3 vermeintliche Nachteile einer DMS-Lösung

Worin die vermeintlichen Nachteile einer DMS-Lösung liegen und warum diese schnell von der Hand zu weisen sind.

Oftmals hegen Unternehmen vorbehalte gegenüber der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Doch sind diese vermeidlichen Nachteile allzu häufig nicht mehr als falsche Annahmen und Resultate von Desinformationen. 

Wir wollen an dieser Stelle in paar dieser Vorbehalte aufgreifen und einmal klären, was an diesen wirklich dran ist. Dabei stellen wir den konkreten Mehrwert von DMS-Lösungen in Bezug auf die formulierten Nachteile heraus und zeigen so, dass diese obsolet werden. 

Zuvor jedoch wollen wir uns noch einmal die allgemeine Funktionsweise solcher Anwendungen vors Auge führen, um besser verstehen zu können, wo die vermeidlichen Nachteile und Vorurteile ansetzen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? – Eine Definition 
• Nachteile von DMS-Lösungen 
• 1. DMS-Software kostet Geld 
• 2. Ein DMS ist zu kompliziert 
• 3. DMS-Projekte können scheitern 
• Fazit: Vorteile überwiegen bei Weitem

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und ist zunächst nichts anderes als die Organisation von unternehmensbezogenen Dokumenten. In modernen Unternehmen laufen täglich unzählige Dokumente umher, werden bearbeitet, gedruckt und archiviert. Ohne umfangreiche Organisation und ohne ein entsprechendes System, kann es schnell unübersichtlich werden. 

Was ist ein DMS? – Eine Definition

Zu diesem Zwecke bedarf es eines Systems. Da immer mehr Dokumente in einem Unternehmen heute digital umherlaufen, ergibt es nur Sinn eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung einzusetzen. 

Digitale Hilfe beim Dokumentenmanagement

Derartige Lösungen stellen DMS-Softwaresysteme dar. Sie führen alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und machen sie so für alle Akteure im Unternehmen zugänglich. 

Auf Grund dieser einfachen Tatsache werden gleich mehrere positive Effekte erzielt. Zum einen werden Informationen deutlich besser geteilt und Dokumente laufen schneller umher und zum anderen werden weniger Fehler produziert, da alle mit denselben Dokumenten arbeiten. 

Änderungen einfach nachverfolgen

Ändert sich beispielweise eine Bestellung nachträglich, so wird dies im jeweiligen Dokument festgehalten. Fortan wissen direkt alle anderen Stellen Bescheid und müssen nicht extra über die Änderungen informiert werden. 

Aufgebaut ist ein DMS-System zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die unterschiedliche Bereiche beziehungsweise Aufgaben im Bereich des Dokumentenmanagement abdecken. So finden sich in einem DMS oftmals folgende Basismodule und Funktionen:

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Darüber hinaus finden sich jedoch noch viele weitere Funktionen, die allesamt das Ziel verfolgen, die Prozesse im Unternehmen, die mit Dokumenten zusammenhängen, effizienter zu gestalten. 

Nachteile von DMS-Lösungen

Wir bereits angekündigt soll es in diesem Artikel weniger um die Vorteile, als um die vermeintlichen Nachteile vom elektronischen Dokumentenmanagement-Systemen gehen. Werfen wir also einen Blick auf die Vorbehalte, die vielerorts in Bezug auf derartige Lösungen noch bestehen. 

Kosten und Zeit sparen?

Setzt man auf eine smarte digitale Lösung zum Management des eigenen Dokumentenstamms, so fallen einem zunächst nicht viele Kritikpunkte ein. Schließlich steckt in den Systemen das Potential zur Effizienzsteigerung und zur Kostenersparnis. 

Falsche Annahmen und Desinformation

Und dennoch gibt es sie – die Kritiker. Gespeist von negativen Anwendungsbeispielen, falschen Vorstellungen und mangelnden Informationsstand, lehnen Sie die Implementierung eines DMS ab. Doch genau darin liegt zu meist der größte Fehler, den gerade kleinere Unternehmen noch all zu häufig begehen. 

Denn wer in der heutigen Zeit noch auf digitale Lösungen in diesem Bereich verzichtet, wird schon bald von der Konkurrenz abgehängt und von der eigenen Dokumentenflut erschlagen werden. Werfen wir dennoch einen Blick auf die wenigen Nachteile von DMS-Lösungen. 

1. DMS-Software kostet Geld

Die Einführung eines elektronischen DMS ist selbstverständlich mit Kosten verbunden. Viele Unternehmen schrecken genau davor zurück, da sie das Einsparungspotential dieser Systeme zunächst nicht abschätzen können. 

Viele schrecken vor Kosten zurück

So sehen viele nur die direkten Investitionskosten zu Beginn des Projektes. Das ist jedoch in zweierlei Hinsicht unzureichend. Zum einen werden DMS-Lösungen während ihres gesamten Benutzungszeitraumes mit direkten und indirekten Kosten verbunden sein und zum anderen müssen die Einsparungen mit in die Rechnung involviert werden. 

Folgekosten müssen berücksichtigt werden

Entscheidet man sich für eine DMS-Lösung, so müssen neben den eigentlichen Lizenzkosten, auch die Kosten für die Anpassung, die Installation und den späteren Betrieb des Systems mitberücksichtigt werden. So stellt ein DMS in der tat eine nicht zu unterschätzende Investition dar. 

Einmal mehr zählt die Planung

Doch es kommt auf die Planung und Vorbereitung an. An dieser Stelle investierte Zeit wird am Ende dabei helfen, die Kosten für das DMS gering zu halten und die Einsparungen, die mit dem System einher gehen, schneller zu erreichen. 

Kosten eher als Investition betrachten

Daher sind die Kosten eines DMS kein wirklicher Nachteil, vielmehr sollte man diese als Investition zur Einsparung betrachten. Vernachlässigt man jedoch die Vorbereitung und die Schulung der Belegschaft, so kann ein DMS in der Tat zur Kostenfalle werden. Wird dieses nicht richtig eingesetzt, bleiben die gewünschten Einsparungen aus und man sieht sich in der Tat nur mit den Kosten des Systems konfrontiert. 

2. Ein DMS ist zu kompliziert

Oftmals ist es die Komplexität von Softwarelösungen, die Unternehmen zurückschrecken lässt. Fehlende Expertise und Knowhow in den eigenen Reihen können diesen Effekt mit sich bringen. Doch zentrales Ziel derartiger Anwendungen ist es, Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen und nicht umgekehrt. 

Expertise extern beziehen

Viele Software-Anbieter und Systemhäuser haben sich darauf spezialisiert, die DMS-Lösungen beim Kunden zu implementieren. Sie verfügen über das nötige Wissen und können das System optimal nach den Vorstellungen des Unternehmens einstellen. 

Dies stellt zweifelsohne eine weitere Investition dar, lohnt sich jedoch allemal. Denn der richtige Softwarepartner steht Ihnen auch nach der eigentlichen Implementierung mit Rat und Tat bei Seite und hilft bei späteren Ergänzungen und Neuerungen. 

Benutzerfreundlichkeit entscheidend

Wenn die hauseigene Expertise und der allgemeine Umgang mit digitalen Medien generell eher gering sind, gilt es im besonderen Maß auf intuitive und einfache Benutzeroberflächen zu achten. Ebenso gilt es die Mitarbeiter ausreichend zu schulen und Ihnen Zeit zu lassen, sich mit dem System vertraut zu machen. 

Was für ERP-Systeme im Großen, gilt auch für DMS-Software im Kleinen. Unzureichende Vorbereitung, falsche Herangehensweisen und schlechte bis fehlende Schulungen können dafür sorgen, dass Software-Einführungen scheitern. 

3. DMS-Projekte können scheitern

Dem wird jedoch einfach aus dem Weg gegangen, indem man sich bereits bei der Suche eines geeigneten Systems ausreichend auf das Projekt vorbereitet. Es gilt, je besser die Vorbereitung, desto erfolgreicher wird das Projekt sein. 

Vorbereitung ist die halbe Miete

Angefangen bei einer konkreten Zielsetzung und einer Analyse der IST-Situation, über die Erstellung eines konkreten Projektablaufplanes bis hin zur nachträglichen Überprüfung und Analyse des Projektes, bedarf es einiger Zeit und personeller Ressourcen, um ein Projekt auf sichere Beine zu stellen. 

Scheitern meist hausgemacht

Das gilt jedoch für so gut wie alle Projekte und jede einzelne Investition, ganz gleich welcher Art muss gut durchdacht sein. Diese aus Angst des Scheiterns nicht zu tätigen wird am Ende zur selbsterfüllenden Prophezeiung. Denn wer nicht von Zeit zu Zeit investiert und sich den Begebenheiten des Marktes anpasst, wird nicht lange überleben können. 

Fazit: Vorteile überwiegen bei Weitem

DMS-Lösungen können einen enormen Mehrwert für Unternehmen aller Branchen und Größen darstellen. Die Nachteile, die sich nur schwer konstruieren lassen, sind nach genauerer Betrachtung zu meist gänzlich zu vernachlässigen. 

Betrachtet man die Vorteile solcher Anwendungen, scheinen die Nachteile nicht mehr als bloße Vorbehalte, die sich schnell von der Hand weisen lassen. Oftmals schrecken Unternehmen vor den Kosten und dem Aufwand, den derartige Projekte mit sich bringen, zurück.

Gleichsam gilt festzuhalten, dass DMS-Anwendungen vielmehr Kosten und Zeit einsparen, anstatt diese zu produzieren. Ist ein System erst einmal in Gebrauch, stellen sich die Vorteile schnell ein und verkehren so die Nachteile ins Positive.