Die E-Signatur: Digitalisierung, Compliance und Remote Work

Ein Interview mit dem DMS-Experten d.velop und der Swisscom Trust Services beleuchtet den Stellenwert von Compliance im Dokumentenmanagement.

Im Zuge der stetig voranschreitenden Digitalisierung sind immer mehr Unternehmen darauf bedacht, ihr Geschäftsaktivitäten auch im digitalen Raum rechtsgültig abzusichern. In einem aktuellen Interview mit Christina Thesing vom Schweizer Compliance-Experten Swisscom Trust Services und Marco Schmid von d.velop auf IT-Zoom werden Haftungsrisiken und der Stellenwert der E-Signatur im Mittelstand thematisiert.

Die E-Signatur

Sowohl der Schutz vor Haftungsrisiken als auch die voranschreitende Digitalisierung seien enorme Treiber für den Einsatz der elektronischen Signatur, so Thesing. Die elektronische Signatur reduziere zudem Bottlenecks und verhindere Medienbrüche, was für eine ganzheitliche Digitalisierung von großer Relevanz sei, wir Schmid herausstellt.

Anforderungen an die E-Signatur

Die grundsätzlichen Anforderungen an eine qualifizierte E-Signatur seien branchenübergreifend gleich. Abweichungen gäbe es jedoch in der operativen Abläufen der Unternehmen. Daher bedürfe es einer Vorab-Prozessberatung, um herauszustellen, wie sich bestehende Prozesse digital abbilden lassen, wie Thesing aufgreift.

d.velop und die sichere, digitale Signatur

DMS-Experte d.velop ergreift zahlreiche technische Maßnahmen, um die Sicherheit der elektronischen Signatur zu gewährleisten. So werde beispielsweise jedes Mal ein Zertifikat erzeugt, welches dann in das zu signierende Dokument eingebettet wird.

Reduzierung des manuellen Aufwandes 

So sei das Dokument bereits ab der ersten Signatur integritätsgeschützt. Käme es zu nachträglichen Änderungen am Dokument, so werde die Signatur automatisch ungültig.  Zudem ließe sich jede Änderung am Dokument nachvollziehen, sodass das Paraphieren und manuelle Prüfen bei Rücksendung eines signierten Vertrages entfallen.

DMS, Remote Work und Homeoffice 

Thesing bezeichnet ein Dokumentenmanagement- oder Content-Services-System als Basis für die Digitalisierung geschäftlicher Prozesse. Auch bei modernen Arbeitsmodellen wie Remote Work oder Homeoffice spielt ein digitales Dokumentenmanagement eine entscheidende Rolle.

„Es ermöglicht das sichere, gemeinsame Arbeiten von überall aus durch einen zentralen digitalen und schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente. (…) Nur Unternehmen, die es schaffen, Routineaufgaben zu automatisieren und so Kosten zu senken, schaffen sich die Zeit und weitere Ressourcen für die Erschließung neuer Märkte. Ein DMS ist hierfür unverzichtbarer Bestandteil.“, so Thesing (vgl. it-zoom.de, 07.05.2021).