4 DMS-Trends in 2020 und darüber hinaus

Welche DMS-Funktionen, Trends und Eigenschaften, die während der Pandemie gefragt waren, sind auch heute noch von Bedeutung?

Während der Corona-Pandemie mussten etliche Unternehmen quasi notgedrungen "über Nacht" digitalisieren. Zahlreiche Unternehmen mussten ihre Mitarbeitenden kurzfristig ins Homeoffice schicken.

Modern Work erfordert entsprechende IT-Infrastruktur 

Betriebe, die bereits vor der Pandemie auf moderne Arbeitsmodelle gesetzt hatten, waren hier klar im Vorteil. Sie waren nicht nur erprobt, sondern hatten auch die entsprechende IT-Infrastruktur, um Mitarbeitende auch außerhalb des eigenen Betriebsgeländes miteinander zu vernetzen und ihnen Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu gewährleisten.

Wir beleuchten, von welchen Funktionen und Eigenschaften eines Dokumentenmanagementsystems Unternehmen auch außerhalb der Pandemie profitieren.Weiterführende Informationen finden Sie auch im Artikel "Dokumentenmanagement im Homeoffice". 

1. Kollaborative Funktionen

Die Zusammenarbeit ist leicht, wenn man sich ein Büro teilt oder kurzerhand vor der Kaffeemaschine über einen aktuellen Auftrag sprechen kann. Sind jedoch nicht alle Kollegen vor Ort, kommen Lösungen mit umfassenden Kollaborationsfunktionen sehr gelegen. Sie vernetzen Kolleginnen und Kollegen standortunabhängig und bieten gleichzeitig eine einheitliche, zentrale Plattform zum Austausch wichtiger Informationen.

2. Mobile Verfügbarkeit

Auch der mobile Zugriff auf wichtige Dokumente wie Verträge, Genehmigungen, Gutachten und Pläne ist je nach Branche auch unabhängig von der Ausnahmesituation der Pandemie von großer Bedeutung. So können beispielsweise Mitarbeitende im Außendienst auch beim Kunden vor Ort alle wichtigen Informationen einsehen. Cloudbasierte DMS-Lösungen mit Browserzugriff machen den standortunabhängigen Zugang zum System dabei besonders einfach.

Siehe auch: "Mobiles Arbeiten". 

3. Vernetzung

Moderne Unternehmenssoftware-Lösungen sollten nicht nur Mitarbeiter vernetzen, sondern auch selbst gut angebunden sein. Und zwar an die restliche IT-Infrastruktur des Unternehmens. Das volle Potenzial einer Business-Software entfaltet sich erst dann, wenn sie umfassend in die IT-Landschaft eines Unternehmens eingebunden ist.

Datensilos aufbrechen, nahtlose Prozesse schaffen 

So wird ein nahtloser Informationsaustausch zwischen den einzelnen Komponenten gewährleistet und die Notwendigkeit einer zeitaufwendigen und fehleranfälligen doppelten Datenpflege entfällt. Anderenfalls könnte es zum Aufbau von Datensilos kommen, im Rahmen welcher nicht nur der mit der Datenpflege verbundene Aufwand steigt, sondern auch die Datenqualität leidet. Von Bedeutung sind hier unter anderem die Anbindungen an CRM- oder ERP-Software.

4. Automatisierung

Moderne Unternehmenssoftware bietet Betrieben zahlreiche Möglichkeiten zur Automatisierung. Durch die Entlastung bei administrativen bzw. sich wiederholenden Tätigkeiten haben Mitarbeitende die Hände frei, um sich den Kunden anzunehmen bzw. sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

KI & das DMS

Im vergangenen Jahr hat dabei insbesondere der Einsatz (generativer) künstlicher Intelligenz zur Produktivitätssteigerung sehr viel mediale Aufmerksamkeit erhalten. Weiterführende Informationen finden Sie auch im Artikel "Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement".