Warum ein Qualitätsmanagementsystem Unternehmen erfolgreicher macht

Alles Wichtige über Qualitätsmanagement und moderne QMS-Lösungen.

In jedem Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse und interne Regeln, die im täglichen Betrieb beachtet werden müssen. Diese Vorgaben wurden eingeführt, um eine optimale Ausführung der Arbeit sicherzustellen. Oft kommen sie aus der Gründerzeit des Unternehmens. Manchmal sind sie auch entstanden, weil frühere Abläufe ineffizient waren.

Mit zunehmendem Wachstum steigt der Bedarf an klar definierten Richtlinien, die für alle leicht zugänglich sind. Man könnte dies als einheitliche Arbeitsweise bezeichnen. Wenn sich alle daran orientieren, wird eine gleichbleibend hohe Qualität erreicht.

Viele Betriebe setzen in diesem Zusammenhang auf ein sogenanntes Quality-Management-System – auf Deutsch: Qualitätsmanagementsystem (QMS). In diesem Beitrag beleuchten wir genauer, was Qualitätsmanagement umfasst und welche konkreten Vorteile ein QMS bietet.

Inhaltsverzeichnis

• Qualitätsmanagement: Einheitliche Abläufe schaffen
  • Regeln und Standards
  • Beispiele für Qualitätsrichtlinien
  • Orientierung an ISO-Normen
• Die Bedeutung eines QMS
• Funktionsweise einer QMS-Software
  • Protokollpflege und -aktualisierung
  • Aus Fehlern lernen
• Fazit: Kontinuierliche Verbesserung als Prinzip

Qualitätsmanagement: Einheitliche Abläufe schaffen

Jedes Unternehmen hat das Ziel, seine Produkte oder Dienstleistungen in höchster Qualität anzubieten, das versteht sich von selbst. Doch wie lässt sich diese Qualität sicherstellen und dauerhaft beibehalten?

Genau hier kommt das Qualitätsmanagement ins Spiel. Es sorgt dafür, dass Standards in allen Arbeitsprozessen eingehalten werden. Wenn sich alle Mitarbeitenden an diese Vorgaben halten, steigt die Qualität des Endprodukts deutlich. Regelmäßige Überprüfungen und Bewertungen gehören ebenfalls dazu: sie machen sichtbar, ob Vorschriften befolgt werden und wo Optimierungsbedarf besteht.

Regeln und Standards – individuell für jede Branche

Dass Regeln und Absprachen notwendig sind, liegt auf der Hand. Aber welche Inhalte sollten sie umfassen? Und wie wird die Einhaltung gewährleistet? Diese Fragen sind oft nicht leicht zu beantworten. Hinzu kommt: Qualitätsanforderungen unterscheiden sich stark zwischen Branchen. Eine allgemein gültige Vorlage gibt es deshalb nicht.

Beispiele für Qualitätsrichtlinien

In einem Lagerbetrieb beispielsweise gibt es im Handbuch klare Vorgaben zur Arbeitssicherheit, zum Verhalten und zur Kleidung beim Be- und Entladen. In einem Produktionsunternehmen hingegen betreffen die Vorschriften eher Themen wie Maschinenwartung oder Prüfverfahren für Produkte.

Orientierung an ISO-Normen

Unternehmen können sich jedoch an internationalen Standards orientieren, um ihre Prozesse zu strukturieren. Ein bekanntes Beispiel ist die Normenreihe ISO 9000. Diese fordert, dass Unternehmen ihre Ziele, Strategien und benötigten Ressourcen klar dokumentieren.

Die ISO-Prüfung bewertet anschließend, ob die Arbeitsweise den Qualitätsanforderungen genügt. Eine Zertifizierung dient als eine Art Qualitätssiegel: Sie zeigt, dass ein Unternehmen seine Prozesse gezielt gestaltet, um höchste Qualität sicherzustellen.

Die Bedeutung eines QMS

Im digitalen Zeitalter kommt Software fast überall zum Einsatz und auch das Qualitätsmanagement profitiert davon. In manchen Branchen, etwa im Gesundheitswesen oder in der Lebensmittelproduktion, ist ein QMS-System sogar vorgeschrieben. Hier ist eine lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten erforderlich, um die geltenden Normen zu erfüllen..

Funktionsweise einer QMS-Software

Alle Aspekte des Qualitätsmanagements müssen dokumentiert werden. Aus diesem Grund dient das QMS als zentrale Datenbank, in der sämtliche relevanten Unterlagen gebündelt sind.

In seiner Funktionsweise ähnelt das System stark einem DMS-System: Nutzer können Versionen verwalten, Berechtigungen festlegen und steuern, wer Änderungen an Dokumenten vornehmen darf. Jede Unterlage, die jemals zur Optimierung von Geschäftsprozessen erstellt wurde, ist darin hinterlegt, das QMS fungiert somit gleichzeitig als umfassende Wissensdatenbank.

Protokollpflege und -aktualisierung

Unternehmen arbeiten mit zahlreichen Protokollen, die nicht nur festhalten, wie ein bestimmter Prozess abläuft, sondern auch begründen, warum er so gestaltet ist.

Da sich Vorschriften, Gesetze und betriebliche Abläufe ständig weiterentwickeln, müssen Protokolle regelmäßig überprüft und angepasst werden. Viele QMS-Lösungen bieten automatische Benachrichtigungen, wenn ein Dokument veraltet ist oder sich relevante Normen, etwa ISO-Vorgaben, geändert haben. So bleibt die Dokumentation immer aktuell.

Aus Fehlern lernen

Neben festen Standards ist es entscheidend, aus der täglichen Arbeit zu lernen. Kundenfeedback kann helfen, Prozesse zu optimieren.

Auch Fehler liefern wertvolle Erkenntnisse: Welche Auswirkungen hatte ein Vorfall, und welche Maßnahmen verhindern, dass er sich wiederholt? Solche Analysen sind ein zentraler Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Fazit: Kontinuierliche Verbesserung als Prinzip

Das Qualitätsmanagement ist ein dynamischer Prozess, der nie stillsteht. Unternehmen müssen ihre Abläufe kontinuierlich anpassen. Sei es aus eigenem Anspruch, zur Steigerung der Kundenzufriedenheit oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben.

Ein QMS bildet dabei das Fundament: Es strukturiert alle qualitätsrelevanten Informationen, hält Standards auf dem neuesten Stand und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung. Das Ergebnis: Unternehmen liefern Tag für Tag hohe Qualitä.t ein Gewinn für Kunden, Mitarbeitende und den Betrieb selbst.