Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement

Wie künstliche Intelligenz dabei helfen kann, wichtige Informationen besser nutzbar zu machen, erfahren Sie hier.

Künstliche Intelligenz (KI) ist in Zeiten der digitalen Transformation zunehmend ein Thema. Erst vergangene Woche gingen Berichte über die Nutzung künstlicher Intelligenz im Sport durch die Medien.

So ist es beispielsweise in den Vereinigten Staaten bereits seit einige Zeit Gang und Gäbe, beim Recruiting neuer Sportler auf die Macht der künstlichen Intelligenz zu vertrauen. Doch was versteht man eigentlich unter künstlicher Intelligenz? 

„Eine immer noch griffige Definition entstand bereits in den 1980er-Jahren: KI ist die Lehre darüber, wie man Maschinen Dinge beibringen kann, die der Mensch selbst derzeit noch besser beherrscht.“ (vgl. cloudcomputing-insider.de, „Die Bedeutung von KI im Dokumentenmanagement). 

Der grundlegende Hintergedanke scheint deutlich: Wenn eine Maschine die Tätigkeit eines Menschen erfüllen kann, wird dessen Arbeit nicht mehr benötigt und muss dementsprechend nicht entlohnt werden. Doch das ist nur eine Seite der Medaille.

Die Maschine als besserer Mensch? 

Die Definition aus den 1980er Jahren stößt insofern an seine Grenzen, als dass KI mittlerweile Dinge leisten kann, die ein einzelner Mensch niemals stemmen könnte. Die Auswertung umfangreicher Datensätze geht mit modernster KI Technologie in Sekundenschnelle. 

KI erkennt komplexe Zusammenhänge

Handelt es sich hier also um einen evolutionären Prozess, an dessen Ende KI der bessere Mensch ist? In Bezug auf die Auswertung großer Mengen an Information sowie der Erkennung relevanter Zusammenhänge ist dies mit Sicherheit bereits der Fall. Diese Eigenschaft können wir uns vor allem im Bereich des Dokumentenmanagements zu Nutze machen. 

Künstliche Intelligenz im DMS 

KI könnte zukünftig dabei helfen, mit dem DMS verwaltete Informationen besser nutzbar zu machen. Zu einem gewissen Ausmaß sehen wir dies bereits in der Praxis. Intelligente DMS Lösungen sind beispielsweise in der Lage, eingehende Dokumente in Formularform zu verstehen und automatisch zuzuordnen.

Der nächste Schritt ist die Erkennung von Dokumenten, welche in freier Textform erstellt wurden. Lernt die Maschine bestimmte Schlüsselwörter, kann auch ein frei verfasstes Dokument mit einer hohen Wahrscheinlichkeit richtig zugeordnet werden. 

KI im Personalwesen

Auch im Bereich des Personalwesens hat KI durchaus Potenzial, durch eine schnelle Analyse der Skillsets sämtlicher Bewerber den potenziellen Mitarbeiter auszuwählen, dessen Fähigkeiten am besten das Anforderungsprofil der jeweiligen Stelle abdecken. Was hier jedoch fehlt, ist die menschliche Ebene.

Wie passt die Persönlichkeit des Bewerbers zum Rest der Belegschaft? Zwar mögen selbstlernende Algorithmen in der Lage sein, eigeneständig logisch sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Aus menschlicher Perspektive sind diese jedoch nicht automatisch nachvollziehbar. 

Noch fehlt es KI an „gesundem Menschenverstand“ 

Die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen, die mittels KI getroffen werden, ist eine so große Herausforderung der heutigen Zeit, dass sie sogar schon ihren Weg in die Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) geschafft hat.

KI und die DSGVO

Die seit Mai 2018 geltende Verordnung verlangt, dass sämtliche Entscheidungen, welche Personen beinträchtigen könnten, nicht ausschließlich auf Basis einer automatisierten Verarbeitung gefällt werden dürfen (vgl. cloudcomputing-insider.de). Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es also noch nicht vertretbar, blind auf KI zu vertrauen. 

Die Zukunft von KI

Wir sind gespannt darauf, wie die Wissenschaft dieses Problem in Zukunft adressieren wird. Solange KI der neuen Generation jedoch noch Zukunftmusik ist, werden Unternehmen um eine manuelle Nachkontrolle wohl nicht herum kommen.