DMS Datenschutz
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Backup der DMS Daten als Rückversicherung für den Ernstfall

Regelmäßige Daten-Backups sind aus mehreren Gründen wichtig. Warum, erfahren Sie hier.

In einem Dokumentenmanagement System (kurz DMS) werden in der Regel alle unternehmensrelevanten Dokumente zentral verwaltet. So ist das System ein elementarer Bestandteil der IT Infrastruktur eines Unternehmens. Stellen Sie sich einmal vor, dieser Bestandteil würde von einem Tag auf den anderen aufgrund eines technischen Problems wegfallen. 

Auch, wenn es sich nur um eine kurzfristige Unterbrechung handelt, können diverse Angestellte in den meisten Abteilungen ihrer Arbeit nicht mehr nachkommen – eine teure Angelegenheit. Gehen wesentliche Daten gar dauerhaft verloren, steht das Unternehmen vor einer Katastrophe. 

Aus diesem Grund ist es unabdinglich, die im DMS verarbeiteten Daten bzw. Dokumente an anderer Stelle entsprechend zu sichern. Diese Thematik soll sich an späterer Stelle näher angenommen werden. Zunächst müssen einige Begrifflichkeiten geklärt werden, um diese kontextbezogen Einordnen zu können. 

Inhaltsverzeichnis

DMS Definition: Was ist ein DMS?

Ein DMS oder Dokumentenmanagement System ist der technische Ansatz zur Organisation sämtlicher unternehmensrelevanter Dokumente. Diese können sowohl in Form von PDF, Word oder Excel Dateien, aber auch beispielsweise Emails und deren Anhängen, vorliegen. Das DMS schafft so eine zentrale Datenbank, auf der Dokumente alle Formate zusammengeführt werden. 

Die Vorteile eines DMS 

Dies bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Zum einen arbeiten sämtliche Mitarbeiter mit ein und dem selben Informationsstand, welches Missverständnisse reduziert und folglich auch Fehlerquoten senkt. Zum anderen werden unter anderem durch eine höhere Transparenz Prozesse optimiert und beschleunigt. 
So kann ein korrekt eingesetztes DMS deutlich zur Effizienz des gesamten Unternehmens beitragen. 

Jeden Tag kommen beispielsweise im Rahmen des üblichen Tagesgeschäftes abhängig von der Größe des Unternehmens eine Vielzahl neuer Dokumente zusammen, welche dann in das DMS eingespielt werden. So wächst der Dokumentenbestand des DMS stetig, sofern nicht eine große Menge alter Dokumente gelöscht wird. 

Im Normalfall geschieht eine Löschung nicht einfach unbeabsichtigt, da entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um ein solches Szenario zu vermeiden. 

Was geschieht im Ernstfall? 

Beispielsweise hilft ein Rollenvergabe-System dabei, nur den Mitarbeitern die Berechtigung zum Löschen oder Exportieren von Dokumenten zu erteilen, die diese Funktionen zwangsläufig zur Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Dennoch kann es vorkommen, dass Daten verloren gehen: 
Sei es widererwartend doch durch eine unbeabsichtigte Löschung oder gar durch einen Brand im hauseigenen Serverraum.  

Damit in einem solchen Szenario der Betrieb nicht eingestellt werden muss, sollten regelmäßig Backups erstellt werden, welche die Dokumente zusätzlich an anderer Stelle sichern. 

Backup Definition: Was ist ein Backup? 

Grundsätzlich gesprochen steht der englische Begriff Backup im Deutschen für nichts anderes als eine Datensicherung. Dennoch hat sich das englische Wort auch bei uns mittlerweile weitestgehend durchgesetzt. 

In einfachen Worten besteht eine Datensicherung schlicht und ergreifend aus dem Kopieren von Daten, um diese im Falle eines Verlustes an anderer Stelle abgesichert zu haben und sie zurückführen zu können. Die Daten werden also auf einem externen Speichermedium in Form einer Sicherheitskopie abgelegt und können bei Bedarf so wiederhergestellt werden. 

Backups als elementarer Bestandteil des Datenschutzes

Auch, wenn das Thema Datensicherheit in den Augen vieler zunehmend an Komplexität gewinnt, handelt es sich bei einem Backup um einen der elementarsten, fundamentalsten Bestandteil der Datensicherheit. Wichtig ist, dass Daten extern, also in geographischer Unabhängigkeit zu den eigenen Räumlichkeiten, abgesichert werden. 

Daten in geographischer Unabhängigkeit sichern 

Nur so sind Daten beispielsweise im Fall eines Brandfalls abgesichert. Diese geographische Unabhängigkeit kann durch diverse Strategien erreicht werden. So greifen einige Unternehmen beispielsweise darauf zurück, Backup Daten auf einem externen Speichermedium in einem Bankschließfach zu lagern. 
Der Nachteil dieser Alternative ist jedoch, dass die Daten, sollten sie doch einmal benötigt werden, nicht direkt abrufbereit sind. 

Backups in der Cloud 

Sollen die Daten jederzeit, rund um die Uhr und standortunabhängig abrufbar sein, gibt es noch die Alternative, sie Online abzusichern. 
In diesem Fall werden die Dokumente in externen Rechenzentren gespeichert. Hat das Unternehmen eine entsprechende Größe erreicht, ist es zudem üblich, Backups auf diverse Rechenzentren zu verteilen. Regelmäßige Backups haben also einen enormen Stellenwert für die Datensicherheit in Unternehmen. 

Doch Firmen führen nicht nur aus eigenem Interesse Backups durch. Unternehmen sind in manchen Fällen sogar dazu verpflichtet, ihre Daten zu sichern – beispielsweise im Rahmen der gesetzlichen Vorschrift zur revisionssicheren Buchführung aus dem Handelsgesetzbuch. 

In diesem Fall geht es einfach ausgedrückt um das Gegenteil einer gesetzlichen Löschfrist. Daten müssen über einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden, welcher sich von einem Tag über drei bis sechs Monate bin hinzu mehreren Jahren erstrecken kann. 

DMS Backup Dokumentation

Da Backups von besonderer Relevanz für die Datensicherheit in Unternehmen sind, ist es ratsam, den genauen Ablauf eines Backups zu dokumentieren. Nur so kann auf Nachfrage nachgewiesen werden, dass das Unternehmen eine rechtmäßige Datensicherung betrieben hat. 

Diese Dokumentation beinhaltet auch die zu treffenden Maßnahmen, sowie Prioritäten für besonders zeitkritische Daten. Zudem sollte auf separatem Wege auch eine Dokumentation für Sicherung und Wiederherstellung angefertigt werden. 

Wie ein DMS bei der Dokumentation behilflich sein kann 

Ein DMS kann bei der Dokumentation selbst durchaus hilfreich sein. In einigen Systemen sind standardisiert bereits entsprechende Funktionen vorhanden. Anderenfalls können diese jedoch auch meistens via Add-Ons zusätzlich ergänzt werden. So lassen sich auch alle Dokumentationen zentral im DMS erstellen. 

Bei Bedarf können diese dann den entsprechenden Stellen vorgelegt werden, um die Rechtmäßigkeit der Datensicherung nachzuweisen. Dabei geht es auch darum, beweisen zu können, dass auf die ordnungsgemäße Einhaltung der Speicherdauer bzw. der Löschfristen geachtet wurde. 

Arten der Datensicherung

Im Bereich der Datensicherung unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Arten: Der Volldatensicherung, der differenziellen Speicherung und der inkrementellen Datensicherung. 

Die Volldatensicherung 

Bei einer Volldatensicherung werden die zu sichernden Daten vollständig auf entsprechende Speichermedien übertragen. Allein aus technischer Sicht ist diese Art der Datensicherung sehr leicht umzusetzen. Sie hat jedoch auch den Nachteil, dass sie enorm viel Speicherkapazität in Anspruch nimmt. 

Die differenzielle Speicherung

Bei einer differenziellen Speicherung erfolgt die Sicherung eines Teils des Datenträgers (oder des vollständigen Datenträgers) durch ein 1 zu 1 Abbild. So werden nicht nur die im DMS enthaltenen Daten gesichert, sondern auch das gesamte Dateisystem inklusive konfigurierter Benutzereinstellungen. 

Die inkrementelle Datensicherung 

Zu guter Letzt gibt es noch die inkrementelle Datensicherung. In dieser Art werden nur die Daten gespeichert, an denen seit dem letzten Backup Änderungen vorgenommen wurden. So wird ein wesentlich geringeres Speichervolumen als bei einer Volldatensicherung in Anspruch genommen. Technisch ist diese Methode jedoch deutlich aufwendiger. 

DMS Datensicherung:  Backupstrategien

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl verschiedener Backupstrategien. Dabei dürfte die sogenannte „First in, First out“ Strategie vermutlich eine der bekanntesten sein. Neigt sich der Speichervolumen des entsprechenden Speichermediums dem Ende zu, wird das älteste Backup, welches sich auf dem Medium befindet, gelöscht, um Raum für aktuelle Backups zu machen. 

Das sogenannte Generationenprinzip findet jedoch am häufigsten Gebrauch im Bereich der Datensicherung. In dieser Strategie werden in unterschiedlichen Abständen Backups auf diversen Speichermedien erstellt. 

So hat jede Backup-Frequenz ein designiertes Speichermedium: Auf einem werden tägliche Backups abgelegt, auf einem anderen alle wöchentlichen Backups und auf einem dritten Backups zum Monatsende. 

Über diese Strategien hinaus haben sich im Laufe der Zeit noch weitere entwickelt, die allesamt das Ziel verfolgen, Daten möglichst sicher für einen potenziellen, späteren Gebrauch abzulegen. 

So gibt es keine konkrete Antwort darauf, welche Backup Strategie die richtige für Unternehmen ist. Wichtig ist lediglich, dass Sie eine Methode finden, die sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt, ohne diesen zu behindern. 

Fazit: Sichere Backups mit dem DMS

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Dokumentenmanagement Systeme Unternehmen maßgeblich bei der regelmäßigen Durchführung von Datensicherungen unterstützen können. 

Hinzu kommt, dass Datensicherungen ein wichtiger Bestandteil der Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – sind. 
Durch den Einsatz eines adäquaten DMS schützen sich also Unternehmen nicht nur für den Ernstfall eines Datenverlustes, sondern handeln auch DSGVO-konform.

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