3 Eigenschaften einer DMS-Software für das Handwerk

DMS-Software speziell für Ihre Branche: Erfahren Sie mehr über wichtige Funktionen und Eigenschaften einer DMS-Software für das Handwerk.

Für viele Betriebe stellt die Einführung einer Dokumentenmanagementsoftware einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar. Ein möglichst papierloses Büro entwickelt sich für viele Betriebe dabei immer mehr zum Ideal. Obgleich das Ziel oftmals ein ähnliches ist, gestaltet sich der Weg zur Digitalisierung der eigenen Prozesse doch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Dabei gibt es unterschiedliche Faktoren, die das Anforderungsprofil eines Unternehmens an eine geeignete Software beeinflussen. Ein wesentlicher Faktor dabei ist die eigene Branchenzugehörigkeit. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den Eigenschaften einer DMS-Software für das Handwerk auseinandersetzen und aufzeigen, welche Funktionen in der Branche eine besonders wichtige Rolle spielen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS-Definition: Was ist DMS-Software?
• Warum bedarf es einer branchenspezifischen DMS-Software? 
• Ein Blick auf das Handwerk
• 1: Mobile DMS für Handwerker
• 2: Rechnungswesen und Auftragsverwaltung im Handwerk
• 3: Wichtige DMS-Schnittstellen im Handwerk
• Fazit: Die richtige DMS-Software für das Handwerk

DMS-Definition: Was ist DMS-Software? 

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente, wobei sich DMS durch eine zentrale Ausrichtung auszeichnet. Das bedeutet, dass alle unternehmerischen Dokumente an einem Ort verwaltet werden. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen haben unabhängig von ihrer Abteilung Zugriff auf die dort verwalteten Dokumente. Dazu können beispielsweise:

• Dokumente aus Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation,
• Grafiken,
• Bilder,
• Video-Aufnahmen,
• Audio-Aufnahmen,
• CAD-Dateien,
• Formulare (beispielsweise aus EDI) u.v.m.

zählen.

Funktionen einer DMS-Software

Der Funktionsumfang einer DMS-Software kann von Lösung zu Lösung teils stark variieren. Im Allgemeinen kann eine DMS-Software jedoch die folgenden Bereiche abdecken: Abrechnung, Archivierung, Belegerfassung, Barcodes Scannen und Identifizieren, digitale Signaturen, Drag & Drop, OCR, Ordnerstruktur, Personalmanagement, revisionssichere Ablage, Suchfunktion und Verschlagwortung, Versionierung, Vertragsmanagement, Wiedervorlagen, Wissensdatenbank und Workflow.

Warum bedarf es einer branchenspezifischen DMS-Software?

Grundsätzlich können Unternehmen jeder Branche von der Nutzung einer DMS-Software profitieren. Jedoch können die Anforderungen an ein geeignetes System von Branche zu Branche variieren. Schließlich zeichnet sich jede Branche auch durch spezifische Prozesse aus, die es von einer geeigneten Software abzubilden gilt. Branchenspezifische Systeme umfassen zumeist standardisiert die wichtigsten Funktionen, derer es in einer bestimmten Branche bedarf. 

Branchenspezifische Anbieter 

Darüber hinaus haben sich zahlreiche Anbieter von Unternehmenssoftware auf bestimmte Branchen spezialisiert. Sie wissen um branchenspezifische Herausforderungen sowie Fallstricke im Rahmen eines DMS-Projektes und sind dementsprechend in der Position, Empfehlungen auszusprechen und dabei im Idealfall auf langjährige, branchenspezifische Erfahrung zurückzugreifen. Bevor wir uns daher näher DMS-Software für das Handwerk auseinandersetzen, muss zunächst einmal ein Blick auf das Handwerk selbst geworfen werden.

Ein Blick auf das Handwerk

Der Begriff „Handwerk“ umfasst grundsätzlich zahlreiche gewerbliche Tätigkeiten, die Produkte zumeist auf Bestellung oder Dienstleistungen auf Nachfrage erbringen. Somit handelt es sich um eine Bezeichnung für den gesamten Berufsstand, welcher der industriellen Massenproduktion gegenübersteht.

Das Handwerk: Tätigkeitsfelder 

Das Handwerk ist ein vielseitiger Wirtschaftsbereich. Sowohl in Bezug auf die Unternehmensgröße als auch das Leistungsspektrum und den Absatzmarkt gibt es von Betrieb zu betrieb teils große Unterschiede.

In Bezug auf die jeweiligen Tätigkeitsfelder ist in Deutschland gemäß Handwerksordnung eine Unterteilung in 41 zulassungspflichtige, 53 zulassungsfreie und 57 handwerksähnliche Gewerbe vorzunehmen. Betriebe sind unter anderem in den Bereichen Metall/Elektro, Bau- und Ausbaugewerbe, Holz, Glas-, Papier-, Keramik, Leder oder auch der Lebensmittelherstellung tätig.

Digitalisierung im Handwerk 

Grundsätzlich handelt es sich beim Handwerk nicht um einen digitalisierungsnahen Sektor. Dennoch birgt die Digitalisierung für viele Handwerksbetriebe zahlreiche Chancen. Das zeigen zahlreiche Fallstudien über erfolgreiche Digitalisierungsprojekte im Handwerk. Von einem digitalen Werkzeugmanagement (vgl. handwerk.com, 05.11.2019) bis hin zu Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements sind die Möglichkeiten vielfältig. Auf letzteres wollen wir im Folgenden einmal einen genaueren Blick werfen.

1: Mobile DMS für Handwerker

Viele Betriebe im Handwerk beschäftigen Mitarbeiter im Außendienst. Elektriker, Klempner und Co. sind häufig beim Kunden vor Ort im Einsatz. Um auch hier vollen Zugang zu allen wichtigen Dokumenten zu haben, bedarf es einer DMS-Software mit mobiler Verfügbarkeit.

Vorteile eines Mobile DMS 

Da Änderungen an Dokumenten direkt vor Ort vorgenommen werden können, lassen sich Prozesse erheblich beschleunigen. Sofern eine stabile Internetverbindung besteht lassen sich die Dokumente direkt an den Innendienst zur weiteren Bearbeitung überführen.

2: Rechnungswesen und Auftragsverwaltung im Handwerk 

Auch Rechnungen lassen sich mittels eines geeigneten Dokumentenmanagements zentral verwalten. Moderne DMS-Lösungen für das Handwerk können jedoch auch über entsprechende Bausteine verfügen, mittels welcher sich Rechnungen in kürzester Zeit erstellen lassen. Zudem sollte es möglich sein, Dokumente innerhalb des Systems an Kollegen zur weiteren Bearbeitung weiterzuleiten. Auch sollten Rechnungen im Falle einer Rechnungsprüfung mit einem entsprechenden Workflow bzw. Prüfprozess versehenen werden können.

Verarbeitung von Eingangsrechnungen 

Eingehende Rechnungen lassen sich mit einem geeigneten DMS ebenso effizient verarbeiten. Ein Beispiel hierfür ist die Verarbeitung als Buchungsvorschlag. Je nach Betrieb kann hier auch eine DATEV-Schnittstelle von Vorteil sein, sodass Dokumente nahtlos an DATEV zur weiteren Verarbeitung mittels automatischen Import direkt an DATEV überführt werden können.

Archivierung 

Auch die Archivierung ist mittels DMS problemlos möglich. Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung sollten Handwerksbetriebe vor allem auf die Revisionssicherheit achten. Zudem helfen softwareseitige Automatisierungen beispielsweise dabei, Aufbewahrungs- und Löschfristen einzuhalten. So werden Mitarbeiter im administrativen Bereich entlastet.

3: Wichtige DMS-Schnittstellen im Handwerk 

Das volle Potenzial einer jeden Unternehmenssoftware entfaltet sich zumeist erst dann, wenn sie vollumfänglich in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden ist. Je nach Unternehmen können hier unterschiedliche Schnittstellen eine Rolle spielen.

Anbindung an das CRM 

Ist beispielsweise eine CRM-Software zur Verwaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse im Einsatz, sollte das DMS an sie angebunden werden. So lassen sich Dokumente wie Rechnungen schnell und effizient dem richtigen Kundenprofil zuordnen und bei Rückfragen dank Volltextsuche ebenso schnell wieder abrufen.

Fazit: Die richtige DMS-Software für das Handwerk

Es wird deutlich, dass jede Branche spezifische Anforderungen an eine geeignete DMS-Software hat. So profitieren Handwerksbetriebe beispielsweise von der Nutzung einer DMS-Software mit mobiler Verfügbarkeit, sofern sie häufig vor Ort beim Kunden im Einsatz sind.

Das Handwerk: Ein vielfältiger Wirtschaftsbereich 

Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass es sich beim Handwerk um einen heterogenen (sprich sehr vielseitigen) Wirtschaftsbereich handelt, sodass es von Betrieb zu Betrieb teils große Unterschiede in Bezug auf das Tätigkeitsfeld, die Betriebsgröße oder auch den Absatzmarkt gibt.

Aus diesem Grund lassen sich nur sehr eingeschränkt Pauschalisierungen aufstellen. Letztlich liegt es daher immer beim jeweiligen Betrieb, ein geeignetes System auf Grundlage des eigenen, individuellen Anforderungsprofils zu finden.