E-Rechnung im Handwerk mittels DMS

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsversendung via DMS für Handwerksbetriebe

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Das Handwerk ist eine Branche, die vermutlich eher selten mit der voranschreitenden Digitalisierung assoziiert wird. Warum jedoch besonders für Handwerksbetriebe, welche Aufträge von Behörden entgegennehmen, dieses Thema keineswegs abzuschreiben ist, erfahren Sie im Folgenden. 

E-Rechnungsgesetz und DMS 

Seit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 sind elektronische Rechnungen ihren analogen Pendants gleichgestellt. Da in nahezu allen Bereichen der Trend in Richtung Digitalisierung geht, trat ab November 2018 auch das sogenannte E-Rechnungsgesetz schrittweise in Kraft. Ab dem 27. November dieses Jahres müssen dann endgültig alle Auftragnehmer, welche Aufträge von Behörden entgegennehmen, strukturierte, elektronische Rechnungen stellen. Dies bedeutet, dass auch digitale Rechnungen in Form eines einfachen PDF Dokumentes ohne strukturierte Daten ab diesen Zeitpunkt nicht länger akzeptabel sind. 

DMS und Verbreitung der E-Rechnungen

Es ist zu vermuten, dass mit endgütigem Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes im November dieses Jahres die Zahl der Unternehmen, welche digitale Rechnungen nutzen, steigen wird. Doch bereits jetzt bevorzugen laut einer Umfrage aus dem Jahr 2017, welche in einem Artikel der Deutschen Handwerks Zeitung aufgegriffen wird, 46% der Unternehmen elektronische Rechnungen beim Versenden. Beim Rechnungsempfang lag der Anteil mit 53% noch etwas höher. 

Diese Zahlen sind vermutlich unter Anderem in den Vorteilen der digitalen Variante zu finden. Ist ein geeigneten DMS vorhanden, kann nahezu der gesamte Rechnungsprozess automatisiert abgewickelt werden. Dies spart Zeit und Ressourcen. Zudem können digitale im Gegensatz zu analogen Rechnungen nicht verloren gehen. 

Umstellung in der Praxis 

Wie die Umstellung in der Praxis aussieht, wird sich mit der Zeit zeigen. Einer völligen Umstellung auf digitale Rechnungen dürften aktuell beispielsweise vor allem noch die Wünsche der Kunden im Wege stehen. Diese bevorzugen in vielen Fällen nach wie vor eine konventionelle Rechnung auf Papier.  

Stefan Otte, KfZ-Meister aus Wendlingen, gab der Deutschen Handwerks Zeitung Auskunft über die aktuelle Situation in seinem Betrieb. Obwohl er gerne ganzheitlich auf E-Rechnungen umstellen würde, können einige Behörden nach aktuellem Stand mit den digitalen Versionen noch wenig anfangen (vgl. deutsche-handwerks-zeitung.de). 

Deutlich wird also, dass die Umstellung nur gelingen kann, wenn beide Seiten auf ein adäquates DMS setzen, welches die Erstellung und Verarbeitung strukturierter digitaler Rechnungen problemlos ermöglicht.