Die Saperion ECM-Plattform

Wir werfen einen Blick auf die Saperion ECM-Plattform: Funktionen, Vorteile, den Anbieter Hyland Software und vieles mehr.

Der Softwaremarkt ist vielfältig und groß. Viele Unternehmen stellt die Wahl des richtigen Systems daher vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung.

Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser stelle einmal näher mit der ECM-Plattform Saperion auseinandersetzen und die wichtigsten Funktionen und Eigenschaften des Systems näher beleuchten. Zunächst müssen jedoch einige Begriffe bzw. Abkürzungen definiert werden, damit diese an späterer Stelle kontextbezogen eingeordnet werden können.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS Definition: Was ist DMS-Software?
• ECM Definition: Was ist ECM?
• Ein Blick auf Saperion ECM
• Vorteile von Saperion ECM
• Eignet sich Saperion für mein Unternehmen?
• Fazit: Die Saperion ECM-Plattform

DMS Definition: Was ist DMS-Software?

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Für zahlreiche Betriebe stellt die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems den ersten, wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar.

Moderne DMS-Lösungen ermöglichen Unternehmen eine ganzheitliche Dokumentenverwaltung. SO lassen sich beispielsweise auch Dokumente, die ursprünglich analog vorlagen, mittels OCR digitalisieren und dann im DMS verwalten.

Dokumentenarten im DMS 

Darüber hinaus lassen sich unter anderem die folgenden Dokumentenarten mittels DMS-Software verwalten:

• Dokumente aus Textverarbeitung,
• Dokumente aus Tabellenkalkulation,
• Grafiken und Bilder,
• Video-Aufnahmen,
• Audio-Aufnahmen,
• CAD-Dateien,
• COLD (Computer Output on Laser Disk) oder
• Formulare (beispielsweise aus EDI).

So ist eine ganzheitliche Verwaltung aller im Unternehmen anfallenden Dokumente mittels DMS-Software möglich.

ECM Definition: Was ist ECM? 

ECM-Systeme werden nicht selten mit DMS-Software gleichgesetzt bzw. zumindest in dieselbe Kategorie mit ihnen geworfen. Obgleich sich beide Systemarten vom Aufbau und der Nutzeroberfläche grundsätzlich häufig ähneln, gibt es dennoch fundamentale Unterschiede.

Unterschied zwischen DMS und ECM 

ECM ist die Abkürzung für „Enterprise-Content-Management“ (das Management unternehmerischer „Inhalte“ bzw. unternehmerischen „Contents“). Hierbei handelt es sich um ein Konzept, welches eine umfassende Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung aller Unternehmensinformationen ermöglichen soll.

ECM als Konzept 

Dazu können unterschiedliche Softwarelösungen zum Einsatz kommen. Besonders Content-Management-Systeme (CMS), Input- und Output-Management-Systeme, Archivierungs-Systeme und Dokumentenmanagementsysteme spielen hier eine große Rolle. Diese werden im Idealfall nicht als Insellösung betrieben, sondern greifen ineinander, um ein vollumfängliches Enterprise-Content-Management zu ermöglichen.

Dokumentenmanagementsysteme sind somit immer ein wichtiger Bestandteil einer ECM-Strategie oder eines ECM-Systems. Gleichsam kann DMS-Software jedoch auch eigenständig betrieben werden, um Dokumentenmanagementprozesse im Unternehmen zu unterstützen.

Ein Blick auf Saperion ECM 

Saperion ECM ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform und beim Anbieter Hyland erhältlich. Dieser nahm Saperion im Juli 2017 in sein Produktportfolio auf (vgl. hyland.com, 15.07.2021).  

Über den Abieter 

Hyland ist ein etabliertes Softwareunternehmen, welches neben ECM- Lösungen noch viele weitere Produkte im Portfolio hat. Dazu zählen beispielsweise Lösungen für das Content-Management, die Prozessautomatisierung oder Analyse-Systeme. Zudem sind zahlreiche Branchenlösungen verfügbar. Auf der eigenen Internetpräsenz führt der Anbieter zurzeit die Branchen

• Gesundheitswesen,
• Finanzdienstleistungen (Banken und Kreditwesen),
• Behörden,
• Versicherung ( Lebens- und Rentenversicherungen, Sach- und Haftpflichtversicherungen),
• Hochschulwesen,
• Fertigungsindustrie,
• Einzelhandel,
• Bauwesen

und das Vertragsmanagement auf (vgl. hyland.com, 15.07.2021).  

Vorteile von Saperion ECM 

Die Saperion ECM-Plattform ist eine vollumfängliche ECM-Lösung, die Unternehmen bei der Verwaltung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus unterstützt. So können Betriebe nicht nur die Effizienz der eigenen Dokumentenmanagement-Prozesse erhöhen, sondern beispielsweise auch Compliance-Anforderungen besser erfüllen (vgl. hyland.com, 15.07.2021).  

Das System automatisiert die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Diese Inhalte werden dann softwareseitig zum sofortigen Abruf im Unternehmen zur Verfügung gestellt.

Im Folgenden sollen an dieser Stelle einige weitere Vorteile exemplarisch beleuchtet werden, wobei keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität in Bezug auf spezifische Funktionen erhoben wird. Für detailliertere Informationen sollte in jedem der direkte Anbieterkontakt gesucht werden.

Rechtskonformes ECM 

Zudem ist die Lösung ISO-zertifiziert (gemäß ISO 9001:2008). So erleichtert das System Unternehmen die rechtskonforme Verwaltung von Inhalten. Darüber hinaus verfügt Saperion ECM über ein detailgenaues Berichtigungssystem, sodass sich genau steuern lässt, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Inhalte erhält oder sie modifizieren kann.

Ferner lassen sich Dokumente verschlüsseln. Auch eine revisionssichere Ablage wird softwareseitig ermöglicht. Änderungsprotokolle schaffen zudem Transparenz und ermöglichen Unternehmen den Status eines Dokumentes über dessen gesamten Lebenszyklus zu verfolgen.

Zukunftsfähigkeit 

Darüber hinaus ist das System auf die moderne Arbeitswelt ausgelegt. So ist das System beispielsweise in unterschiedlichen Sprachen verfügbar. Darüber hinaus lässt sich Saperion ECM leicht skalieren, sodass es den sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens anpassen kann (vgl. hyland.com, 15.07.2021).

Eignet sich Saperion für mein Unternehmen?

Es wird deutlich, dass sich Saperion durch zahlreiche nützliche Funktionen auszeichnet.Dennoch lässt sich keine pauschale Empfehlung aussprechen, da die Wahl einer geeigneten DMS- bzw. ECM-Software letztlich immer eine individuelle Entscheidung ist.

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen in jedem Fall zunächst intensiv mit dem eigenen Anforderungsprofil auseinandersetzen und alle wichtigen Anforderungen detailliert in Form eines Lastenheftes festhalten.

Stellenwert des Lastenheftes 

Dieses dient dann an späterer Stelle als wichtige Entscheidungsgrundlage. Auch können Anbieter durch Vorlage des Lastenheftes Auskunft darüber geben, ob sie in der Lage sind, die aufgeführten Anforderungen umzusetzen.

Fazit: Die Saperion ECM-Plattform

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Dokumentenmanagementsysteme ein wichtiger Bestandteil einer jeden ECM-Strategie bzw. eines jeden ECM-Systems sind.

Saperion ECM bietet Kunden eine umfangreiche Enterprise-Content-Management-Plattform mit zahlreichen Vorteilen. Um besser einschätzen zu können ob Saperion ECM für den Einsatz im eigenen Betrieb geeignet ist, sollten sich Unternehmen zunächst mit ihren konkreten Anforderungen auseinandersetzen und diese in Form eines Lastenheftes festhalten.