DMS Implementierung
dms-schulungen

Warum Schulungen bei der DMS Implementierung unabdingbar sind

Erfahren Sie hier, warum Mitarbeiterschulungen im Rahmen der DMS implementierung entscheidend für den Erfolg des Systems sind.

Ein Dokumentenmanagement System (kurz DMS) ermöglicht die softwaregestützte Verwaltung und Verarbeitung digitaler Dokumente. Dabei ist es weitaus mehr als nur eine statische Datenbank. Moderne DMS sind in der Lage, Geschäftsprozesse, welche Dokumente involvieren, effizienter zu gestalten. 

Automatisierung und verbesserte Kollaboration

Dies geschieht beispielsweise durch eine Prozessautomatisierung oder durch eine bessere Zusammenarbeit zwischen Kollegen in unterschiedlichen Bereichen. Da es sich um ein zentrales, unternehmensübergreifendes System handelt, arbeiten alle Mitarbeiter stets mit den selben Datensätzen. Auf diese Weise wird vermieden, dass doppelte Datensätze bzw. Dubletten entstehen. 

Datenschutz mit dem DMS

Auch im Bereich des Datenschutzes sind moderne DMS Lösungen überaus leistungsstark. Sie verfügen oftmals bereits standardisiert über eine Vielzahl an Funktionen, die die datenschutzrechtliche Handhabung sensibler Dokumente im Tagesgeschäft erleichtern. Somit ist es ein zentraler Teil der unternehmenseignen IT-Infrastruktur im 21. Jahrhundert.

Inhaltsverzeichnis

Phasen einer DMS Implementierung

Sollten Sie sich aus den oben genannten Gründen für die Einführung eines (neuen) Dokumentenmanagement Systems entscheiden, sind jedoch zunächst einige Dinge zu beachten – denn ein DMS allein wird kaum Veränderung mit sich bringen. 

Longlist, Shortlist, Planung

Zunächst muss im Rahmen des Entscheidungsprozesses mittels Longlist, Shortlist und entsprechender Erstgespräche mit potenziellen Anbietern ein geeignetes System identifiziert werden.

Darauf folgt eine Planungs- und Vorbereitungsphase, in welcher sich Unternehmen möglichst ausgiebig mit allen Eventualitäten auseinandersetzen und ein Lastenheft mit allen Systemanforderungen an den Anbieter übergeben sollten. 

Die Implementierung selbst

Auch die Implementierung selbst sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Zudem können oftmals nicht alle Schritte im Alleingang erledigt

werden. Beispielsweise bei einer automatisierten Datenübertragung mittels Mapping greifen besonders kleinere Unternehmen oftmals auf die Unterstützung externer Partner zurück. 

All diese Schritte sind in ihrer Relevanz nicht zu unterschätzen. Bislang jedoch wurde ein wesentlicher Faktor, der entscheidend für den Erfolg des DMS Projektes ist, nicht berücksichtigt: Die Mitarbeiter. 

Rolle der Mitarbeiter in einer DMS Einführung

Mitarbeiter entscheiden darüber, wie erfolgreich das neue DMS im Tagesgeschäft tatsächlich ist – denn sie sind diejenigen, welches es letzten Endes in der Praxis anwenden werden.

Mitarbeiterakzeptanz gewährleisten

Aus diesem Grund ist es von enormer Relevanz, zu vermeiden, dass sie das neue System ablehnen. Dies kann beispielsweise eintreten, wenn ihnen die Vorteile das neuen DMS nicht bewusst sind oder sie die Einführung gar als eine Maßnahme zur Mitarbeiterüberwachung bzw. -Kontrolle sehen. 

Mitarbeiter können wertvollen Input liefern

Zudem können Mitarbeiter wertvolle Anregungen vorbringen, welche das Projekt maßgeblich nach vorne bringen können. Inwiefern Mitarbeiter in das Projekt DMS Einführung mit einbezogen werden sollten und was bei Mitarbeiterschulungen im Detail zu beachten ist, soll im Folgenden einmal näher thematisiert werden. 

Ernennung von Key Usern

Key User spielen während des gesamten Einführungsprozesses eine große Rolle. Sie sind diejenigen, welche das System erstmals nutzen und gegebenenfalls im Nachgang auch andere Mitarbeiter in seiner Anwendung schulen. 

Dadurch, dass sich Key User von Beginn auf an mit der Software vertraut machen und potenzielle Probleme identifizieren müssen, werden sie parallel ausgiebig in der Nutzung des neuen Systems geschult. Normalerweise werden Key User direkt vom Projektverantwortlichen – dem sogenannten DMS Manager- ernannt. 

Unternehmen und Mitarbeiter profitieren

Von diesem Konzept profitieren im Idealfall sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter. Zum einen ist ein Key User in der Lage, das neue DMS auf Herz und Nieren zu prüfen. 

Dies bezieht sich nicht nur auf den Funktionsumfang selbst und inwiefern dieser im Alltag standhalten würde, sondern auch auf weitere Faktoren wie beispielsweise die Nutzerfreundlichkeit. Durch entsprechendes Feedback seitens der Key User kann das System dementsprechend angepasst werden. 

Zum anderen profitieren Mitarbeiter durch dieses Konzept, da Key User in gewisser Weise Mittelmänner zwischen den Interessen des Unternehmens und denen der Mitarbeiter sind. Zudem haben sie von Beginn auf an die Möglichkeit, aktiv am Projekt DMS Implementierung mitzuwirken und dementsprechend auch ihre eigenen Interessen bzw. die ihrer Kollegen durchzusetzen. 

Mitarbeiterschulungen im Rahmen einer DMS Implementierung

In der Regel beginnt die Schulung der Mitarbeiter spätestens nach der Datenmigration in das neue DMS. An dieser Stelle ist es von großer Bedeutung, die zukünftigen Anwender ausgiebig mit dem System vertraut zu machen – letzten Endes sind sie es, die es im Alltag nutzen werden. 

Sämtliche Eventualitäten und Probleme, die an dieser Stelle geklärt werden, stehen einer effizienten Nutzung des DMS im Tagesgeschäft nicht mehr im Wege. Aus diesem Grund ist es durchaus rentabel, Zeit in Ressourcen in umfangreiche Schulungen zu investieren. 

Wie sehen vielversprechende DMS Schulungen aus?

Der Begriff Mitarbeiterschulung selbst ist zunächst sehr allgemein. Damit eine entsprechende Schulung jedoch auch Früchte trägt und sich die Investition im Nachhinein auszahlt, müssen einige Faktoren beachtet werden. 

Je nach Anforderungsprofil des Unternehmens kann das DMS einen extensiven Funktionsumfang aufweisen. Um Mitarbeiter besonders zu Anfang nicht zu überfordern, sollten Sie sich zunächst auf Funktionen konzentrieren, die essentiell für die Nutzung des Systems sind. 

Zusätzliche Funktionen können im Nachgang thematisiert werden, wenn die Nutzung grundlegende Funktionen bereits zum Repertoire der Anwender gehört. 

Die Relevanz praktischer Erfahrung

Um die Funktionen des neuen DMS wirklich zu verinnerlichen ist es unabdingbar, einen entsprechenden Praxisanteil, im Rahmen dessen sich Mitarbeiter selbst mit der Software vertraut machen können, in die Schulungen zu integrieren. 

Theorie und Praxis sind zwei Paar Schuhe

Dies hat vor allem den Hintergrund, dass Thematiken, welche in der Theorie zunächst schlüssig scheinen, in der Praxis dennoch Fragen aufwerfen können. So treten viele Probleme und Unschlüssigkeiten erst in der tatsächlichen Nutzung des neuen Systems auf. 

Damit dies nicht erst im Rahmen des Echtbetriebs geschieht und so das Tagesgeschäft gestört wird, sollten Mitarbeiter bereits an früherer Stelle die Möglichkeit haben, das DMS zu nutzen. 

Kleinere Schulungsgruppen haben sich bislang bewährt

Hinzu kommt, dass sich Schulungen in kleineren Gruppen bisher bewährt haben. Dies soll nicht bedeuten, dass für jeden Mitarbeiter eine separate Schulung aufgesetzt werden soll. Dies wäre in der Praxis zudem auch hoch ineffizient. 

Es sollte lediglich darauf geachtet werden, dass ein Umfeld geschaffen wird, in dem jeder Mitarbeiter die Gelegenheit erhält, Fragen zu stellen. Zudem ist es mit zunehmender Teilnehmerzahl auch zunehmend schwerer festzustellen, ob alle Mitarbeiter wirklich sicher im Umgang mit dem neuen DMS sind.

Fazit: Mitarbeiter als Schlüssel zum Erfolg

Es wird deutlich, dass ein neues DMS ohne eine ausgiebige Schulung der zukünftigen Anwender in der Praxis kaum etwas bewegen kann. Damit Mitarbeiter das System annehmen, sollten sie möglichst von Anfang an in das Projekt mit einbezogen fühlen. 

Doch auch mit der Inbetriebnahme des neuen Systems endet die Enge Zusammenarbeit mit den Anwendern keineswegs. 

Besonders in der Anfangsphase ist es von enormer Wichtigkeit, dass Mitarbeiter bei Bedarf Fragen stellen oder auf Tutorials zurückgreifen können, um nach Möglichkeit den Support zu entlasten. 

Leverancier van de maand

Fallstudie: Ostangler Versicherungen

Wie die Ostangler Versicherungen sich mit nscale für die Digitalisierung fit gemacht haben.

Lesen Sie weiter
Leverancier van de maand

Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen

So treiben digitale P2P-Prozesse die Prozessautomatisierung in der Beschaffung und Rechnungsverwaltung voran.

Lesen Sie weiter