Die digitale Personalakte

Erfahren Sie mehr zum Thema Personalakte und Aktenmanagement mit windream.

Auch Personalabteilungen können von der Nutzung einer DMS-Software profitieren. Hier fallen, unabhängig von der Größe des Unternehmens, jeden Tag zahlreiche Dokumente an, die es möglichst effizient zu verwalten gilt.

Datenschutz im Personalwesen 

Diese beinhalten nicht selten sensible, personenbezogene Daten zu Mitarbeitern oder Bewerbern, die es zu schützen gilt. Darüber hinaus haben Unternehmen Aufbewahrungs- und Löschfristen gemäß der EU-DSGVO zu beachten. Mit der digitalen Personalakte von windream können Unternehmen diese anderenfalls häufig zeitraubenden, manuellen Tätigkeiten vollständig elektronisch erledigen. So arbeiten sie wesentlich schneller und effizienter als auf konventionellem Wege und sind somit der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Vorteile der digitalen Personalakte

Im Zuge der digitalen Transformation nimmt auch die digitale Aktenführung für Unternehmen eine zentrale Rolle ein. Verglichen mit der traditionellen Papierakte bietet windream seinen Kunden zahlreiche Vorteile, welche es in einem Papierarchiv gar nicht geben könnte.

Vorteile für die Mitarbeiter 

Sachbearbeitern in der Personalabteilung ist es mit windream möglich, die Mitarbeiter des eigenen Betriebes auf der Basis einer effizienten Aktenverwaltung kontinuierlich während ihres beruflichen Werdegangs zu begleiten und vollumfänglich zu unterstützen. Windream ermöglicht dabei sogar eine automatisierte Steuerung wiederkehrender Schulungen.

Individuelle Sichten auf Personalakten

Mit der digitalen Personalakte haben Mitarbeiter des Personalwesens die Möglichkeit, eigene Sichten auf Akten bzw. die darin verwalteten Dokumente zu erstellen. So lassen sich Akten und Dokumente nach den individuellen Anforderungen des Personalmanagements sichten und auf dem Bildschirm präsentieren. Dies ist möglich, ohne dass die tatsächlich existierende Ordnerstruktur auf dem windream-Server, auf dem alle Dokumente gespeichert werden, verändert werden muss.

Diese so genannten „dynamischen Sichten“ lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien einrichten, wie beispielsweise nach:

• Funktionen der Mitarbeiter,
• Rollen,
• Geschäftsbereichen oder
• Ausbildungsstand.

Weitere Vorteile 

Darüber hinaus wird durch automatische Benachrichtigungen sichergestellt, dass wichtige Termine und anstehende Aufgaben für das Personalmanagement niemals versäumt werden. Insgesamt unterstützt die digitale Personalakte Mitarbeiter der Personalabteilung beim schnellen Zugriff auf alle wichtigen, gespeicherten Informationen.