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3 Eigenschaften eines DMS für die Industrie

Erfahren Sie hier, welche Kriterien ein Dokumentenmanagementsystem für den zentralen Wirtschaftszweig der Industrie erfüllen muss.

Die Industrie befasst sich mit der Gewinnung, Bearbeitung und Weiterverarbeitung von Rohstoffen oder Zwischenprodukten zu vollständigen Sachgütern und dominiert die europäische Wirtschaft maßgeblich. 

Oftmals fällt in diesem Zusammenhang auch der Begriff Industriestaaten oder Industrienationen, zu denen auch Deutschland zählt. Hierbei handelt es sich um Staaten, deren Wirtschaftsstruktur durch Industrie und Technologie beherrscht wird und dessen Industrieproduktion einen erheblichen Anteil des Bruttoinlandsproduktes (BIP) ausmacht. 

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit der Industrie auseinandersetzen und aufzeigen, welche Kriterien ein geeignetes DMS für die Industrie im 21. Jahrhundert erfüllen muss. 

Inhaltsverzeichnis

Dokumentenmanagement: Ein Überblick

Das Dokumentenmanagement ist eine zentrale Aufgabe jedes Unternehmens – unabhängig von dessen Branchenzugehörigkeit. Es befasst sich mit der Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente. Je nach Unternehmen fällt täglich ein hohes Volumen unterschiedlicher Dokumente an – von Rechnungen über Verträge bis hin zu E-Mail Anhängen liegen Dokumente heutzutage oftmals entweder analog, digital oder in beiden Formen vor. 

Die Rolle des DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – ist ein System zur digitalen Verwaltung aller unternehmensrelevanten Dokumente. Es verfolgt den Ansatz, sämtliche Dokumente in digitaler Ausführung verfügbar zu machen und Prozesse des Dokumentenmanagements zu optimieren. Innerhalb des System geschieht dies beispielsweise mittels Automatisierungen. Diese reichen von einer Volltextsuche bis hin zu automatisierten Workflows.

Im Tagesgeschäft werden Mitarbeiter durch das DMS und seine Prozessoptimierung maßgeblich entlastet. Folglich werden neue Kapazitäten frei und Personalressourcen können gewinnbringender eingesetzt werden.  Auf diese Weise kann der regelmäßige Einsatz eines geeigneten DMS langfristig einen ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil darstellen. 

Doch wie sieht ein geeignetes DMS für die Industrie aus? Um diese Frage beantworten zu können, müssen wir zunächst einen Blick auf die aktuelle Situation in der europäischen Industrie werfen. 

Die europäische Industrieproduktion

Die Industrieproduktion bezeichnet den gesamten Wert aller im Industriesektor erzeugten Güter. Auf internationaler Ebene nimmt die Europäische Union in diesem Bereich den 2. Platz an. Gefolgt wird sie von den Vereinigten Staaten. Angeführt wird die Liste nach wie vor von der Volksrepublik China, welche der World Bank zufolge im Jahr 2018 eine Industrieproduktion von 5.532.093 Millionen US-Dollar verzeichnete. 

Um dies einmal in Relation zu setzen: In der Europäischen Union waren es im selben Jahr 4.128.511 Millionen US-Dollar. Als zweitgrößte Volkswirtschaft der Welt erwirtschaftet die EU knapp ein Viertel (22,8 %) des globalen BIP. Der Stellenwert der Industrie für die europäische Wirtschaft ist eindeutig.

Industrie im 21. Jahrhundert 

Die Industrie wie wir sie heute kennen unterscheidet sich maßgeblich von den Ursprüngen der zunehmenden Industrialisierung im 18. Und 19. Jahrhundert. Mittlerweile ist von „Industrie 4.0“ die Rede. Die vierte Industrielle Revolution hat begonnen. 

Industrie 4.0

Im Fokus stehen eine starke Vernetzung von Arbeitsabläufen und Maschinen unter Zuhilfenahme von Informations- und Kommunikationstechnik – kurz IKT. Entsprechende, ganzheitlich vernetzte Systeme übernehmen beispielsweise Aufgaben 

  • Der Materialwirtschaft 
  • Des Prozessmanagements 
  • Des Projektmanagements
  • Der Produktionsplanung und -steuerung (PPS)
  • Des Advanced Planning and Scheduling (APS)

Diese ermöglichen es, den Anforderungen unserer immer stärker miteinander vernetzten und schnelllebigen Gesellschaft gerecht zu werden. 

Den Kunden im Fokus

So ist beispielsweise ein zentraler Kundenfokus heutzutage vermutlich wichtiger als je zuvor. Die gesamte Wirtschaft ist geprägt von wachsenden Kundenerwartungen. Dies betrifft auch den industriellen Sektor.

Erschwerend hinzu kommt ein zunehmender Wettbewerbsdruck aus Nicht-EU-Ländern, welche vor allem aufgrund geringerer Löhne gleiche Produkte in manchen Fällen für einen Bruchteil der hiesigen Kosten produzieren können. 

Globale Lieferketten

Hinzu kommt, dass im Zuge der Globalisierung auch die industriellen Wertschöpfungsketten zunehmend globaler Natur sind. Es entsteht ein vermehrter Bedarf nach ganzheitlichen IT-Lösungen, die Unternehmen über Landesgrenzen hinaus digital miteinander vernetzen. Nur auf diese Weise können Prozesse des Lieferkettenmanagements optimiert werden. 

Nachhaltigkeit ist ein allgegenwärtiges Thema – auch in der Industrie

Die wachsenden Kundenerwartungen beziehen sich nicht nur den Wunsch nach zunehmend personalisierten Produkten und kurzen Lieferzeiten, sondern auch auf die Klimabilanz eines Unternehmens bzw. dessen ökologischen Fußabdruck.

Das Stichwort ist Corporate Social Responsibility (CSR) – ein weiterer Faktor, der für Unternehmen heutzutage einen immer größeren Stellenwert hat. 

Flexibilität und Adaptability

Auch müssen Industrieunternehmen immer flexibler auf sich wandelnde Umstände reagieren und ihre Produktion entsprechend schnell anpassen können. Ein Paradebeispiel findet sich in den neuen Anforderungen bedingt durch die Corona-Krise:

Um kein Verlustgeschäft zu verzeichnen sowie einen Beitrag zur Bekämpfung der Ausbreitung zu leisten, mussten viele Produktionsfirmen kurzfristig umstrukturieren und die Produktion von Schutzausrüstung und Masken realisieren. Auch, wenn das Kerngeschäft dieser Unternehmen ein gänzlich anderes ist. 

Die Lösung liegt in den Daten

Doch wie können produzierende Industrieunternehmen diesem Füllhorn neuer Anforderungen gerecht werden? Die Antwort dafür ist simpel: Daten. Daten werden nicht ohne Grund auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet.

Doch Daten allein genügen nicht. Vielmehr geht es darum, welche Informationen aus verfügbaren Daten extrahiert werden können. Darüber entscheidet wiederum der Einsatz einer geeigneten Software, welche die vorhandenen Daten analysiert und an richtiger Stelle verfügbar macht. 

3 Anforderungen an ein DMS für die Industrie

Die Herausforderungen, mit denen sich die Industrie in der heutigen Zeit konfrontiert sieht, sind offenkundig hoch. Dementsprechend muss ein geeignetes DMS für diese Branche in der Lage sein, all diesen Anforderungen gerecht zu werden und Unternehmen bei sich wandelnden Anforderungen gezielt und strategisch unterstützen. 

1: Räumliche Barrieren brechen

Um alle relevanten Dokumente an benötigter Stelle zur Verfügung zu stellen müssen insbesondere in der Industrie oftmals räumliche Barrieren umgangen bzw. durchbrochen werden. Bestimmte Dokumente aus der Verwaltung müssen auch in der Fertigung zur Verfügung stehen und umgekehrt. 

2: Visualisierungen im DMS ermöglichen

Moderne ECM bzw. DMS-Lösungen können dies realisieren. Doch sie kommen oftmals in einem anderen Bereich an ihre Grenzen: Der Visualisierung von 

  • Produktionsdaten 
  • Reports 
  • Anleitungen 
  • Zeichnungen

3: Ganzheitliche Integration schaffen

Auch ist die Anbindung bzw. Integration zu weiteren wesentlichen Bestandteilen der unternehmenseigenen Infrastruktur, wie beispielsweise Maschinen, oftmals Ursache ineffizienter Prozesse. Um dies zu vermeiden, muss eine ganzheitliche Vernetzung aller wesentlichen Infrastruktur-Bestandteile und somit die Schaffung einer ganzheitlichen, digitalen Datenbank gewährleistet sein. Dazu zählen unter anderem 

  • ERP-Software 
  • CRM-Software
  • DMS / ECM 
  • CAD-Programme 
  • PPS
  • APS

Nur auf diese Weise entsteht ein vollständiges digitales Abbild des gesamten Unternehmens und ein lückenloser Informationsaustausch innerhalb des gesamten Betriebes kann ohne Medienbrüche gewährleistet werden. 

Fazit: Diese Kriterien muss ein DMS für die Industrie erfüllen

Es wird deutlich, dass die Industrie im Zeitalter der Globalisierung und digitalen Transformation mit neuen Herausforderungen konfrontiert wird. Die strategische Bewältigung dieser Anforderungen ist von immensem Wert für die europäische Wirtschaft, die maßgeblich von der Industrie geprägt ist. 

Branchenspezifische Lösungen schaffen Abhilfe… 

Modernste, auf die Industrie spezialisierte Software wie entsprechende DMS Lösungen ermöglichen ein ganzheitliche, digitales Dokumentenmanagement, welches speziell auf die Bedürfnisse von Industrieunternehmen angepasst ist. 

… und ziehen das Meiste aus verfügbaren Daten

So ist es Unternehmen möglich, den größtmöglichen Mehrwert aus verfügbaren Daten zu schöpfen. Extrahierte Informationen oder via CAD-Programm erstellte Zeichnungen und Modelle müssen zudem über eine ganzheitlich vernetzte IT-Infrastruktur an allen wichtigen Stellen im Unternehmen zu jeder Zeit abrufbar sein.

Auf diese Weise ist es Industrieunternehmen möglich, ihre Geschäftsprozesse an die neuen Anforderungen anzupassen und maßgeblich zu optimieren. 

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