DMS als digitale Datenbank

Die vier Kernfunktionen eines DMS.

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Ein Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) hat diverse Funktionen, die Anwendern das Leben erleichtern. Im großen und Ganzen ist Kernziel des DMS – wie auch das jeder anderen Unternehmenssoftware – Geschäftsprozesse zu optimieren und somit Ressourcen einzusparen, die dann wiederum an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden können. 

Dies ist im DMS mittels vier zentraler Funktionen möglich: 

• Der digitalen Datenbank 
• Workflows & Kollaboration 
• Einer revisionssicheren Ablage 
• Und der Prozessautomatisierung

Obwohl es selbstverständlich noch viele, weitere Teilfunktionen gibt und sich moderne DMS Software stetig weiterentwickelt, um den wachsenden Ansprüchen heutiger Unternehmensprozesse gerecht zu werden, wollen wir uns im Folgenden diesen vier zentralen Funktionen widmen. 
In diesem Artikel erfahren Sie zunächst, worin der zentrale Nutzen der digitalen Datenbank im DMS besteht. 

Das DMS als zentrale Datenbank 

Ein Dokumentenmanagement System dient dem Unternehmen als zentrale Datenbank zum Speichern, Verwalten und Verarbeiten aller Dokumente. Durch die zentrale Ausrichtung des Systems entstehen zahlreiche Vorteile.

Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff im DMS

Zum einen ermöglicht ein DMS, welches über ein Webinterface abgerufen werden kann, den ortunabhängigen Zugriff von Dokumenten. So können beispielsweise Außendienstmitarbeiter den Weg zum Kunden nutzen, um Vertragsdaten einzusehen und sich so optimal auf das Gespräch vorzubereiten. 

Zentrale Ordnerstruktur im DMS 

Zum anderen lässt sich im DMS eine zentrale Ordnerstruktur festlegen. So ist leicht ersichtlich, in welchem Ordner ein Dokument abzulegen oder zu finden ist. Dies wird zusätzlich durch die Integration einer Volltextsuche erleichtert. 

Suchfunktion im DMS 

Die meisten gängigen DMS verfügen über eine Suchfunktion mittels Volltextsuche. In ein definiertes Suchfeld lassen sich beispielsweise Kundenummer oder Name des Lieferanten eintragen. Das DMS filtert dann automatisch alle relevanten Dokumente zu dieser Eingabe. Selbstverständlich können die Suchkriterien zusätzlich eingeschränkt werden. So wird jedes Dokument, welches im DMS abgelegt wird, von zentralen Informationen begleitet, die innerhalb des DMS die Charakteristiken dieses Dokumentes definieren: Die sogenannten Metadaten. Diese geben Aufschluss über Kerninformationen wie Autor, Erstell- oder Scandatum, Thema, Kostenstelle oder Status. Bei der Volltextsuche kann meist zusätzlich nach den jeweiligen Metadaten gefiltert werden. 

Suchfunktion auch für Scans im DMS 

Scanner machen sich sogenannte OCR (optical character recognition) zu Nutze, um die auf einem Dokument dargestellten Informationen in ein vom System lesbares Format zu konvertieren. So können auch Dokumente, welche in ihrer Ursprungsform analog vorlegen, in Sekundenschnelle digitalisiert werden.

Fazit: DMS als digitale Datenbank 

Im Prinzip können Sie sich ein DMS also wie einen großen Aktenschrank vorstellen, der sämtliche, unternehmensrelevanten Dokumente beinhaltet. Diese sind innerhalb des Schrankes so organisiert, dass man innerhalb von Sekundenschnelle das gewünschte Dokument findet – unabhängig davon, wie lange es sich bereits im Schrank befindet oder wie weit es „nach hinten gerutscht“ ist. Zudem ist es möglich, von überall auf den Aktenschrank zuzugreifen – auch, wenn man sich in einem anderen Büro befindet.