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7 Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

Wir zeigen Ihnen die 7 wichtigsten Vorteile einer DMS-Lösung für Ihr Unternehmen. Warum Sie nicht auf derartige Systeme verzichten sollten, lesen Sie hier.

Unzählige Dokumente laufen jeden Tag in einem Unternehmen, ganz gleich welcher Brache dieses entstammt, umher. Oftmals sind gleich mehrere Stellen mit der Bearbeitung eines Dokumentes betraut und müssen sich somit untereinander koordinieren. 
Früher hieß dies, Kopien der neusten Version erstellen und an alle Beteiligten verteilen. Nach jeder Änderung des Dokumentes, galt es diesen Schritt zu wiederholen, bis ein Prozess in Gänze abgeschlossen ist und das Dokument archiviert werden kann. Physische Ordner werden angelegt und in einem Archiv für lange Zeit verstaut. 

Eine unglaubliche Papier- und Ressourcenverschwendung, die heute nicht mehr zeitgemäß ist. Wer heute noch nach diesem Schema arbeitet, wird sich vermutlich nicht lange am Markt halten können und wird schon bald von der Konkurrenz überrannt. Denn diese Arbeitsweise ist vor allem eins – ineffizient. 

Inhaltsverzeichnis

Wir wollen Ihnen an dieser Stelle einmal die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems näherbringen. Dabei wollen wir aufzeigen welchen konkreten Nutzen Sie aus derartigen Anwendungen für Ihren Geschäftsalltag ziehen können und wie Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig steigern können. 

Was ist DMS? – Eine Definition

Zunächst stellt sich die Frage, was genau Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) eigentlich sind. Das Dokumentenmanagement ist zunächst nichts anders als die Verwaltung, die Organisation und die Bereitstellung von allen unternehmensbezogenen Dokumenten. In der heutigen Arbeitswelt laufen unzählige Dokumente zur Bearbeitung verschiedenster Geschäftsprozesse umher. 

Es geht im Wesentlichen darum, diese ordnungsgemäß und effizient zu speichern, zu archivieren und für eine strukturierte Bearbeitung bereitzustellen. Da heute so gut wie alle Dokumente in digitaler Form umherlaufen, bedarf es einer digitalen Lösung zur Bewältigung dieser Aufgabe. Hier kommen Dokumentenmanagement-Systeme zu Tragen. 

Alles Daten auf einer zentralen Datenbank

Diese führen alle unternehmensbezogenen Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und machen sie so für alle Akteure im Unternehmen greifbar. Auf diese Weise arbeiten alle Stellen im Unternehmen mit denselben validen Dokumenten. Das führt letztlich dazu, dass Dokumente weniger fehlerbehaftet sind und deutlich schneller umherlaufen. 

Moderne DMS mehr als nur Verwaltungsprogramme

Doch das sind nur einige wenige Vorteile die eine derartige Anwendung mit sich bringt. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme decken weit mehr als nur die Speicherung und Organisation der Dateien und Dokumente ab. Vielmehr kommen durch die Weiterentwicklung dieser Systeme immer neue Funktionen zum Vorschein, die allesamt das Ziel verfolgen, das Unternehmen und dessen Prozesse effizienter zu gestalten. 

Warum ein DMS Sinn ergibt?

Gerade kleine Unternehmen stellen sich oft die Frage, ob eine ganzheitliche Softwarelösung für ihren alltäglichen Geschäftsablauf überhaupt eine sinnvolle Investition darstellen kann. Um eines vorweg zu nehmen, ja gerade kleine Unternehmen profitieren von einem DMS im besonderen Maß. 

Der erste Schritt in Richtung Digitalisierung

Oftmals stellt ein digitales Dokumentenmanagementsystem den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung eines Unternehmens dar. Das Management von Dokumenten und deren revisionssichere Archivierung betrifft so gut wie alle Unternehmen, ganz gleich welcher Größe und welcher Branche sie zugehörig sind. 

Werfen wir nun einen Blick auf die wesentlichen Vorteile eins Dokumentenmanagementsystem und stellen den konkreten Nutzen dieser Systeme in der Praxis heraus. Denn einer der grundlegendsten Vorteile eines DMS liegt in eben jener revisionssicheren Ablage und Speicherung von Dokumenten. 

1. Revisionssichere Ablage von Dokumenten

In Unternehmen laufen heutzutage unzählige Dokumente umher. Doch Dokument ist nicht gleich Dokument. Einige unterliegen gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen zur Speicherung und Aufbewahrung. So müssen beispielweise Rechnungsbelege gegenüber dem Finanzamt einen bestimmten Zeitraum lang vorgelegt werden können. 

Sich stetig ändernde Vorgaben

Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen hingegen in einem bestimmten Zeitraum wieder gelöscht werden und so weiter. Viele verschiedene Vorgaben ändern sich zudem von Zeit zu Zeit und müssen stetig berücksichtigt werden. 

DSGVO-konform agieren

All diesen Vorgaben zu entsprechen ist nicht immer leicht, jedoch kann es bei Missachtung dieser, zu empfindlichen Strafen kommen. Gerade im Zuge der DSGVO hat es zu Letzt einige prominente Fallbeispiele diesbezüglich gegeben. Löschfristen wurden nicht eingehalten oder es fehlt gar gänzlich an entsprechenden Konzepten und Instrumenten zu Löschung personenbezogener Daten. 

Aufbewahrungsfrist einhalten

DMS-Lösungen unterstützen bei der Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen idem sie beispielweise darauf hinweisen, wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und den Löschvorgang automatisch durchführen können. Andersherum können Dokumente mit einer Sperre zur Löschung versehen werden, wenn sie bestimmten Fristen unterliegen. 

Vollständigkeit der Daten wichtig

Auf diese Weise werden unbeabsichtigte Löschungen seitens der Anwender vermieden und man hat gegenüber dem Gesetzgeber immer alles parat. Dies verschafft einem Unternehmen die Sicherheit die es braucht, um sich dem eigentlichen Geschäft widmen zu können. 

2. Gemeinsam auf Dokumente zugreifen

Einer der wohl entscheidendsten Vorteile eines DMS ist der gemeinsame Zugriff auf alle Dokumente. Auf diese Weise können alle Akteure immer genau einsehen, wie es um den jeweiligen Status eines Dokumentes und den damit verbundenen Arbeitsprozess bestellt ist. Das bringt gleich mehrere Vorteile mit sich.

Fehler direkt vermeiden

Zum einen werden so verschiedene Versionen ein und desselben Dokumentes vermieden, die mitunter verschiedene Informationen in sich tragen. So werden Fehler vermieden und alle sind immer auf dem gleichen Informationsstand. 

Änderungen einfach nachvollziehen und kommunizieren

Ändert sich beispielsweise eine Bestellung nachträglich, so werden alle Akteure direkt darüber informiert und arbeiten nicht mit verschiedenen Bestelllisten. Die Informationen werden also deutlich schneller im Unternehmen verteilt und Prozesse somit nachhaltig beschleunigt. 

3. Workflows entstehen an vielen Stellen

Der gemeinsame Zugriff auf alle Dokumente ermöglicht auch die gemeinsame Zusammenarbeit an verschiedenen Prozessen und macht diese deutlich effizienter. So kann bereits bei Dateneingang ein entsprechender Workflow automatisch eingerichtet werden. 

Den Status immer im Blick

Jeder Akteur weiß dann genau, welche Schritte zur Bearbeitung eines bestimmten Prozesses noch nötig sind und kann nach Erledigung der eigenen Bearbeitung das Dokument zur Weiterverarbeitung freigeben. 

Schnelle und fehlerfreie Workflows

Fehler werden vermieden und Prozesse lassen sich schneller erledigen. Geht beispielweise ein Mail mit einer Bestellung ein, wird diese direkt an die entsprechende Stelle zur Prüfung weitergeleitet. Ist diese geprüft, kann sie direkt an die Disposition und an die Rechnungsstellung eskaliert werden. 

4. Kosten auf mehreren Ebenen einsparen

Der Grund warum ein DMS für viele Unternehmen so verlockend ist, hängt maßgeblich mit dem massiven Einsparungspotential dieser Systeme zusammen. Zunächst einmal das Offensichtliche - mit einer digitalen Dokumentenmanagement-Lösung lassen sich Papier- und Druckkosten einsparen. 

Archive und Drucker antiquiert

Durch die digitale Archivierung werden diverse Kopien, Ausdrucke und verschiedene Versionen in Papierform gänzlich obsolet. Das spart neben den Papier- und Druckkosten auch Ausgaben für weitere Büromaterialien wie Aktenordner aber auch Lagerräume für diese ein. 
Physische Archive werden ebenfalls nicht mehr in dem Umfang benötigt, was wiederum einen immensen Kostenfaktor darstellen kann. 

DMS spart Zeit und damit Geld

Auf anderer Ebene spart ein DMS extrem viel Zeit ein. Viele Prozesse lassen sich in Workflows überführen, teilweise automatisieren und deutlich schneller erledigen, als zu vor. Diese Entlastung setzt Ressourcen frei, die an anderer Stelle eingesetzt oder eingespart werden können. Das stellt dann eine weitere Kosteneinsparung dar. 

5. Wissen archivieren und weitergeben

Viele DMS-Lösungen verfügen heute über ein modernes Wissensmanagementsystem. Mit diesen ist es möglich das unternehmenseigene Wissen zu archivieren, aufzubereiten und für die Anwender bereitzustellen. 

Wissenstransfer muss gelingen

Allzu oft kommt es vor, dass wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, mit ihm ein enormer Stamm an Wissen geht. Dieses Wissen sollte jedoch archivierbar und somit weitergebbar sein. Daher ein gezieltes Wissensmanagement. 

Inhalte schnell verstehen können

Mit einem DMS lassen sich alle Prozesse, alle Vorgänge und letztlich alle unternehmensbezogenen Daten schnell und einfach nachvollziehen. Mit einfachen und schnellen Suchfunktionen, finden Akteure genau das wonach sie suchen. 

Mitarbeiterfragen schnell beantworten

Anwender können über das System auch Fragen an die Kollegen stellen, die dann von diesen beantwortet werden können. Das neugewonnene Wissen wird dann ebenfalls wieder archiviert und steht nachfolgenden Fragern zur Verfügung.

6. Personal finden und verwalten

Ein DMS kann massiv dazu beitragen, den Such- und Einstellungsprozess von Bewerbern maßgeblich zu vereinfachen. Meldet beispielsweise eine Abteilung einen Bedarf an einem neuen Mitarbeiter an, so wird dazu einfach im System ein entsprechendes Anforderungsprofil angelegt und abgeschickt. 

Automatisierte Workflows

Das Management prüft diesen Antrag und gibt ihn, wenn gewollt, frei. Daraufhin wird automatisch eine Stellenanzeige mit aus dem Anforderungsprofil erstellt und auf der eigenen Website oder auch auf anderen Portalen veröffentlicht. 

System sucht eigenständig nach Termin

Die nun eingehenden Bewerbungen können von den Entscheidern geprüft und bewertet werden. Erst wenn alle Beteiligten ihr OK gegeben haben, sucht das System nach einem geeigneten Termin in den Kalendern der Akteure und lädt den Bewerber ein. Soll dieser dann eingestellt werden, können ausgehandelte Konditionen direkt in seinen Arbeitsvertrag übernommen werden. 

Aufbewahrungsfirsten einhalten

Der gesamte Prozess der Bewerbung und Einstellung verkürzt sich auf ein Minimum. Zudem kann das System eigenständig dafür sorgen, dass die Bewerbungsunterlagen im gesetzlich vorgesehenen Zeitraum gelöscht werden.

7. ECM – die neue Generation

Dokumentenmanagementsysteme können heute weit mehr als nur Dokumente an Hand ihrer Metadaten zuordnen und archivieren. Vielmehr geht es heute um die konkreten Inhalte eines Dokumentes. Aus diesem Grund ist mittlerweile oftmals auch von Enterprise-Content-Management - kurz ECM - die Rede. 

Inhalte rück in den Fokus

Beim Enterprise-Content-Management geht es daher nicht einfach nur um das Dokumentenmanagement, also vielmehr um die

  • Erfassung
  • Speicherung
  • Verwaltung
  • Ausgabe 
  • und Bewahrung

von Content. Neben dem bloßen Dokumentenmanagement, geht es also auch um das Wissensmanagement oder auch um das Workflow-Management. Die Inhalte sollen für jedem im Unternehmen schnell und einfach auf einer übersichtlichen Datenbank bereitgestellt werden. 

Fazit – Mehr als nur Dokumente speichern

Moderne DMS-Lösungen sind weit mehr also nur Softwareprogramme zur Speicherung und Verwaltung von Daten und Dokumenten. In den letzten Jahren haben sich immer weitere Funktionen und Automationen rund um das Dokumentenmanagement entwickelt.

Inhalte werden wichtiger

Dabei rücken die Inhalte immer weiter in den Fokus. Moderne Systeme sind dazu in der Lage die Inhalte zu verstehen und entsprechend zuzuordnen. Auch physische Dokumente lassen sich mittels OCR auslesen und in das System überführen. 

Kosten sparen und Fehler reduzieren 

Letztlich lassen sich mit einem DMS viele Kosten im Unternehmen einsparen und auch Prozesse werden mit diesen Lösungen einfacher, schneller und vor allem weniger fehleranfällig. 

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