E-Rechnungen mit windream validieren und archivieren

Neue windream-Lösung unterstützt die Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen gemäß EU-Norm.

Die windream GmbH hat ihr Produktportfolio im ersten Quartal 2021 um eine Lösung erweitert, welche eine automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglicht.

ZUGFeRD- und XRechnungen verarbeiten

Diese unterstützt nun die Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungen gemäß EU-Norm. Eingangsrechnungen, die auf diesen Datenaustauschstandards basieren, können nun von Anwendern validiert und in der windream ECM-Software sicher archiviert werden.

Ablauf der Validierung 

Zunächst werden die elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) bei der Validierung technisch geprüft. Bei vorhandenen Fehlern werden aussagekräftige, detaillierte Berichte im HTML-Format erstellt. Auf diese Weise ist es dem Anwender möglich zu entscheiden, ob die Rechnung abgelehnt und an den Absender zurückgeschickt oder akzeptiert wird.

Wird sie akzeptiert, gelangt sie gemeinsam mit dem Prüfbericht und dem originalen PDF-Dokument in windream. Dabei werden die darin enthaltenen Informationen in windream zur Indexierung genutzt.

„Im Gegensatz zu gescannten oder einfachen PDF-Rechnungen liegen bereits sämtliche buchungsrelevante Informationen als XML-Datei vor. Dies gewährleistet eine schnellere Bearbeitung, kürzere Durchlaufzeiten und somit bessere Möglichkeiten, Skontooptionen zu nutzen“, so Werner Schlieper, Leiter Produktmanagement der windream GmbH (vgl. Presseinformationen der windream GmbH, 01.03.2021).

Öffentliche Verwaltung: Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung

Die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung des Bundes ist gemäß E-Rechnungs-Gesetz vom 18. Oktober 2017 seit 27.11.2020 verpflichtend. Das heißt, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als Rechnungsempfänger grundsätzlich nur noch in elektronischer Form nach dem Datenformat „XRechnung“ auszustellen und zu übermitteln sind.