Was sind die Kosten einer DMS-Implementierung?

Wie teuer wird die Implementierung eines DMS und wie setzen sich die Kosten eigentlich zusammen?

Bei der Entscheidung für ein neues passendes DMS in einem Unternehmen, stellt sich auch immer die Frage nach den konkreten Kosten des Systems. Die Kosten setzen sich meist auf verschiedenen Posten zusammen und hängen stark vom gewählten System und dem Anbieter ab. 

Auch die eigene Unternehmensstruktur spielt dabei eine entscheidende Rolle. Da sich die Kosten eben aus vielen verschiedenen Dimensionen zusammensetzen, ist es meist schwer einen konkreten Überblick über die tatsächlichen Kosten des gesamten Projektes zu erhalten. 

Wir wollen in diesem Artikel einmal einen Blick auf die verschiedenen Dimensionen werfen und dabei die konkreten Kosten, die bei der Implementierung zu erwarten sind, herausstellen. Doch zunächst lohnt ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines DMS, um verstehen zu können, an welchen Stellen Kosten entstehen können.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? 
• Kosten eines DMS
• Anschaffungskosten abhängig von der Installationsart 
• Kosten bei der Implementierung 
• Nicht an der falschen Stelle sparen 
• Anpassungen des Systems 
• Anbindungen, Integrationen und Einbettungen 
• Wartung und Installation 
• Fazit: Viele Faktoren entscheiden über die Kosten 

Was ist ein DMS?

DMS ist ein Akronym und bezeichnet ein Document-Management-System (zu Deutsch Dokumentenmanagementsystem). Hierbei handelt es sich um eine Software, mit der sämtliche unternehmensrelevanten Dokumente digital verwaltet werden können. 

Durch die zentrale Ausrichtung des DMS wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten und Workflows maßgeblich erleichtert. Insgesamt lassen sich diverse Geschäftsprozesse mit dem DMS so maßgeblich optimieren. 

Unter anderem aus diesem Grund sagen immer mehr Unternehmen dem Papier den Kampf an und steigen auf eine digitale Verwaltung ihrer Dokumente im DMS um. Dabei ist DMS nicht gleich DMS. Ein wesentlicher Unterschied stellt beispielsweise die Installationsart des Systems dar. 

Verschiedene Speicherorte

DMS können auf verschiedensten Arten und Weise implementiert werden. So lassen sich die Systeme beispielweise auf den eigenen Rechnern lokal installieren und die Daten werden auf einem eigenen Server im eigenen Haus gespeichert. Im Gegensatz dazu können DMS auch in einer Cloud betrieben werden. 

Dazu bucht man einfach entsprechende Lizenzen bei einem Anbieter und kann über das Internet den Service nutzen. Beiden Modellen liegen gänzlich unterschiedliche Kostenmodelle zu Grunde, sodass es bereits bei der Entscheidung für den Speicherort genau zu bedenken gilt, welches Modell besser zum Unternehmen passt. 

Kosten eines DMS

Die Kosten eines DMS hängen von vielen, verschiedenen Faktoren ab. Bei einem Faktor handelt es sich, wie bereits angeschnitten, um die Installationsart.

Anschaffungskosten abhängig von der Installationsart

Entscheidet man sich nun für ein lokales DMS, so ist dieses zumeist mit hohe Anfangskosten und meist geringeren monatlichen Folgekosten verbunden. Man erwirbt das gesamte System und kann auch Anpassungen an diesem durch den Anbieter vornehmen lassen. 

Im Gegensatz dazu sind Systeme in der Cloud meist weniger anpassbar und werden mit einer monatlichen Lizenzgebühr für entsprechende Clients oder auch Upload-Kapazitäten abgegolten. Dafür entstehen bei diesen meist weniger hohe monatliche Kosten. 

Kosten bei der Implementierung

Von den Anschaffungskosten für das eigentliche DMS abgesehen, entstehen auch bei der Implementierung verschiedene Kosten. Die Mitarbeiter müssen geschult, das System auf den Rechnern und den Servern installiert und Anpassungen vorgenommen werden. 

Unternehmensstruktur entscheidend

So sind die Kosten bei einer lokalen Implementierung meist höher, da hier deutlich mehr Dienstleistungen eingekauft werden müssen. Doch auch dies hängt von der eigenen Unternehmensstruktur ab. 

Verfügt das Unternehmen über ausreichend Expertise um die Installation wohlmöglich komplett selbst vornehmen zu können? Ist eine eigene IT-Abteilung vorhanden oder muss gar gänzlich auf Fremdexpertise gebaut werden? 

Schulungen der Mitarbeiter

Ein wesentlicher Punkt sind Dienstleistungen rund um die Schulung der eigenen Belegschaft im Umgang mit dem neuen System. Verstehen Sie die Funktionsweise des DMS nicht oder nur unzureichend, kann das gesamt Projekt scheitern.

Nicht an der falschen Stelle sparen

Ausreichende Schulungen sorgen für eine reibungslose Einführung und ein optimales Arbeiten mit dem System. Hier kommt es zum einen darauf an, ob die gesamte Belegschaft geschult werden muss oder ob es einzelne Key-User gibt, die dann andere Mitarbeiter schulen können.

In jedem Fall sollte hier keineswegs an der falschen Stelle gespart werden. Letzten Endes sind es die Mitarbeiter, welche das System später täglich im Tagesgeschäft nutzen werden. So sind auch sie entscheidend für den Erfolg des DMS-Projekts. 

Anpassungen des Systems

Während einer Implementierung können weitere Problemfelder auftauchen, die es zu umschiffen gilt. Einzelne Funktionen passen nicht zur Arbeitsweise des Unternehmens oder andere Bereiche müssen zusätzlich noch an das DMS angebunden werden. Je spezifischer und komplexer eine Anpassung ist, desto mehr wird diese vermeidlich kosten. 

Sind entsprechende Funktionen einfach zu buchbar oder müssen diese wohlmöglich ganz neu programmiert werden? Individualismus hat ihren Preis. Bei komplett neuen Funktionen müssen diese dann auch noch getestet werden, ehe sie hinzugefügt werden können. 

Planung ist das A und O

Wird dieser Bedarf erst während der Einführung sichtbar, so verschiebt sich der gesamte Projektverlauf und weitere Kosten können entstehen. Daher ist auch die vorbereitende Planung des gesamten Projektes so wichtig. 

Anbindungen, Integrationen und Einbettungen

Ein weiterer Punkt betrifft die Anbindung des DMS an andere Systeme. Sind für derartige Anbindungen entsprechende Schnittstellen im System vorhanden, oder müssen diese erst aufwendig eingerichtet werden? 

Und damit verbunden, können Sie diese Anbindungen selbst vornehmen oder bedarf es der Expertise des Anbieters? Je mehr Anbindungen vorzunehmen sind und je komplexer diese zu realisieren sind, desto höher fallen am Ende auch die Kosten für diese Dienstleistung aus. 

Wartung und Installation

Wir sprachen ja schon über die eigentliche Installation des Systems, doch müssen auch zukünftige Funktionen, Updates und Upgrades installiert und das System in Gänze gewartet werden. Diese Kosten werden oftmals vergessen und können einen beträchtlichen Teil ausmachen, da man ohne eigene IT-Abteilung, langfristig an diese gebunden ist.

Bei vielen Cloud-Systemen werden diese Dienstleistungen mit dem monatlichen Lizenzbeitrag bereits abgedeckt, bei einer lokalen Implementierung, sollte man diese unbedingt im Auge behalten. 

Fazit: Viele Faktoren entscheiden über die Kosten

Wie wir sehen konnten, hängen die Kosten bei der Implementierung eines DMS von vielen verschiedenen Dimensionen ab. 
Diese sollte man unbedingt im Blick behalten und den jeweiligen Anbieter ein konkretes Angebot abverlangen, das auch die Berücksichtigung dieser verschiedenen Dienstleistungen beinhaltet. 

Wenn während der Implementierung weitere Probleme auftauchen und Schwachstellen erkannt werden, ist das gut, aber eben auch mit extra Kosten verbunden. Daher empfiehlt es sich immer ein entsprechendes Projekt mit einem extra Puffer zu planen. 

10% der ursprünglichen Budgetierung sollte man durchaus einplanen, um sicher gehen zu können, dass das System am Ende auch so läuft, wie geplant.