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Gezieltes Workflow Management mittels DMS-Software

Mit Hilfe einer DMS-Software lässt sich das Workflow Management maßgeblich optimieren. Wie, erfahren Sie im Folgenden.

Workflows spielen in vielen Bereichen unseres Arbeitsalltags eine große Rolle. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn es um die Optimierung bestehender Prozesse geht.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden näher mit Workflows auseinandersetzen und aufzeigen, wie eine DMS-Software Prozesse des Workflow Managements optimieren kann. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich genau bei einer DMS-Software bzw. auch einem Workflow handelt. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Eine Definition

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Anwendungssoftware zur Verwaltung digitaler Dokumente

Arten von Dokumenten

Häufig wird mit dem Begriff „Dokumente“ im allgemeinen Sprachgebrauch ein Textdokument gleichgesetzt. Tatsächlich umfasst ein Dokument im betrieblichen Kontext jedoch vielmehr. So zählen beispielsweise auch 

  • Grafiken 
  • Bilder 
  • Video-Aufnahmen 
  • Audio-Aufnahmen 
  • CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
  • Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange) 

Zu den Dokumenten, die tagtäglich in vielen Unternehmen anfallen. All diese Dokumente lassen sich in digitaler Form mithilfe einer DMS-Software verwalten. 

Aus analog wird digital 

Doch was, wenn diese Dokumente teilweise noch in analoger Ausführung vorliegen? Mithilfe eines OCR-fähigen Scanners lassen sich analoge Dokumente digitalisieren.

Dabei wird nicht nur ein Abbild des Dokumentes gefertigt, sondern auch dessen Inhalt erfasst. Das Akronym „OCR“ bezeichnet dabei Optical Character Recognition – zu Deutsch die optische Zeichenerkennung.

Bei Scanvorgang erkennt der Scanner jeden einzelnen Buchstaben, jede einzelne Ziffer als solche. Auf diese Weise erhalten Unternehmen nach dem Digitalisierungsvorgang vollwertige, digitale Dokumente. 

Es wird deutlich, dass es sich bei einer DMS-Software um eine hilfreiche Verwaltungssoftware von Dokumenten im digitalen Zeitalter handelt. Doch was ist unter einem Workflow zu verstehen. 

Workflows: Definition und Abgrenzung zu Geschäftsprozessen

Oftmals werden Workflows im allgemeinen Sprachgebrauch mit Geschäftsprozessen gleichgesetzt. Grundsätzlich lassen sich diese beiden Begriffe jedoch voneinander differenzieren.

So handelt es sich bei einem Workflow microtech.de zufolge um die Automatisierung eines Geschäftsprozesses. Aus diesem Grund sollen zunächst Geschäftsprozesse näher beleuchtet werden. 

Geschäftsprozess: Eine Definition

Jeder Geschäftsprozess setzt sich aus mehreren Unterprozessen zusammen, welche alle ein bestimmtes Ergebnis liefern (sollen) und alle jeweils über einen Start- und Endzeitpunkt verfügen.

Diese Charakteristika fallen unter die sogenannte Prozessebene eines Geschäftsprozesses. Darüber hinaus gibt es jedoch auch noch eine Aktivitätsebene. Diese umfasst alle Aktivitäten, derer es zur Bearbeitung eines einzelnen Prozesses bedarf. 

Workflow: Eine Definition

Der Begriff Workflow hat sich im Deutschen eingebürgert und ist mittlerweile auch im Duden eingetragen. Wörtlich lässt sich dieser Terminus mit „Arbeitsablauf“ oder auch „Arbeitsfluss“ übersetzen. 

Es gibt zwei gängige Definitionen dieses Begriffes. 

Zum einen beschreibt ein Workflow im Bereich der Elektronischen Datenverarbeitung (EDV) den Arbeitsablauf von Computerprogrammen. 

Zum anderen kann es sich jedoch auch um die möglichst effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen innerhalb von Organisationen handeln. 

Der Stellenwert von Automatisierungen

An dieser Stelle kommt auch die Automatisierung ins Spiel, die eine größtmögliche Effizienz gewährleisten soll.

Damit eine Automatisierung möglich ist, werden die Aktivitäten eines Geschäftsprozesses in möglichst kleine Arbeitsschritte unterteilt, sodass diese softwareseitig abgebildet werden können. 

Vorteile einer DMS-Software für das Workflow Management

Der Einsatz einer DMS-Software für diese Zwicke bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. 

Reduzierter Arbeitsaufwand

So wird durch den Einsatz eines DMS mit entsprechend integrierten Automatisierungen der administrative Arbeitsaufwand erheblich reduziert.

Da administrative Tätigkeiten in vielen Bereichen durch das System abgewickelt werden können, erhalten Mitarbeiter freie Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben zuzuwenden.

Es werden also neue Ressourcen frei, die an anderer Stelle gewinnbringend eingebracht werden können. 

Transparente Arbeitsabläufe

Darüber hinaus wird durch den Einsatz einer Softwarelösung ein hohes Ausmaß an Transparenz geschaffen. Die DMS-Software fungiert als zentraler Knotenpunkt für alle wichtigen Dokumente. Mitarbeiter können von überall aus im unternehmen auf diese Dokumente zugreifen.

Zudem lässt sich softwareseitig unmittelbar einsehen, welche Mitarbeiter mit welchem Arbeitsschritt beschäftigt ist und wie dessen Status ist. Ansprechpartner und Aufgabenbereiche sind somit klar definiert. 

Die wichtigsten DMS-Funktionen für das Workflow Management 

Damit Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren können, bedarf es einiger, konkreter Funktionen

Workflow-Designer

Ein integrierter Workflow-Designer unterstützt die Ersteller von Arbeitsabläufen softwareseitig. Mittels eines Workflow-Designers erhalten diese zunächst einen Überblick über alle im Unternehmen bereits etablierten Prozesse.

Auf Grundlage dessen kann dann festgelegt werden, welcher Mitarbeiter sich wann welchen Aktivitäten zuwenden soll. Aufgabenbereiche lassen sich dann über das System zuweisen. 

Aufbauend darauf kann dann mit der Modellierung des Workflows begonnen werden. Hier wird festgelegt, welche Systeme welchen Geschäftsprozess technisch unterstützen sollen.

In diesem Schritt wird der entsprechende Prozess dann auch in die kleinstmöglichen Schritte unterteilt, damit sich diese softwareseitig automatisieren lassen.

Der fertig gestellte Workflow lasst sich dann über die DMS-Software regelmäßig einsehen, überprüfen und bei Bedarf anpassen. 

Verarbeitungsregeln integrieren

Regeln spielen wie so oft auch im Bereich des Workflow Managements eine große Rolle. Mithilfe zentral gesteuerter Verarbeitungsregeln lässt sich eine Vielzahl von Prozessen gezielt automatisieren.

Durch die zentrale Ausrichtung und Einsehbarkeit behält dabei jeder Entscheidungsträger zu jeder Zeit den Überblick. 

Scripting-Möglichkeiten

Ein Skript bzw. Script ist in der IT eine kurze Abfolge von Befehlen, welche in einem bestimmten Programm ausgeführt wird. Skripte dienen der Automatisierung von Prozessen auf lokalen Computern, können aber auch beispielsweise für Konfigurationsaufgaben innerhalb der IT-Infrastruktur genutzt werden.

In der Regel handelt es sich bei Skripten um Textdokumente, welche in einer bestimmten Skriptsprache geschrieben werden. 

Nachvollziehbare Entscheidungswege

Wie ein früherer Stelle bereits erwähnt schafft Transparenz effizientere Arbeitsabläufe. Aus diesem Grund sollte eine DMS-Software für das Workflow Management Entscheidungswege nachvollziehbar darstellen.

So kann jeder beteiligte Entscheidungsträger zu jeder Zeit einsehen, welche Entscheidung von welchem Akteur getroffen wurde oder welchen Status eine konkrete Aufgabe aktuell hat.

Auf diese Weise lässt sich der Fortschritt eines Arbeitsablaufes zu jeder Zeit softwareseitig nachvollziehen. 

Individuelle Formulare

Es kann durchaus vorkommen, dass trotz Verwendung eines branchenspezifischen Systems nicht alle benötigten Formulare im DMS vorhanden sind. Ein Formulardesigner kann hier Abhilfe schaffen, denn er ermöglicht die schnelle und gezielte Erstellung individueller Formulare.

Einige DMS-Software-Systeme verfügen zudem über die Möglichkeit, Teilformulare zu erstellen und zu verwenden. 

Eigene Skripte in Formulare integrieren 

Bei hochgradig individuellen Anforderungen kann es zudem von Vorteil sein, wenn sich eigene Skripte und Formulare in die DMS-Software integrieren lassen. Auf diese Weise erhalten Unternehmen maximale Flexibilität. 

Fazit: Effizientere Workflows dank DMS-Software

Es wird deutlich, dass die Einführung einer DMS-Software für das Workflow Management zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Welche Funktionen dabei eine besonders große Rolle spielen, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes mit konkreten, spezifischen Anforderungen ist daher unabdingbar, um ein geeignetes DMS zu identifizieren, welches einen größtmöglichen Mehrwert für das Unternehmen darstellt. 

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