Selbstabrechnung in der digitalen Buchhaltung

Erfahren Sie, wie die Selbstabrechnung funktioniert und welche Vorteile sie gegenüber der klassischen Rechnungsstellung bietet.

In der Unternehmensbuchhaltung ist die Rechnungsstellung ein zentraler Prozess, der zunehmend durch digitale Systeme wie ERP‑ und DMS-Software unterstützt wird. Eine Alternative zur herkömmlichen Rechnungsstellung ist die sogenannte Selbstabrechnung, auch bekannt als „Reverse Billing“.

Inhaltsverzeichnis

• Was versteht man unter Selbstabrechnung?
• Einsatzbereiche
• Vorteile
• Herausforderungen
• Selbstabrechnung im DMS‑System

Was versteht man unter Selbstabrechnung?

Bei der klassischen Rechnungsstellung erstellt der Lieferant eine Rechnung, die der Kunde anschließend prüft. Fehlerhafte Rechnungen führen dabei oft zu zeitlichem und organisatorischem Mehraufwand.

Die Selbstabrechnung kehrt diesen Prozess um: Nicht der Anbieter stellt die Rechnung aus, sondern der Kunde berechnet die bezogenen Leistungen oder Produkte selbst. So entfällt die Rechnungsstellung durch den Lieferanten vollständig.

Begriffliche Unterscheidung

Der Begriff „Selbstabrechnung“ kann auch in einem anderen Kontext verwendet werden, etwa wenn ein Unternehmen seine Abrechnungen intern organisiert und auf externe Dienstleister verzichtet. In diesem Text bezieht sich der Begriff jedoch auf das Modell, bei dem der Kunde anstelle des Lieferanten die Rechnung erstellt.

Einsatzbereiche

Selbstabrechnungsmodelle finden insbesondere Anwendung in Branchen mit standardisierten oder regelmäßigen Abrechnungsprozessen, wie z. B. in der Immobilienwirtschaft, bei Energieversorgern, Stadtwerken oder anderen Versorgungsdienstleistern.

Vorteile

Die Selbstabrechnung bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere im Zusammenspiel mit digitaler Buchhaltungssoftware:

1. Weniger Fehlerquellen: Da keine fehlerhaften Eingangsrechnungen mehr eintreffen, reduziert sich der Prüfaufwand in der Buchhaltung.
2. Wegfall von Gutschriften: Durch den Verzicht auf Eingangsrechnungen entfallen auch Korrekturen in Form von Gutschriften.
3. Volle Kontrolle: Kunden behalten die Hoheit über Zahlungsflüsse und können Prozesse eigenständig steuern, was die Transparenz und Sicherheit erhöht.
4. Effizienzgewinne durch Digitalisierung: Der automatisierte Ablauf beschleunigt Prozesse und senkt Verwaltungskosten.

Herausforderungen

Trotz der Vorteile bringt die Umstellung einen organisatorischen Aufwand mit sich. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind und die eingesetzten Systeme die Selbstabrechnung abbilden können. Ebenso wichtig sind ausreichend Know-how und Kapazitäten im Unternehmen, weshalb Schulungen der Mitarbeitenden notwendig sind, um den neuen Prozess reibungslos umzusetzen.

Darüber hinaus erfordert die Umstellung ein konsequentes Veränderungsmanagement: Klare Prozessdefinitionen, Abstimmungen mit den Lieferanten sowie gegebenenfalls Anpassungen bestehender Verträge sind unerlässlich, um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten.

Selbstabrechnung im DMS-System

Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) spielen eine wichtige Rolle bei der Umsetzung der Selbstabrechnung. Sie ermöglichen die digitale Erfassung, sichere Archivierung und einfache Suche aller relevanten Dokumente und Belege. Mit automatisierten Workflows steuern DMS den Abrechnungsprozess effizient und machen ihn transparent sowie nachvollziehbar.

Durch die Integration mit weiteren Softwarelösungen wie ERP- oder Buchhaltungssystemen sinkt der administrative Aufwand, während die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Prozesse steigen. Zudem gewährleisten DMS-Systeme durch Rechteverwaltung, Versionierung und revisionssichere Archivierung (z. B. nach GoBD) den sicheren Umgang mit sensiblen Daten.

So unterstützen DMS-Unternehmen dabei, die Selbstabrechnung schnell, sicher und gesetzeskonform zu gestalten und damit einen wichtigen Beitrag zur Digitalisierung der Buchhaltung zu leisten.