Was ist lokale DMS-Software?

Erfahren Sie alles wichtige zum Thema DMS-Software und dem On-Premises Nutzungs-und Lizenzmodell.

Für viele Unternehmen ist die Einführung einer DMS-Software der erste Schritt in Richtung digitaler Strategie. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Eine Digitalisierung alter, sich häufender Ordner voller unsystematisch abgelegter Dokumente kann schnell zu deutlich spürbaren Optimierungen im Tagesgeschäft führen.

Doch wie gelingt das „Projekt-DMS-Einführung?“

Ein wesentliches Kriterium für ein erfolgreiches DMS-Projekt ist die Wahl der richtigen DMS-Software. Bei spielt das Nutzungs- und Lizenzmodell für die allermeisten Unternehmen eine große Rolle. Im Wesentlichen ist hier zwischen On-Premises Lösungen oder Cloud-basierter Software zu unterscheiden.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit On-Premises Lösungen auseinandersetzen und aufzeigen, wodurch diese sich im Gegensatz zur Cloud auszeichnen. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Ein Überblick 
• Was ist On-Premises DMS-Software? 
• Implementierung einer lokalen DMS-Software
• Wartung und Instandhaltung einer On-Premises DMS-Software
• Vor- und Nachteile lokaler DMS-Software
• Fazit: Nutzungs- und Lizenzmodell hat großen Einfluss 

DMS-Software: Ein Überblick

„DMS“ ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dabei umfasst der Begriff „Dokument“ nicht nur Open Office- oder Word-Dateien, sondern beispielsweise auch 

• Bild-Dateien 
• Grafiken 
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• Video-Clips 
• Formulare (beispielsweise aus EDI)

So dient eine DMS-Software dazu, alle im Unternehmen anfallenden Dokumente zentral an einer Stelle zu verwalten. 

Anbindungen an andere Systeme

Über entsprechende Anbindungen zu anderen Anwendungen wie CRM- und ERP-Software entsteht so eine ganzheitliche IT-Infrastruktur, die Prozesse ohne Medienbrüche abbilden kann und so einen durchgehenden Informationsfluss gewährleistet.

Alle wichtigen Dokumente sind so zu jeder Stelle an jeder relevanten Stelle abrufbar. 

Unterschiedliche nutzungs- und Lizenzmodelle 

DMS-Software unterscheidet sich unter anderem durch das jeweilige Nutzungs- und Lizenzmodell.

Dabei bilden lokale on Cloud-basierte Systeme jeweils sich gegenüberstehende Extreme. Gehostete DMS-Software sowie hybride Systeme liegen zwischen beiden Formen. 

Was ist On-Premises DMS-Software?

Der englische Vorsatz „On-Premises“ bedeutet wörtlich übersetzt soviel wie „auf dem Gelände“. Hierbei handelt es sich also um Software, die auch auf dem Betriebsgelände des jeweiligen Unternehmens betrieben wird. Sämtliche Hardware, die für den Betrieb der DMS-Software erforderlich ist, befindet sich also im Besitz des Unternehmens. 

Damit einher gehen sowohl die volle Kontrolle über als auch die volle Verantwortung für das System mit all seinen Komponenten. 

Lokal vs. Cloud

Dies ist bei Cloud-basierter DMS-Software nicht der Fall. Hier wird die Hardware durch den Anbieter der Software bereitgestellt. Etabliert haben sich im Bereich der Cloud-Lösungen vor allem Zeit- und nutzungsabhängige Verträge.

Der Nutzer – also das Unternehmen – zahlt meist auf monatlicher Basis ein Entgelt für die Nutzung der Software. 
Bei einer Lokalen DMS-Software ist dies nicht der Fall. 

Implementierung einer lokalen DMS-Software

Da sich Hard- und Software in Besitz des Unternehmens befinden, fallen Kosten an anderer Stelle ein. So sind besonders die Anschaffungskosten einer On-Premises DMS-Software im Vergleich zu Cloud-basierten Lösungen besonders hoch.

Unternehmen müssen zunächst nicht zu unterschätzende Investitionen in die Softwarelizenzen und Hardware-Komponente wie Server tätigen. 

Durch den Besitz des gesamten Systems haben Unternehmen nicht nur die volle Kontrolle über die mittels lokaler DMS-Software verarbeiteten Daten, sondern können praktisch uneingeschränkte Anpassungen vornehmen.

So lässt sich ein On-Premises System individuell auf die jeweiligen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. 

Unterschied zur Cloud

Dies ist bei Cloud-basierter DMS-Software nicht der Fall. Sie werden in Form von kommerzieller Standardsoftware bereitgestellt. Anpassungen lassen sich zwar beispielsweise durch das Dazubuchen zusätzlicher Module oder Add-Ons einrichten.

Doch da die Software selbst bereits geschrieben ist, bewegen sich Unternehmen hier innerhalb vordefinierter Grenzen. 

Dafür ist jedoch auch der Implementierungsprozess bei einer On-Premises DMS-Software extensiver und aufwendiger als bei einer Cloud-Lösung.

Diese ist nach kurzer Datenübertragung oftmals noch am selben Tag verfügbar, sofern im Vorab alle notwendigen organisatorischen Maßnahmen getroffen wurden. 

Wartung und Instandhaltung einer On-Premises DMS-Software

Auch bei der späteren Wartung und Instandhaltung gibt es deutliche Unterschiede zwischen Cloud-basierter und lokaler DMS-Software. 

Cloud vs. lokal

Kommt eine Cloud-Lösung zum Einsatz, entsteht Unternehmen ein äußerst geringer Wartungs- und Instandhaltungsaufwand. Sämtliche Hard- und Softwarewartungsmaßnahmen werden durch den DMS-Anbieter und Cloud-Provider abgewickelt.

Unternehmen müssen lediglich dafür Sorge tragen, dass eine ausreichende Breitbandgeschwindigkeit gewährleistet ist. 

Mehraufwand bei lokaler DMS-Software

Beim Betrieb einer lokalen DMS-Software entsteht Unternehmen im direkten Vergleich ein größerer Aufwand. Sie müssen in Eigenregie alle anfallenden Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen durchführen.

Dazu zählt beispielsweise das regelmäßige Durchführen von Updates und Upgrades, um den fortwährenden Nutzen und Mehrwert des Systems für das Unternehmen zu gewährleisten. 

Auch muss sichergestellt werden, dass die Server stets über ausreichende Speicherkapazitäten verfügen. Anderenfalls kann es im Ernstfall dazu kommen, dass das System zunächst nicht nutzbar ist.

Im Zuge aktueller klimatischer Veränderungen, die mit zunehmend heißeren Sommern einhergehen, müssen Unternehmen zudem Sorge für eine verlässliche Klimatisierung des firmeneigenen Rechenzentrums tragen. 

Vor- und Nachteile lokaler DMS-Software

Es zeichnet sich bereits ab, dass On-Premises DMS-Software nicht nur mit Vorteilen einhergeht.

So hat jedes Nutzungs- und Lizenzmodell letztlich positive wie auch negative Eigenschaften und Nebeneffekte, derer sich Unternehmen vor der Wahl eines geeigneten Systems bewusst sein sollten. 

Neben den genannten punkten gibt es jedoch noch einige weitere Vor- und Nachteile, die bei der finalen Entscheidung für ein Modell berücksichtigt werden sollten.

Aus diesem Grund sollen hier noch einmal die konkreten Vorteile und Nachteile einer lokalen DMS-Software übersichtlich herausgestellt werden: 

Vorteile einer lokalen DMS-Software

• Volle Kontrolle über gesamte IT-Infrastruktur 
• Hohe Personalisierungs-/ Individualisierungsmöglichkeiten 
• Volle Kontrolle über das System (Durchführung von Updates etc.) 
• Volle Kontrolle über gespeicherte/ verarbeitete Daten 
• Keine Internetverbindung notwendig 
• Vergleichsweise geringe Folgekosten 

Nachteile einer lokalen DMS-Software

• Hohe Anschaffungskosten 
• Begrenzte Skalierbarkeit*
• Verantwortung für die Sicherheit der Daten 
• Verantwortung für Wartung und Instandhaltung 
• Bindet Ressourcen der eigenen IT-Abteilung 
• Eingeschränkte mobile Verfügbarkeit 

* Die Skalierbarkeit eines Software bezeichnet ihre Fähigkeit, sich den sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf ihre Leistung anzupassen. 

Fazit: Nutzungs- und Lizenzmodell hat großen Einfluss

Es lässt sich also festhalten, dass die Wahl des Nutzungs- und Lizenzmodells eine der grundlegendsten Entscheidungen bei der Auswahl einer geeigneten DMS-Software darstellt.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Entscheidung weder auf die leichte Schulter nehmen, noch auf Basis von Vorbehalten oder Halbwahrheiten treffen. 

Recherche und Anforderungsprofil

Vielmehr bedarf es sowohl einer ausführlichen Recherche als auch der Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Sowohl On-Premises DMS-Software als auch die Cloud hat dabei sowohl Vor- als auch Nachteile. Aus diesem Grund lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, welches Modell im Einzelfall empfehlenswerter wäre.