Eine komplette Checkliste für Ihr DMS-Projekt

Bei der Einführung einer neuen DMS-Software gibt es viele Dinge zu beachten. Mit dieser Checkliste gelangen Sie schneller ans Ziel.

Wer sich für die Einführung eines neuen Dokumentenmanagement-Systems entscheidet steht vor der schwierigen Aufgabe die passende Lösung für sein Unternehmen zu finden. Viele wissen zu Beginn nicht einmal wonach Sie eigentlich genau suchen, sondern haben sich von den vermeidlichen Vorteilen hinreißen lassen. 

Was es alles im Vorfeld zu Ihrer DMS-Suche zu beachten gilt, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer klären. Wir haben Ihnen eine ausführliche Checkliste mit wichtigen Schritten für Ihr DMS-Projekt zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen wird Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen. 

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software, um besser verstehen zu können, warum all diese Schritte in der Checkliste notwendig sind. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? – Eine Definition 
• Technische Seite von DMS 
• Checkliste für Ihr DMS-Projekt 
• 1. Umfangreiche IST-Analyse 
• 2. Konkrete Ziele formulieren 
• 3. Anforderungen an das DMS formulieren 
• Fazit: Mit der Checkliste zum Erfolg

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und beschriebt die Organisation sämtlicher im Unternehmen umherlaufender Dokumente. Während diese in früheren Zeiten meist in analoger Form geleistet werden musste, hat das wachsende Aufkommen digitaler Dokumente ein digitales Dokumentenmanagement nötig gemacht. 

In modernen Unternehmen gehen heute täglich unzählige verschiedene Dokumente in verschiedenen Formaten mit unterschiedlicher Beschaffenheit und Inhalt umher. Allein ein- und ausgehende E-Mails die täglich produziert werden, nehmen kumuliert oft absurde Ausmaße an. 

DMS-Software zur Bewältigung der Dokumentenflut

Hier den Überblick zu behalten ist da nicht leicht. Aus diesem Grund setzen Unternehmen vermehrt auf softwareseitige Unterstützung, um dieser Dokumentenflut Herr zu werden – Dokumentenmanagement-Systeme. 

Diese Softwareanwendungen zentralisieren sämtliche Dokumente auf einer gemeinsamen Datenbank und speichern diese entsprechend ihres Inhaltes in einer vordefinierten Ordnerstruktur ab. So werden alle Dokumente zentral und revisionssicher gespeichert und sind allen Akteuren gleichermaßen zugänglich. 

Immer die richtige Version

Auf diese Weise gibt es immer nur eine valide Version eines Dokumentes, was Prozesse deutlich verschlankt und sicherer gestaltet. Ändert sich beispielsweise eine Bestellung, so haben alle Akteure direkt Zugriff auf das geänderte Dokument. DMS-Lösungen haben daher ein enormes Einsparungspotential für so gut wie jedes Unternehmen. 

Viele Kosten einsparen

Neben den Papier- und Druckkosten die mit dem digitalen Dokumentenmanagement eingespart werden können, werden auch durch die Beschleunigung und Automatisierung vieler Prozesse im Unternehmen Ressourcen freigesetzt. Diese können dann an anderer Stelle reinvestiert werden. Zudem werden physische Archive weitestgehend obsolet, was weitere Ressourcen freisetzt. 

Technische Seite von DMS

Aufgebaut sind Dokumentenmanagement-Lösungen zumeist aus verschiedenen Modulen, die allesamt einen bestimmten Aufgabenbereich abdecken. Je nach Bedarf des Unternehmens werden Module der Lösung hinzugefügt oder zunächst ausgeklammert. So wird eine DMS-Lösung zu einer durchaus individuellen Sache.

Klassische Module in einer Dokumentenmanagement-Software sind beispielsweise: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Des Weiteren wird bei DMS-Software unterschieden, auf welchen Servern diese betrieben wird, bzw. wo genau die Dokumente gespeichert werden. Klassischerweise erwirbt man die Software von einem DMS-Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall ist auch vom On-premise-Modell die Rede. 

In den letzten Jahren ist jedoch das Cloud-Computing immer beliebter geworden. Hier wird die Software über einen Internetzugang genutzt. Betrieben wird diese auf den Servern des Cloud-Anbieters, wo letztlich auch die Daten gespeichert werden. 

Checkliste für Ihr DMS-Projekt

Wie nun deutlich werden dürfte, unterschieden sich DMS-Lösungen teilweise elementar voneinander. Die richtige Lösung für seine Zwecke zu finden ist da kein leichtes Unterfangen. Daher müssen Unternehmen bereits vor der Suche nach einer passenden Lösung einige Schritte gehen, um sich während des Projektes nicht zu verirren. 

Wir zeigen Ihnen nun die wichtigsten Schritte, die Sie unbedingt vor der eigentlichen Implementierung der DMS-Software gehen sollten. Viele Projekt scheitern an zu schlampiger Vorbereitung und falschen Erwartungen an die Software. 

1. Umfangreiche IST-Analyse

Zu Beginn eines jeden Projektes steht eine umfangreiche Analyse der vorherrschenden IST-Situation. Für Ihr DMS-Projekt bedeutet dies, dass Sie die derzeitige Organisation Ihrer Dokumentenablage untersuchen müssen.

Doch nicht nur die Ablage steht dabei im Fokus, sondern auch die Wege, die ein Dokument beschreitet, ehe es dort landet. 

Kennzahlen ermitteln

Die Analyse der IST-Situation hilft Ihnen dabei herauszufinden, was aktuell in Ihrem Unternehmen besonders verbesserungswürdig ist, an welchen Stellen auffällig viele Ressourcen verschwendet werden.

Je mehr Kennzahlen sie an dieser Stelle ermitteln, desto genauer wird ersichtlich, nach was genau Sie eigentlich suchen. Zudem lässt sich das Projekt am Ende deutlich besser bewerten. 

2. Konkrete Ziele formulieren

Nach der IST-Analyse und der anschließenden Kritik der IST-Situation gilt es konkrete Ziele aus dieser abzuleiten. Hier werden die ermittelten Kennzahlen herangezogen und an Hand dieser, klare Ziele formuliert.

Dabei sollten die Ziele nicht einfach die Steigerung des Betriebsergebnisses oder Kosteneinsparungen vorsehen. 

Gute und schlechte Ziele

Vielmehr ist ein Ziel nach bestimmten Kriterien zu formulieren. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein. Demnach sähe ein Ziel beispielsweise so aus:

„Wir wollen mit der Einführung eines DMS die Druckkosten im gesamten Unternehmen innerhalb des ersten Jahres nach Einführung um 30% senken.“ 

In diesem Ziel finden sich all die zuvor beschriebenen Kriterien wieder. Nach einem Jahr kann das Ziel dann hinsichtlich seiner Erfüllung überprüft werden. Auf diese Weise entstehen viele weitere Ziele, die es Ihnen und später auch Ihrem Anbieter leichter machen, verstehen zu können was genau die DMS-Software leisten muss. 

3. Anforderungen an das DMS formulieren

Nach den unternehmerischen Zielen geht es an die Benennung von konkreten Anforderungen an das DMS. Hier muss zunächst entschieden werden, auf welche Art und Weise die Software erworben und betrieben werden soll. 

Stehen ausreichend Serverkapazitäten im eigenen Unternehmen zur Verfügung oder muss wohlmöglich nachgerüstet werden? Hier stellt sich auch die Frage ob eine Dokumentenmanagement-Software nicht vielleicht auch aus der Cloud bezogen werden kann. 

Des Weiteren ist aus technischer Perspektive darauf zu achten auf welcher/welchem

• Netzwerk
• Betriebssystem
• Datenbank 
• Mobiles Betriebssystem etc. 

Die Software betrieben bzw. installiert werden soll. Hinzu kommt der Funktionsumfang. Welche Funktionen sollen unbedingt mit dem System abgedeckt werden, welche wären nice-to-have und welche Funktionen werden gar nicht benötigt. 

Lastenheft erstellen

Die gesammelte Funktionsliste wird auf diese Weise priorisiert und in ein Lastenheft niedergeschrieben. Hier wird auch festgehalten, wie viele User vollen Zugriff auf das System benötigen und welchen beispielweisen nur lesenden Zugang zum DMS zu gewähren ist.

Mehrfach vom Lastenheft profitieren

Haben Sie all diese Faktoren ermittelt und in ein Lastenheft übertragen, steht Ihrer eigentlichen DMS-Suche nichts mehr im Wege. Ein detailliertes Lastenheft hilft jedoch nicht nur Ihnen bei der Suche, sondern auch Ihrem potentiellen Anbieter.

Diese kann deutlich besser nachvollziehen, was Sie mit Ihrem DMS erreichen wollen und dies bei der Implementierung des Systems berücksichtigen. 

Fazit: Mit der Checkliste zum Erfolg

Wer ernsthaft mit dem Gedanken spielt sich ein neues DMS-System anzuschaffen, kann sich auf diverse Vorteile und Einsparungen freuen. Gleichsam gilt es das Projekt jedoch gründlich vorzubereiten, da sich andernfalls die Vorteile schnell in Nachteile umkehren können. 

Eine DMS-Lösung muss zum Unternehmen passen, weshalb zunächst einmal sichergestellt werden muss, dass man weiß wonach man eigentlich sucht. Wer all zu schnell irgendeine Lösung wählt, nur um das Thema schnell vom Tisch zu haben, begeht einen großen Fehler. Vermeiden Sie diesen und nutzen Sie diese Checkliste zur Vorbereitung auf Ihr neues DMS.