strikt eingehalten werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Cloud-Anbieter alle Compliance-Anforderungen erfüllt und vertraglich die Einhaltung Ihrer Datenschutzstandards garantiert.

Regelmäßige Audits und Compliance-Checks helfen dabei, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Eine Backup- und Wiederherstellungsstrategie ist ebenso unerlässlich, um Datenverlust vorzubeugen. Automatisierte Tools unterstützen Sie dabei, Sicherheitskonfigurationen konsistent und zuverlässig zu halten.

5 | Einführung systematisch und strategisch umsetzen

Viele Unternehmen entscheiden sich für einen schrittweisen Umstieg hin zur cloudbasierten DMS-Lösung. Zu Beginn nutzen viele nur einige Funktionen in der Cloud, zentrale Prozesse laufen weiterhin auf dem lokalen DMS. Diese hybride DMS kann jedoch schnell zu einer fragmentierten IT-Infrastruktur führen, die den Verwaltungsaufwand erhöht und potenziell die Sicherheit und Performance beeinträchtigt.

Um solche Risiken zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an eine klare und ganzheitliche Strategie verfolgen. Ein detaillierter Aktionsplan hilft Ihnen, die Migration effizient und kontrolliert durchzuführen, unnötige Komplexität zu vermeiden und die Gesamtbetriebskosten im Blick zu behalten.

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6 | Daten vorbereiten

Bevor Sie auf ein cloudbasiertes DMS-System umsteigen, sollten Sie Ihre Daten umfassend vorbereiten. Beginnen Sie mit einer fundierten Ist-Analyse, um die aktuelle Datenstruktur zu prüfen und wie Sie diese Daten im neuen System abbilden können.

Anschließend folgt eine gründliche Qualitätskontrolle: Fehlerhafte, unvollständige oder veraltete Daten sollten bereinigt, ergänzt oder, wenn nötig, gelöscht werden. Ziel ist es, nur relevante und korrekte Daten zu übertragen. Zum Abschluss stellen Sie sicher, dass alle Daten in einem einheitlichen Format vorliegen, das vom neuen DMS problemlos verarbeitet werden kann.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

Ein erfolgreicher Umstieg auf ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem erfordert von Anfang an eine klare, ganzheitliche Strategie. Diese Punkte sollten Sie im Blick behalten:

• Arbeitsabläufe frühzeitig planen und dokumentieren
• Mitarbeitende rechtzeitig einbinden, schulen und für das System gewinnen
• IT-Infrastruktur auf Leistungsfähigkeit und Stabilität prüfen
• Sicherheitsregeln klar definieren, Datenschutzanforderungen erfüllen und Risiken bewerten
• Cloud-Einführung schrittweise und strategisch umsetzen
• Bestehende Daten prüfen, bereinigen und formatgerecht aufbereiten

Mit einem klaren Plan und der optimalen technischen Grundlage steht Ihrem erfolgreichen Wechsel in die Cloud nichts mehr im Weg.