Rechtskonformität und revisionssichere Archivierung im DMS

Revisionssicherheit, Zweckgebundenheit & Recht auf Vergessenwerden: Wir beleuchten, wie ein DMS diesen Ansprüchen gerecht wird.

Spätestens seitdem die DSGVO und damit die darin definierten Datenschutzrichtlinien im Mai vergangenen Jahres endgültig in Kraft getreten sind ist das Thema Datenschutz in aller Munde. Zu jedem Preis soll vermieden werden, dass es zu Datenlecks kommt, die das gesamte Unternehmen in einem schlechten Licht darstellen. So mussten auch die DMS Software entsprechend der neuen Vorgaben angepasst werden. Wie diese im Detail aussehen, erfahren Sie im Folgenden.Im Artikel "3 Bereiche, in denen ein DMS DSGVO-Konformität gewährleistet" finden Sie zudem weiterüfhrende Informationen zum Thema. 

"Recht auf Vergessenwerden" im DMS

Das in der DSGVO definierte „Recht auf Vergessenwerden“ befasst sich mit einer Vielzahl von Maßnahmen, die getroffen werden müssen, sodass erhobene, personenbezogene Daten fristgerecht und ordnungsgemäß gelöscht werden. Demnach bezieht sich dies auch auf Dokumente im DMS, welche diese Art von Daten enthalten. Um dies zu gewährleisten, können im DMS automatisierte Prozesse eingerichtet werden, mittels derer Dokumente nach Ablauf der Frist ohne manuelle Vorkehrungen ordnungsgemäß gelöscht werden. 

Zweckgebundenheit der Daten im DMS 

Die DSGVO gibt zudem vor, dass personenbezogene Daten nur dann erhoben werden dürfen, wenn diese auch wirklich zwangläufig zur Erfüllung des Zwecks benötigt werden, aus dem sie erhoben werden sollen. Werden zusätzliche Daten erhoben, bedarf dies der expliziten Zustimmung der betroffenen Person. Diese hat zudem das Recht, die Zustimmung jeder Zeit zu widerrufen. Ist dies der Fall, müssen die Daten direkt, sprich ohne Vermeidbare Verzögerung, gelöscht werden. Bei großen Unternehmen, welche täglich eine Vielzahl von Anfragen diverser Kunden erhalten, kann dies schnell unübersichtlich werden. Auch hier kann ein DMS Abhilfe schaffen.  

Bedeutung einer Anbindung von DMS und CRM 

Ist eine Schnittstelle zwischen CRM und DMS eingerichtet, gestaltet dies den gesamten Prozess deutlich transparenter. Sofern eine Anfrage über das Portal oder via Email eingeht, kann der Status des jeweiligen Kunden im CRM geändert werden, welchen den zuständigen Akteure informiert, die Daten im DMS ordnungsgemäß zu löschen. Dieser Prozess kann ebenfalls automatisiert werden. 

In Zusammenhang mit der DSGVO ist auch oftmals von einer revisionssicheren Archivierung die Rede.Doch was ist im Detail unter dem Begriff „revisionssicher“ zu verstehen? 

Revisionssichere Archivierung mittels DMS 

Auffindbar, sicher, unveränderbar: Revisionssicherheit bedeutet im Wesentlichen, dass die im System vorgehaltenen Daten nicht nachträglich abgeändert werden können. Somit sollen sie vor einer späteren Manipulation im Archiv geschützt sein (1).

In Zusammenhang mit DSGVO-konformen Dokumentenmanagementsystemen ist häufig auch von einer revisionssicheren Ablage, revisionssicheren Archivierung oder schlichtweg Revisionssicherheit die Rede. Unternehmen auf der Suche nach einem DMS sollten sich im Vorab darüber informieren, wie potenzielle Anbieter dies umsetzen und ob Dokumente in der Lösung revisionssicher abgelegt werden können. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie auch im Artikel "Rechtskonformität und revisionssichere Archivierung im DMS". 

Quellen 

1. starfinder-dms.de, abgerufen: 12.2019.