Dokumentenmanagement im Homeoffice

Rund dreiviertel aller Arbeitnehmer arbeiten im Zuge der Corona-Pandemie von zu Hause aus. Doch was bedeutet das für das Dokumentenmanagement der Unternehmen?

Alle Dokumente zentral auf einer gemeinsamen Datenbank, schnelle Workflows und schnellerer Informationsfluss; all das sind Gründe warum sich Unternehmen für die Implementierung einer DMS-Software entscheiden.

Doch was, wenn die ganze Technologie obsolet wird, wenn die Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt werden? Dann heißt es Möglichkeiten zu schaffen, damit die eigene Belegschaft das System auch von zu Hause aus erreichen kann.

Viele Unternehmen geraten ins Hintertreffen 

Diese Möglichkeiten haben längst nicht alle Unternehmen, bzw. haben sie sich im Vorfeld nur unzureichend um eben jene gekümmert. Jürgen Böhm, Geschäftsführer der Berliner GSE GmbH ist froh darüber, dass man in seinem Unternehmen schon im Vorfeld auf derartige Strukturen setzte: 

„Auch wir waren durch den Lockdown gezwungen, unsere Abläufe stärker ins Homeoffice zu verlagern. Hierbei war von unschätzbarem Vorteil, dass wir die Abläufe und Prozesse längst mit unseren eigenen Produkten Archiv Plus (Dokumentenmanagement) und eCom Plus (Rechnungsversand- und Empfang via E-Mail und Fax) organisiert hatten.“ – Jürgen Böhm, Geschäftsführer der GSD GmbH auf it-zoom.de 

Alle Vorgänge digital abbilden

Dank der unkomplizierten Integration eines Dokumentenmanagement-Systems konnten alle Geschäftsvorgänge digital abgebildet werden. 

„Unser DMS unterstützt alle Schnittstellen­techniken, die beim Kunden die Integration in seine vorhandene IT-Infrastruktur erleichtern. Dabei ist es völlig egal, ob es sich um Windows-, IBM-i- oder Web- bzw. Cloud-Plattformen handelt“ – ebd.

Augen auf der der DMS-Auswahl 

Daher ist es wichtig, bei der Auswahl einer DMS-Software darauf zu achten, ob diese mobiles Arbeiten unterstützt. Auch ohne die Corona-Pandemie wird dies zunehmend wichtiger, wie diverse Studien derzeit belegen. 

Wer sich also auf die Suche nach einer passenden DMS-Software begibt, sollte sicherstellen, dass diese allen modernen Ansprüchen entspricht. Am Markt finden sich zahlreiche DMS-Lösungen, die dazu in der Lage sind.