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Die Rolle einer soliden IST-Analyse vor der DMS-Einführung

Warum Sie vor der Einführung einer DMS-Software eine IST-Analyse durchführen sollten und wie Sie diesbezüglich am besten vorgehen, erfahren Sie hier.

IST-Analysen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Softwareprojektes. Doch auch außerhalb einer akuten Unternehmenssoftwareeinführung bieten sie Unternehmen einige Vorteile.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit IST-Analysen auseinandersetzen und aufzeigen, wann und wie sie durchgeführt werden sollten. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software – Ein Überblick

Die drei Buchstaben „DMS“ bezeichnen Dokumentenmanagementsysteme. Hierbei handelt es sich im Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Für Unternehmen aller Art ist das Dokumentenmanagement eine zentrale Aufgabe – unabhängig davon, welche Art von Dokumenten im Einzelfall anfällt. 
Von Bildern und Grafiken über

  • Video- und Audio-Clips
  • Dokumente aus Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation 
  • Formulare (bspw. EDI)
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk)
  • ASCII- oder XML-Dokumente 

lassen sich alle Dokumenttypen zentral im DMS verwalten. 

Vorteile einer DMS-Software

Durch die Nutzung einer geeigneten DMS-Software entstehen Unternehmen diverse Vorteile. Aufgrund der zentralen Ausrichtung der DMS-Software können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Tätigkeitsbereich auf dieselben, korrekten Daten zugreifen. Durch zusätzliche Kollaborationsfunktionen innerhalb des DMS wird zudem die abteilungsübergreifende Kollaboration verbessert. 

Zudem verfügt moderne DMS-Software in der Regel über Funktionen, die Prozesse des Dokumentenmanagements maßgeblich optimieren und verschlanken. Auf diese Weise werden Ressourcen frei, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden können.

Ein Beispiel für derartige Funktionen ist eine Volltextsuche, mittels derer binnen Sekunden alle wichtigen Dokumente zu einer bestimmten Eingabe (wie beispielsweise einer Kundennummer) angezeigt werden können.

Analoge Dokumente digitalisieren

Doch wie steht es um Dokumente, die ursprünglich in analoger Ausführung vorlagen? Tatsächlich werden auch diese Dokumente vom System erkannt und tauschen bei entsprechenden Volltextsuchen in den Ergebnissen auf. 

Ermöglicht wird dies durch ein Verfahren namens Optical Character Recognition (OCR). Mit OCR ausgerüstete Scanner erfassen nicht nur ein Abbild des Dokumentes und erstellen ein digitales Dokument im „.jpg-Format“, sondern erkennen den tatsächlichen Inhalt eines Dokumentes.

Somit werden diese nicht etwa als Bilder, sondern beispielsweise als PDF-Dokumente im System hinterlegt. Für die DMS-Software ist also nicht von Relevanz, ob das Dokument ursprünglich in digitaler oder in analoger Form vorlag. Dies erleichtert Unternehmen den Weg in Richtung eines papierlosen Büros maßgeblich. 

Auswahl der richtigen DMS-Software

Es wird also deutlich, warum immer mehr Unternehmen für Prozesse des Dokumentenmanagements auf softwareseitige Unterstützung setzen. Doch wie stellen Unternehmen fest, welche DMS-Software die richtige für sie ist? Schließlich ist der DMS-Markt überaus vielfältig, sodass Unternehmen aus einer Vielzahl potenzieller Systeme und Anbieter wählen können. 

Eine geeignete DMS-Software deckt das gesamte Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmens ab. Um also herauszufinden welches DMS das richtige für die eigenen Zwecke ist, müssen sich Unternehmen zunächst ihrer Anforderungen bewusst werden. Dazu ist die Durchführung einer IST-Analyse unabdingbar.

Was sind IST-Analysen?

Sie legt gewissermaßen den Grundstein für alle weiteren Maßnahmen im DMS-Projekt. Tatsächlich stammt der Begriff „Ist-Analyse“ aus dem Projektmanagement. 

Probleme und Ineffizienzen aufdecken

Im Bereich des Projektmanagement stellt die IST-Analyse eine Phase eines Vorgehensmodells dar, welche einer möglichst wertfreien Ermittlung eines Problems dient. Speziell in Bezug auf Unternehmen kann es sich hier beispielsweise um ineffiziente Geschäftsprozesse handeln. 

Das große Ganze im Blick

Bei dieser Vorgehensweise geht es darum, ein nach Möglichkeit vollständiges Gesamtbild des Unternehmens zu erschaffen. Dies geschieht unter Berücksichtigung aller relevanten Perspektiven und Umfelder in der aktuellen Lage des Unternehmens. Dies bezieht sich auf 

  • die Wirtschaftslage
  • Mitarbeiter
  • Kunden 
  • Kennzahlen / KPIs
  • Betriebliche Abläufe und interne Prozesse
  • (IT)-Infrastruktur 

Einfach ausgedrückt versucht die IST-Analyse also die Frage „Wo stehen wir?“ zu beantworten. Doch wie sollten Unternehmen bei der Durchführung einer IST-Analyse konkret vorgehen? 

Was Sie bei der Analyse der IST-Situation beachten sollten

Um aus der IST-Analyse wertvolle Erkenntnisse über den IST-Zustand im Unternehmen zu gewinnen, sollten aus unterschiedlichen Quellen Informationen herangezogen werden. 

Mögliche Informationsquellen

Um Aufschlüsse über die IST-Situation in Bezug auf Kunden und Mitarbeiter zu gewinnen, bieten sich beispielsweise Fragebögen oder Interviews an. Weitere Informationsquellen stellen 

  • Fremdbeobachtung 
  • Selbstaufzeichnung 
  • Auswertungen von Dokumentationen (bspw. Prozessbeschreibungen)
  • Besprechungen, Fachgruppen, Workshops 

dar. Unter Berücksichtigung aller Quellen entsteht so ein vielfältiger Informationspool, aus dem Daten für eine fundierte IST-Analyse geschöpft werden können.

Ein gutes Mittelmaß finden

Um ein möglichst vollständiges Gesamtbild zu erhalten, mag die Erhebung möglichst vieler Daten zunächst naheliegen. Tatsächlich ist dies jedoch nicht zwangsläufig die zielführendste Herangehensweise. Werden zu viele Daten erhoben, laufen Unternehmen Gefahr, sich in Details zu verlaufen. Die Priorisierung von Problemen wird mit zunehmender Anzahl ebenfalls schwerer. 

Werden zu wenig Daten erhoben, besteht hingegen das Risiko, dass wichtige Probleme oder ineffiziente Prozesse unerkannt bleiben. Daher sollten Unternehmen ein gutes Mittelmaß für die Datenerhebung definieren. 
Die Ergebnisse dieser Analyse werden dann im Anschluss anschaulich aufbereitet. 

Aufbereitung der Analyse-Ergebnisse

Bei der Aufbereitung der Ergebnisse sollten unternehmen stets im Hinterkopf behalten, wer Zugang zu diesen Informationen haben wird. Sollen die Ergebnisse der IST-Analyse beispielsweise externen Parteien wie potenziellen Anbietern bzw. Lieferanten bereitgestellt werden, sollten Betriebsgeheimnisse nach Möglichkeit ausgeklammert oder separat dokumentiert werden. 

Der richtige Zeitpunkt für IST-Analysen

Die ausführlich-dokumentierte Auswertung dieser Analyseergebnisse bildet nun die Grundlage für alle weiteren Projektentscheidungen. 

IST-Analyse zu Beginn des DMS-Projektes

Anhand der Ergebnisse der IST-Analyse zu Beginn des DMS-Software-Projektes definieren Unternehmen nun den SOLL-Zustand. Dieser liefert wiederum die Grundlage für die Erstellung eines Lastenheftes. Hierbei handelt es sich im wesentlichen um eine Liste von Anforderungen an eine geeignete DMS-Software.

Das Lastenheft wird an späterer Stelle potenziellen Anbietern vorgelegt, damit diese die Anforderungen des Unternehmens mit dem Funktionsspektrum des eigenen Systems sowie internen Kapazitäten und finanziellen Rahmenbedingungen abgleichen können.  

IST-Analyse unmittelbar nach der DMS-Software-Einführung

Doch IST-Analysen kommen nicht nur zum Einsatz, um ein fundiertes Lastenheft zu erstellen und auf dessen Basis eine geeignete DMS-Software zu identifizieren. Sie dienen auch der Identifizierung von Optimierungspotenzialen unmittelbar nach der Einführung der neuen DMS-Software.

An dieser Stelle zeigt sich, in welchen Bereichen die neue DMS-Software gegebenenfalls noch besser an die innerbetrieblichen Abläufe angepasst werden könnte. 

IST-Analyse mit zeitlicher Distanz zur DMS-Implementierung

Eine weitere IST-Analyse empfiehlt sich, nachdem die neue DMS-Software für eine gewisse Zeit im Echtbetrieb genutzt wurde.

Diese zeitliche Distanz ist wichtig, um den tatsächlichen Mehrwert der DMS-Software zu messen. Da Unternehmenssoftware in der Regel auf eine langfristige Nutzung ausgelegt ist, stellen sich auch diverse Vorteile erst nach einige Zeit ein. 

Die Ergebnisse dieser IST-Analyse werden mit den Ergebnissen zu beginn des DMS-Projektes verglichen. Beispielsweise anhand konkreter Kennzahlenvergleich zeigt sich dann genau, in welchen Bereichen sich Verbesserungen eingestellt haben. 

Sollten nicht alle im Vorab gesetzten Ziele erreicht worden sein, sollte das Projekt keinesfalls voreilig als gescheitert abgestempelt werden. Vielmehr gilt es nun einen strategischen Ansatz zu wählen um potenzielle Gründe für die ausstehenden Verbesserungen zu identifizieren.

Dabei sollten Unternehmen nicht ausschließlich die DMS-Software an sich berücksichtigen. Ist es beispielsweise möglich, dass das System aufgrund unzureichender Einbeziehung der Belegschaft nur bedingt angenommen wird? In diesem Fall bedarf es gegebenenfalls keinerlei technischer Anpassungen, sondern vielmehr ausführlicher Aufklärungsarbeit oder weiterer Schulungen

Weitere IST-Analysen

Generell empfiehlt sich die Durchführung von IST-Analysen jedoch auch außerhalb eines akuten Softwareprojektes. So sollten Unternehmen in regelmäßigen Abständen ihre eigene Position evaluieren, um optimierungspotenziale aufzudecken und die eigenen Geschäftsprozesse so stetig zu optimieren. 

Fazit: IST-Analysen lohnen sich auch außerhalb eines akuten DMS-Projektes

IST-Analysen sind ein wertvolles Werkzeug, um sich der Lage des eigenen Unternehmens bewusst zu werden. Nur, wenn Problematiken und Ineffizienzen identifiziert werden, können sie auch gezielt behoben werden. 

Aus diesem Grund spielt die Durchführung von IST-Analysen sowohl in unmittelbarem Zusammenhang mit akuten Projekten als auch im regulären Tagesgeschäft eine Rolle. 

In der heutigen Zeit können sich Unternehmen meist nicht mehr auf alt-bewährten Praktiken ausruhen, sondern stehen unter stetigem Innovationsdruck. Aufgrund der konkurrenzstarken Märkte und wachsender Kundenerwartungen sind IST-Analysen daher heutzutage ein wertvolles Werkzeug. 

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