dms-software-fuer-das-personalwesen

Was eine DMS-Software für Ihr Personalwesen leisten kann

Mit einer DMS-Software lässt sich das Personalwesen in vielen Bereichen deutlich effizienter gestalten. Wie genau, das zeigen wir Ihnen hier.

DMS-Software stellt oftmals den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung für Unternehmen dar. Gerade im Bereich des Personalwesens liefern die Systeme weitreichende Mehrwerte und haben das Potential viele Prozesse zu optimieren. 

Doch das trifft auf so gut wie alle Bereiche des Unternehmens zu.

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal intensiv mit den Vorteilen einer DMS-Software für das Personalwesen auseinandersetzen und dabei auch einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise dieser Lösungen werfen, um besser verstehen zu können, warum Unternehmen sich unbedingt mit den Möglichkeiten einer digitalen DMS-Software befassen sollten. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Im Kern geht es dabei um die Organisation eines strukturierten und einheitlichen Umgangs aller Dokumente, die in einem Unternehmen umherlaufen.

Früher bedeutete dies vor Allem Zettelwirtschaft.

Ein Dokument wurde erstellt, ausgedruckt, verändert, nochmals ausgedruckt usw. bis die finale Version letztlich in physischen Akten abgelegt wurde. 

Digitale Archive anstatt physischer Ablage

Da heute immer mehr Dokumente in digitaler Form in ein Unternehmen eingehen, bedarf es digitaler Lösungen zum Dokumentenmanagement.

Es kann keine Lösung sein die Dokumente auszudrucken und weiter den physischen Archiven zuzuführen. Vielmehr bedarf es digitaler Archive und eines strukturierten Umgangs mit den umherlaufenden Dokumenten.

Alle Daten an einem Ort

Hier kommt eine DMS-Software zum Tragen. Diese führt sämtlich Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und macht diese so für alle Akteure im Unternehmen zugänglich.

Somit werden Abteilungsgrenzen überwunden und Prozesse deutlich schneller und vor Allem sicherer gestaltet. 

Workflows entstehen im ganzen Unternehmen

Zudem lassen sich durch die Zentralisierung der Dokumente diverse Workflows mit dem System aufsetzten, bei dem einzelne Schritte durch das System selbst automatisiert werden können.

Das führt wiederum zu noch schnelleren und effizienteren Prozessen, die Ressourcen auf mehreren Ebenen einsparen. 

Ressourcen auf mehreren Ebenen sparen

Denn neben der Einsparung von Ressourcen zur Druckerstellung, kann so auch eine Menge Zeit eingespart werden.

Alltägliche einfache Aufgaben werden vom System übernommen, was den Mitarbeitern Kapazitäten für kreativere Arbeiten einräumt. Hier wird auch ersichtlich, dass der Mitarbeiter im Zentrum der Software steht. 

Informationen schneller teilen

Die Anwender haben die Möglichkeit durch die strukturiert Ablage Informationen deutlich schneller zu finden und diese miteinander zu teilen.

Im gesamten Unternehmen laufen Informationen deutlich schneller umher und können vor allem deutlich besser weitergeleitet werden. Es entstehen Workflows, bei denen ein Dokument automatisch eine Kette verschiedener Arbeitsschritte durchläuft.

So haben immer alle Stellen direkt im Blick, wie es gerade um einen bestimmten Bearbeitungsstatus steht, welche Schritte noch nötig sind und wann sie selbst in den Prozess involviert sind. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die in sich verschiedene Funktionen tragen.

Jedes dieser Module deckt dabei einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen ab. Oftmals finden sich folgende Module in einer modernen DMS-Lösung an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal
  • Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt gleich jedes dieser Module, andere verlangen noch nach weit mehr Funktionen.

Zum einen unterscheiden sich die Lösungen also nach dem Funktionsumfang, zum anderen auch nach der Zahl der Anwender, die damit arbeiten müssen. Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal zieht sich entlang des jeweiligen Lizenzmodells. 

Welche Lizenzmodelle finden sich bei einer DMS-Software?

Im Wesentlichen unterscheidet man bei DMS-Lösungen zwischen lokalen und Cloud-Lösungen.

Klassischer Weise erwarb man als Unternehmen eine Software bei einem Anbieter und installierte dies auf den hauseigenen Servern.

Da jedoch nicht alle Unternehmen über eine eigene breite IT-Infrastruktur verfügen, haben sich andere Modelle entwickelt, die Abhilfe schaffen. 

DMS-Software aus der Cloud

So ist es beispielsweise möglich Server von einem Anbieter zu mieten. So hostet der Anbieter die Software und das Unternehmen kann diese, ähnlich wie ein lokales System nutzen.

Doch erst mit dem Auftreten des Cloud-Computings schuf man eine echte Alternative zu lokaler DMS-Software. Fortan war es möglich, die Software über das Internet aus einer Cloud heraus zu beziehen. 

Dazu erwirbt ein Unternehmen entsprechend seines Bedarfs ganz einfach Lizenzen bei einem Anbieter und kann das System fortan über einen Internetzugang nutzen.

Die Daten werden dann auf den Servern des Anbieters gespeichert, was zumindest datenschutzrechtliche Fragen aufwirft, die im Vorfeld geprüft werden müssen.

Anbieter von Cloud-Systemen haben sich jedoch darauf eingestellt und entsprechend ihre Server gesichert. 

Was kann eine DMS-Software für das HRM leisten?

Werfen wir nun einen Blick auf all jene Funktionen, die eine DMS-Software für das Human-Resource-Management bereithält.

Hier finden sich zahlreiche Automationen, die die vielen alltäglich wiederkehrenden Aufgaben im Personalbereich übernehmen und somit Platz und Raum für kreativere und spezifischere Aufgaben schafft. 

Stammdaten anlegen

Für jeden Mitarbeiter lässt sich eine spezielle Mitarbeiterakte anlegen, in der sämtliche Informationen zu diesem gespeichert werden.

Neben den allgemeinen Kontaktdaten, werden hier auch Arbeitsverträge, Schulungszertifikate, Zwischenzeugnisse oder auch Krankmeldungen hinterlegt.

Mit bestimmten Tools wird es sogar möglich die Daten aller Mitarbeiter so auszuwerten, dass bestimmte Trends ersichtlich werden. 

Gibt es Abteilungen in denen sich die Mitarbeiter beispielweise auffällig häufiger krankmelden oder deutlich mehr Überstunden entstehen als anderswo?

In welchen Abteilungen werden weniger Schulungen gemacht oder lässt sich dies auch im Alter der Mitarbeiter feststellen? Mit diesen Erkenntnissen können Maßnahmen ergriffen werden, die auf valide Zahlen fußen. 

Filtermöglichkeiten für Personalakten

Ist man auf der Suche nach bestimmten Mitarbeitergruppen, halten DMS-Lösungen oftmals mehrere Filtermöglichkeiten bereit, mit denen spezifischer gesucht werden kann.

Will man beispielweise herausfinden, welche Mitarbeiter dieses Jahr noch keine Schulungen gemacht haben, kann ich mir diese direkt anzeigen lassen etc.

Automatische Benachrichtigungen für Termine und Fristen

In einer DMS-Software lasse sich die Terminkalender der Mitarbeiter integrieren, sodass keine Termine mehr verloren gehen. Meldet sich Beispielweise ein Mitarbeiter krank, so können die Kollegen direkt seine Termine übernehmen.

Doch erinnert das System auch an bestimmte Fristen. Läuft beispielsweise ein Arbeitsvertrag aus, so kann das System vorher daran erinnern, sodass entsprechende Schritte eingeleitet werden können.

Doch auch in Bezug auf die Löschung personenbezogener Daten hilft das System mit Erinnerungen weiter.

Gehen Bewerbungen in das Unternehmen ein, dürfen diese nur für einen bestimmte Zeit gespeichert werden. Viele Unternehmen vergessen dies jedoch schnell, was ernste datenschutzrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. 

Organigramme erstellen

Mit dem DMS-System können automatisch verschiedenste Organigramme erstellt werden, die anzeigen, wie genau ein Unternehmen an den verschiedenen Stellen strukturiert ist.

Diese helfen dabei, die eigenen personellen Ressourcen besser abschätzen und letztlich nutzen zu können. 

Bewerbermanagement mit dem DMS

Ein weiteres umfangreiches Tool die eine DMS-Lösung für das Human-Resource-Management bereitstellt.

So kann beispielweise eine Abteilung im System einen Bedarf an Mehrarbeit melden und entsprechende Anforderungen an einen neuen Mitarbeiter eintragen.

Der Bedarf kann vom Management geprüft und freigegeben werden. 

Das System erstellt daraufhin eine Stellenanzeige und veröffentlicht diese auf der eigenen Homepage und auf einschlägigen Jobportalen. Gehen dann Bewerbungen ein, können diese von den Entscheidern bewertet werden.

Das System sucht dann in den Kalendern der Entscheider nach freien Terminen und lädt den Bewerber direkt ein. So entsteht ein ganzheitlicher automatisierter Prozess, der in vielen Teilen automatisch abläuft. 

Fazit: Mit dem DMS das Personalmanagement optimieren

Eine moderne Dokumentenmanagement-Software hat das Potential viele verschiedene Aufgaben im Bereich des Personalwesens zu automatisieren und somit Kapazitäten für kreativere und anspruchsvollere Aufgaben freizuräumen.

Zudem liefert das System durch systematische Auswertungen der vorhandenen Daten neue Erkenntnisse. 

Mit diesen lassen sich Entscheidungen besser und zielführender treffen. Eine DMS-Software macht Prozesse im HR-Bereich deutlich effizienter und hilft bei einem revisionssicheren und datenschutzrechtlich sicheren Umgang mit den verschiedensten Dokumenten.

Ganzgleich welcher Größe das Unternehmen ist, eine DMS-Lösung hilft schon in der rudimentärsten Form und hilft dabei Kosten auf vielen Ebenen einzusparen. 

Leverancier van de maand

Fallstudie: Ostangler Versicherungen

Wie die Ostangler Versicherungen sich mit nscale für die Digitalisierung fit gemacht haben.

Lesen Sie weiter
Leverancier van de maand

Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen

So treiben digitale P2P-Prozesse die Prozessautomatisierung in der Beschaffung und Rechnungsverwaltung voran.

Lesen Sie weiter