3 Bereiche, in denen Sie im DMS-Projekt sparen können

Erfahren Sie hier, wie Sie bei der Einführung Ihrer neuen DMS-Software bares Geld sparen können; und an welchen Stellen Sie keinesfalls sparen sollten.

Immer mehr Unternehmen setzen in puncto Dokumentenmanagement auf softwareseitige Unterstützung. Doch die Einführung einer Unternehmenssoftware stellt auch immer eine gewisse Investition dar.

An welchen Stellen Sie die Kosten Ihres DMS-Projektes reduzieren können, erfahren Sie im Folgenden.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software?
• Wie ist DMS-Software technisch aufgebaut?
• Ablauf eines DMS-Projektes
• Bereiche, in denen Sie Kosten reduzieren können
• Nicht an der falschen Stelle sparen
• Fazit: Kosten des DMS-Projektes richtig reduzieren

Was ist DMS-Software?

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Alle Dokumente, die im unternehmerischen Alltag anfallen, lassen sich mittels einer DMS-Software verwalten.

Unterschiedliche Arten von Dokumenten verwalten

Dazu zählen beispielsweise:

• Dokumente aus Textverarbeitung/ Tabellenkalkulation
• Bilder
• Grafiken
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk)
• Videos
• Audio-Aufnahmen
• Formulare aus EDI (Electronic Data Interchange)

Der Funktionsumfang moderner DMS-Software geht weit über den eines rudimentären Dokumentenverwaltungssystems hinaus. So profitieren Unternehmen auf vielfältige Art und Weise von der Nutzung einer geeigneten DMS-Software.

Vorteile einer DMS-Software für Unternehmen

Beispielsweise lässt sich durch die Vergabe eindeutiger Dokumenten-Identifikatoren  eine schnelle, einfache Wiederauffindbarkeit gewährleiosten. Auch gesetzliche Archivierungsfristen lassen sich durch softwareseitige Automatisierungen leicht einhalten.

Auch etwaige Änderungen an Dokumenten können durch das System automatisch protokolliert werden. Es entsteht eine transparente Historie aller Veränderungen und Weiterleitungen (Audit Trail).

Weitere Vorteile einer DMS-Software sind...

• … die Unterstützung bei der Dokumentenerstellung
• …die Automatisierung von Geschäftsprozessen
• …vereinfachte DSGVO-Konformität durch Automatisierungen und Zugriffberechtigungskonzepte
• … Reduzierung von Speicherplatzkosten durch verminderte Mehrfachablage

Wie ist DMS-Software technisch aufgebaut?

Dokumentenmanagementsysteme können als Teil einer vollständig-integrierten Infrastruktur oder auch als Stand-Alone-Lösung betrieben werden. In jedem Fall sollte jedoch sichergestellt werden, dass ein nahtloser Informationsfluss zwischen allen zum Einsatz kommenden Systemen gewährleistet ist.

Nur so kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Informationen zu jeder Zeit an jeder Stelle zur Verfügung stehen.

Unterschiedliche Nutzungs- und Lizenzmodelle

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Dokumentenmanagementsystemen ist ihr Lizenzmodell. Zu unterscheiden ist hier zwischen

• On-Premises DMS-Software
• Cloud-basierter DMS-Software
• Hybrid DMS

On-Premises DMS-Software

Lokale oder On-Premises DMS-Software wird auf den unternehmenseigenen Servern eines Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Das Unternehmen befindet sich in Besitz des Systems und trägt somit auch die volle Verantwortung für dessen Wartung und Instandhaltung.

Cloud-basierte DMS-Software

Cloud-basierte DMS-Software ist das Gegenstück zu lokalen Systemen. Entscheidet sich ein Unternehmen für eine DMS-Software aus der Cloud, entrichtet es ein monatliches Entgelt an den Cloud-Betreiber. Dieser befindet sich in Besitz der Software und stellt sie Unternehmen über das Internet bereit.

Hybrid DMS

Bei Hybrid DMS-Software handelt es sich um eine Mischform aus Cloud-basierter und lokaler Software. Welches Lizenzmodell vorzuziehen ist, müssen Unternehmen im Einzelfall entscheiden. Letztlich hat jedes Lizenzmodell Vor- wie auch Nachteile.

Ablauf eines DMS-Projektes

Der Ablauf der Einführung einer DMS-Software kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Die grundlegenden Bestandteile bleiben jedoch immer dieselben:

• Projekt-Vorbereitung
• Orientierung
• Software-Auswahl
• Software-Implementierung
• Schulungen
• Projekt-Auswertung
• Wartung und Instandhaltung der Software

Prinzipiell lassen sich in jeder dieser Phasen an ein oder anderer Stelle Kosten reduzieren. Je nachdem, an welcher Stelle an Unternehmen im DMS-Projekt spart, kann dies jedoch auch einen negativen Einfluss auf den Gesamterfolg des Projektes haben.

Aus diesem Grund sollen im Folgenden einmal die Bereiche beleuchtet werden, in denen Unternehmen im DMS-Projekt sparen können, ohne den Projekterfolg zu gefährden.

Bereiche, in denen Sie Kosten reduzieren können

Der womöglich einflussreichste Faktor auf die Kosten eines DMS-Projektes ist die Planung- und Vorbereitungsphase.

Projektvorbereitung und -Planung

Eine ausgiebige Planung und Vorbereitung legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Grundsätzlich bindet ein erhöhter Planungsaufwand zunächst mehr Ressourcen. Langfristig lassen sich diese jedoch im Verlauf des Projektes durch einen effizienten Ablauf wieder einsparen.

Wichtig ist dabei, dass auch potenzielle Risiken bedacht werden. Diese sollten in Form einer Risikomatrix festgehalten werden, welche zudem auch die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos sowie Handlungsanweisungen im Fall eines Eintritts berücksichtigen sollte.

Software-Auswahl

Die Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware fällt vielen Betrieben nicht leicht. Bedingt durch die Vielfalt des DMS-Marktes können Unternehmen schnell den Überblick verlieren.

Dennoch sollten Firmen die Auswahl einer DMS-Software keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen; denn das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware kann sich nur dann entfalten, wenn sie auch wirklich für den Einsatz im jeweiligen betrieb geeignet ist.

Um in dieser wichtigen Projektphase dennoch Zeit und Ressourcen zu sparen, können Unternehmen beispielsweise auf Software-Vergleichswebsites zurückgreifen. Wichtig ist hier, dass es sich um Anbieter-unabhängige Vergleichsportale handelt, mittels derer sich anhand unterschiedlicher Kriterien zahlreiche potenzielle Systeme filtern lassen.

Schulungen

Zu guter Letzt können Unternehmen auch in puncto Mitarbeiterschulungen sparen. Mitarbeiterschulungen sind ein elementarer Bestandteil jeder Softwareeinführung und sollten keinesfalls aus Kostengründen Abstriche verbuchen müssen.

Um dennoch Kosten zu reduzieren, können Unternehmen die Schulung der Belegschaft intern abwickeln. Die im Rahmen des Projektes ernannten Key User, welche als erste praktische Erfahrung in der Nutzung des neuen Systems sammeln, sind an späterer Stelle in der Lage, den Rest der Belegschaft zu schulen.

Auf diese Weise können Unternehmen weitestgehend auf die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen und den damit verbundenen Kostenaufwand verzichten.

Nicht an der falschen Stelle sparen

Jedes Unternehmen ist letztlich bedacht, finanzielle Aufwendungen nach Möglichkeit zu reduzieren. Sparen Betriebe jedoch im Rahmen eines Softwareprojektes an falscher Stelle, kann dies gravierende Folgen auf das gesamte Projekt haben.

Während sich also beispielsweise bei der Abwicklung von Mitarbeiterschulungen Kosten sparen lassen, sollte dies keinesfalls auf Kosten der Schulungsqualität erfolgen.

Auch der Stellenwert von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen ist nicht zu vernachlässigen. Auch, wenn mit dem Go-Live die eigentliche Einführung der neuen DMS-Software abgeschlossen ist, werden von Zeit zu Zeit höchstwahrscheinlich weitere Maßnahmen von Nöten sein.

Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen 

Unabhängig davon, ob diese im Rahmen einer Instandhaltung oder einer notwendigen Anpassung vorgenommen werden müssen, sollten Unternehmen hier keinesfalls an falscher Stelle sparen oder sie gar auf die Lange Bank schieben. Schlimmstenfalls kann dies erhebliche Probleme im Tagesgeschäft, wie beispielsweise ein sehr langsames System, zur Folge haben.

Datenschutz

Auch in puncto Datenschutz sollten Unternehmen keinesfalls Kosten und Mühen scheuen, da die Vernachlässigung notwendiger Maßnahmen wesentlich gravierendere Folgen nach sich ziehen kann.

Fazit: Kosten des DMS-Projektes richtig reduzieren

Um die Gesamtkosten eines DMS-Projektes nach Möglichkeit zu reduzieren, haben Unternehmen die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben wie die Durchführung von Mitarbeiterschulungen intern abzuwickeln. Auf diese Weise lassen sich die Kosten, welche durch die Inanspruchnahme externer Dienstleistungen anfallen, erheblich reduzieren.

Erfolg des gesamten Projektes 

Unternehmen sollten jedoch jederzeit den Blick auf das „große Ganze“ – also den Gesamterfolg des Projektes – wahren. Wird an falscher Stelle gespart, kann eine momentane Einsparung größere Folgekosten und -Schäden nach sich ziehen.