UBL-Rechnung: Standardformat für E-Invoicing

Was ist eine UBL-Rechnung? Hier erfahren Sie alles Wichtige.

Die UBL-Rechnung: Manche haben davon gehört, andere noch nicht. Für Unternehmer wird dieses Modell aber in naher Zukunft zum täglichen Begleiter werden. Es ist also an der Zeit, sich damit genauer auseinanderzusetzen. Mit ihrer Einführung wird ein einheitlicher Standard geschaffen, der allen Beteiligten die Zusammenarbeit erleichtert.

Inhaltsverzeichnis

• UBL-Rechnung: eine Definition
  • E-Invoicing
• Vorteile auf einen Blick
• UBL-Rechnung erstellen
  • Potentielle Schwierigkeit
• Warum die richtige Software zählt

UBL-Rechnung: eine Definition

Universal Business Language (UBL) ist ein Format zur elektronischen Erstellung von Rechnungen. Im Kern handelt es sich um eine standardisierte Vorlage. Der Hauptvorteil liegt darin, dass die Rechnungsdaten direkt in einer XML-Datei abgelegt werden.

So können Softwaresysteme Informationen automatisch identifizieren und verarbeiten. Dazu zählen etwa Absenderangaben, Kontonummern oder der Gesamtbetrag. Dadurch wird eine durchgängige digitale Kommunikation zwischen Unternehmen ermöglicht.

E-Invoicing

Neben den bereits genannten Vorteilen gibt es einen weiteren Grund, warum UBL-Rechnungen für Unternehmen an Bedeutung gewinnen. Ab 2028 wird elektronische Rechnungslegung in der EU voraussichtlich Standard sein. Wer sich frühzeitig mit UBL auseinandersetzt, hat später einen klaren Wettbewerbsvorteil.

Vorteile auf einen Blick

Die Nutzung von UBL bringt viele Vorzüge. Denn hier wird die Rechnung direkt beim Eingang eingelesen und im Abrechnungssystem angelegt. Damit entfällt die manuelle Dateneingabe und das Fehlerpotenzial sinkt.

Zudem erlaubt das eine schnellere Bearbeitung der Rechnung. Langfristig führt das zu Zeitersparnis und somit zu Kosteneinsparungen. Das unterscheidet sich deutlich von der Verarbeitung gewöhnlicher digitaler Rechnungen. Dort muss die Rechnung erst geprüft und anschließend manuell im passenden Kundenordner abgelegt werden.

Darüber hinaus steigert die Automatisierung die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen, da jeder Schritt digital dokumentiert wird und jederzeit nachvollzogen werden kann. So behalten Unternehmen den Überblick über ihre Abläufe und können im Falle von Rückfragen oder Prüfungen schnell auf die relevanten Daten zugreifen.

UBL-Rechnungen erstellen

Mit passender Software ist das Anlegen einer UBL-Datei in der Regel unkompliziert. Man legt eine Vorlage an, die alle gewünschten Elemente enthält – etwa Logo und CI. Diese Angaben werden als UBL-Rechnung gespeichert und können als wiederkehrende Vorlage genutzt werden. Dadurch lassen sich spätere Rechnungen mit minimalem Aufwand erstellen.

Potentielle Schwierigkeit

Für international tätige Firmen, die Rechnungen mit ausländischen Partnern austauschen, ist eine wichtige Einschränkung zu beachten. Weltweit existieren nämlich verschiedene Formate für elektronische Rechnungen. Daher erkennt nicht jedes System oder Land automatisch UBL-Rechnungen an. Unternehmen müssen daher prüfen, welche Standards in ihren Zielmärkten verbreitet sind.

Warum die richtige Software zählt

Mit geeigneten Softwarelösungen lässt sich dieses Problem jedoch meist einfach bewältigen. Spezialisierte Abrechnungssysteme wandeln Rechnungen in das vom Empfänger benötigte Format um. Auch das unterstreicht die Wichtigkeit eines passenden Softwaresystems.

Solche Systeme sind darauf ausgelegt, sich Ihren Anforderungen anzupassen und Ihre Prozesse schrittweise zu optimieren und effizienter zu gestalten. Moderne Tools bieten oft zusätzliche Funktionen wie Archivierung oder Anbindung an ERP-Systeme.

Die UBL-Rechnung ist also mehr als nur ein technisches Format: Sie ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Zukunftssicherheit im Rechnungswesen.

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