DMS der neuen Generation

Die Vorteile von Cloud-basierten DMS-Lösungen

Die Cloud – ein allgegenwärtiges Thema. Unternehmen greifen auch bei der Wahl eines geeigneten DMS Systems zunehmend auf Cloud-basierte Lösungen zurück. Doch was sind die Vorteile von Cloud-basierter DMS Software? 

Im Bereich der Unternehmenssoftware sind Cloud-Lösungen auf dem Vormarsch. Dies hat unter Anderem damit zu tun, dass sich die Art, auf die wir in Zeiten der digitalen Transformation arbeiten, ändert. Dabei gewinnt die mobile Arbeit einen immer höheren Stellenwert. Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, auch auf dem Weg zum Kunden aktuelle Verträge einzusehen oder ggf. im Homeoffice ihrer Tätigkeit nachzugehen. 

Cloud DMS Software schont Ressourcen 

Ein wesentlicher Unterschied zu „herkömmlichen“ Systemen ist, dass Cloud-Lösungen mittels externer Rechenzentren betrieben werden. Diese Lösungen eignen sich beispielsweise insbesondere für Unternehmen, die nicht über die nötigen Ressourcen verfügen, das System selbst zu verwalten bzw. diese nicht aufbringen wollen. So entfällt eine gegebenenfalls aufwendige Installation auf dem eigenen System. Auch trägt das Unternehmen keine Verantwortung für Instandhaltung oder regelmäßige Aktualisierungen der Software. 

Cloud Provider verfügen über das nötige Know-How für Ihre DMS Software

Provider Cloud-basierter DMS Software verfügen üblicherweise über umfangreiche, fachliche Expertise in ihrem Bereich. Das bedeutet, dass sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um Sicherheit, Stabilität und Verfügbarkeit der DMS Software zu gewährleisten.  Somit handelt es sich nicht nur um die DMS Software selbst, sondern um einen rundum DMS Service, der im monatlichen Festbetrag enthalten ist. Hinzu kommen die (meist) geringen monatlichen Kosten pro User, die in keinem Verhältnis zu den Anschaffungs- bzw. Implementierungskosten herkömmlicher DMS Software stehen. Somit stehen dem Unternehmen die finanziellen Mittel an anderer Stelle zur Verfügung.

Hohe Flexibilität mit Cloud-basierter DMS Software 

Ein weiterer Vorteil, welcher Cloud-basierte DMS Lösungen von herkömmlichen Varianten unterscheidet, ist der Hohe Grad an Flexibilität. Anwender einer Cloud-basierten DMS Lösung können rund um die Uhr und unabhängig von ihrem Standort auf das System zugreifen. Dies ist vor allem für mobil bzw. gelegentlich im Außendienst oder Auslandseinsatz arbeitenden Mitarbeiter von Vorteil. Doch auch Kollegen, welche vor Ort im Unternehmen tätig sind, profitieren vom in Echtzeit stattfindenden Informationsaustausch (vgl. logicaldoc.com). Kommt es zu einem effizienten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens, können auch Kundenwünsche optimal und zeitnah erfüllt werden. 

Neben lokaler und zeitlicher Flexibilität bietet die Cloud auch viel Spielraum, was Speicherplatz betrifft. Während eigene Server irgendwann ihr mögliches Pensum erreicht haben, gibt es bei Cloud DMS Lösungen üblicherweise nach oben keine nennenswerten Grenzen. Zu beachten ist hier lediglich, dass mit benötigtem Speicherplatz in den meisten Fällen auch die monatlichen Kosten wachsen. 

Cloud DMS - eine schnellere Umsetzung 

Unmittelbar an den geringeren Ressourcenaufwand gebunden ist auch die verhältnismäßig kurze Einführungszeit. Üblicherweise stehen Cloud Lösungen innerhalb kürzester Zeit nach Beauftragung dem Unternehmen zur Verfügung, da das Unternehmen selbst keine weiteren Anschaffungsmaßnahmen (wie Server etc.) treffen muss (vgl. amagno.de). 

Es wird deutlich, weshalb zunehmend mehr Unternehmen auf Cloud-basierte DMS Software setzen. 
Doch welche genauen Anforderungen haben Unternehmen an adäquate DMS Software, und wie bzw. mit welchen Funktionen lassen sich diese besonders mittels der Cloud umsetzen? 

Anforderungen an DMS Software aus der Cloud 

Cloud-basierte DMS Lösungen sind standardisiert. Da die individuellen Anpassungsmöglichkeiten oft vergleichsweise gering sind, ist es für Provider unabdingbar, Schnittstellen zu anderen gängigen, essentiellen Systemen zu schaffen. In der Regel werden Schnittstellen zu relevanten Systemen auch standardisiert mitgeliefert. Da so auch Dokumente aus vorhandenen Softwarelösungen mittels DMS Software verwaltet werden können, werden Datensilos bzw. generelle Dateiredundanzen minimiert. 

Die übersichtlicherer Ablage in einem zentralen System erleichtert folglich auch die Suche nach einem bestimmten Dokument. Zusätzlich kann die Suche noch durch eine modulübergreifende, zentrale Suchfunktion optimiert werden, die in sekundenschnelle alle Teilbereiche nach dem eingegebenen Begriff durchsucht. So wird es beispielsweise möglich, direkt alle relevanten Daten aus diversen Modulen zu einem bestimmten Geschäftspartner abzurufen – unabhängig davon, an welchem Speicherort diese ursprünglich abgelegt worden. 

Datenschutz bei Cloud-basierten DMS Lösungen

Ein weiterer Aspekt, welcher gerade in der heutigen Zeit in aller Munde ist, ist der Datenschutz. Viele haben bei diesem Thema in Verbindung mit der Cloud noch immer Vorbehalte. Wichtig ist es, sich vor einer Anschaffung ausgiebig über die für den jeweiligen Provider geltenden Datenschutzrichtlinien zu informieren – besonders, wenn dieser seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union und somit auch außerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO hat. Grundsätzlich gilt jedoch, dass große, international tätige Cloud Provider auch über die entsprechenden Ressourcen verfügen, ihre Rechenzentren rund um die Uhr professionell zu schützen. Letzten Endes ist es nur in ihrem eignen Interesse, ihre Server von Angriffen und somit vor potentiellen Datenlecks zu schützen. 

Zudem können Cloud-basierte DMS Lösungen selbst aktiv beim unternehmensinternen Datenschutz unterstützen. Dies ist beispielsweise insbesondere bei Dokumenten relevant, die Steuerdaten enthalten, die diese für einen definierten Zeitraum archiviert und im Anschluss daran gelöscht werden müssen. Es ist möglich, diese Fristen mithilfe einer Cloud-basierten DMS Lösung automatisiert einzuhalten. 

DMS Software aus der Cloud – Fazit 

DMS Software bringt viele Vorteile mit sich - Schneller, flexibler Zugriff, die gezielte Suche nach bestimmten Informationen, eine hohe Transparenz und Folge dessen auch ein optimierter Kundenservice. Wer Vertrauen in die Cloud hat und sich im Bereich DMS Software umorientieren möchte, sollte abwägen, ob eine Cloud-basierte DMS Software den nötigen Mehrwert für effizienteres Arbeiten und eine höhere Kundenzufriedenheit liefern könnte.