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Die Kosten einer hybriden DMS-Software

Die Kosten einer DMS-Software hängen unter anderem vom Lizenzmodell des Systems ab. Wieviel eine DMS-Software kostet, erfahren Sie hier.

Für viele Unternehmen stellt die Einführung einer DMS-Software den ersten, wichtigen Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung dar.

Doch wie auch bei anderen Projekten steht am Anfang einer jeden DMS-Einführung immer die Frage der Kosten. 

Da diese bei Unternehmenssoftware stark mit dem jeweiligen Lizenzmodell zusammenhängen, wollen wir uns in diesem Rahmen einmal näher mit den Kosten einer hybriden DMS-Software auseinandersetzen. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Eine Definition

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente in Unternehmen.

Dies bezieht sich nicht nur auf Dokumente aus Textverarbeitungsprogrammen, sondern beispielsweise auch auf 

  • Grafiken 
  • Bilder 
  • Videoaufnahmen 
  • Audioaufnahmen 
  • CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
  • Daten aus EDI (Electronic Data Interchange) 

So lassen sich alle Arten von Dokumenten, die im Tagesgeschäft in Unternehmen anfallen, mithilfe einer DMS-Software ganzheitlich verwalten.

Analoge Dokumente digitalisieren

Doch was ist mit Dokumenten, welche in analoger Form vorliegen? Trotz voranschreitender Digitalisierungen arbeiten nach wie vor die allermeisten Unternehmen in manchen Bereichen papierbasiert. 

Um auch diese mittels einer DMS-Software verwalten zu können, kommt Optical Character Recognition (OCR) zum Einsatz.

Scanner, die über eine Funktion zur optischen Zeichenerkennung verfügen, erfassen beim Scanvorgang nicht nur ein Abbild des Dokumentes sondern auch dessen Inhalt.

So entsteht ein vollwertiges, digitales Dokument, auf welches sich Funktionen wie die Volltextsuche anwenden lassen. 

Vorteile einer DMS-Software

Generell bringt der Einsatz einer Unternehmenssoftware immer viele potenzielle Vorteile mit sich. 

Kosten... 

In Bezug auf DMS-Software ist die Kostenersparnis womöglich der offensichtlichste Vorteil.

Dadurch, dass die Anschaffung von Papier, Druckerpatronen etc. entfällt, werden auch nicht zu unterschätzende Kostenfaktoren maßgeblich reduziert. 

… und administrativen Aufwand reduzieren

Auch der administrative Aufwand lässt sich durch den Einsatz einer geeigneten

DMS-Software erheblich reduzieren. Softwareseitig ist dies beispielsweise durch Automatisierungen realisierbar, mittels derer sich bestimmte administrative Prozesse eigenständig durch das System abwickeln lassen.

Mitarbeiter erhalten so zusätzliche Kapazitäten, um sich gewinnbringenderen Aufgaben zuzuwenden.

Dies steigert auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da der Anteil monotoner Aufgaben reduziert wird. 

Kollaboration verbessern

Darüber hinaus fungiert DMS-Software bereits durch ihre zentrale Ausrichtung als leistungsstarkes Kollaborationstool, mittels welchem sich die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit maßgeblich verbessern lässt. 

Der Wert der Daten

Da alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten, werden Missverständnisse und vor allem auch Übertragungsfehler reduziert. So steigt auch die Qualität der im System verwalteten Daten.

In einer Zeit, in der Daten auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet werden, hat die Datenqualität einen großen Einfluss auf den Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens. 

Lizenzmodelle einer DMS-Software

Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen an eine DMS-Software.

Damit sich die potenziellen Vorteile eines derartigen Systems auch in der Praxis einstellen, muss die Software möglichst genau auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst sein. 

Ein wichtiger Faktor ist dabei die Wahl eines geeigneten Nutzungs- und Lizenzmodells. 

On-Premises vs. Cloud

Dabei stehen sich lokale DMS-Software und Software aus der Cloud gegenüber. Lokale Systeme werden im Unternehmen auf den hauseigenen Servern implementiert und von dort aus auch betrieben.

Das Unternehmen befindet sich demnach im Besitz des gesamten Systems, weshalb die Einführung einer On-Premises DMS-Software mit vergleichsweise hohen Anschaffungskosten einhergeht. 

Dies ist bei Cloud-basierter Software nicht der Fall. DMS-Software aus der Cloud wird durch den Cloud-Betreiber zur Verfügung gestellt.

Dieser betreibt nicht nur die Rechenzentren, in denen die benötigten Server stehen, sondern stellt auch die Software selbst zur Verfügung.

Unternehmen zahlen dafür meist auf monatlicher Basis ein entsprechendes Entgelt; die Software wird also gemietet.

Demnach sind die Anschaffungskosten dieses Models vergleichsweise gering; dafür fallen jedoch die monatlichen Folgekosten meist höher aus als bei einer lokalen DMS-Software. 

Kosten einer hybriden DMS-Software

Neben den beiden Reinformen gibt es auch Mischformen. Dazu zählen hybride oder gehostete Systeme. Bei einer gehosteten DMS-Software stellt ein externer Dienstleister die benötigte Serverleistung bereit.

Auch dafür fällt in regelmäßigen Abständen ein bestimmter Betrag für die Miete des Servers an. Die Software selbst befindet sich jedoch im Besitz des Unternehmens und wird einmalig erworben. 

Was ist hybride DMS-Software?

Hybride DMS-Software stellt einer völlige Mischform aus lokaler und Cloud-basierter Infrastruktur dar.

Das Fundament bildet dabei eine lokale DMS-Software, die in bestimmten Bereiche um die Cloud-Infrastruktur erweitert wird.

Technisch ist dieser Vorgang nicht zu unterschätzen, da ein nahtloser Informationsaustausch zwischen den unterschiedlichen Komponenten gewährleistet werden muss. 

Vorteile des hybriden Modells

Je nach Anforderungen des Unternehmens kann ein hybrides Modell jedoch eine adäquate Alternative darstellen, wenn nicht jeder Geschäftsbereich von der Nutzung eines Cloud-basierten Systems profitieren würde.

So ist es beispielsweise möglich, dass sich eine DMS-Software aus der Cloud für den vertrieblichen Außendienst anbietet, während im Marketing eine lokale DMS-Software bevorzugt wird. 

Kosten variieren

Da es sich bei hybrider DMS-Software um eine Mischform aus Cloud und lokalem System handelt, spielen auch die Kosten bzw. vielmehr der Zeitpunkt, an dem sie anfallen, eine Mischung aus beiden Modellen wieder. 

Unternehmen sollten bei der Einrichtung jedoch bedenken, dass der mit der Verknüpfung aller Komponente verbundene Aufwand gegebenenfalls zusätzliche Unkosten verursachen oder der Projektfortschritt verzögern kann. 

Kosten reduzieren

Um dies zu vermeiden, sollte in jedem Fall eine extensive Planung und Vorbereitung stattfinden. Obwohl sich so nicht alle Eventualitäten gänzlich ausschließen lassen, so wird doch das Risiko potenzieller Rückschläge erheblich reduziert. 

Wichtig ist zudem, dass Unternehmen die Wahl einer geeigneten Software nicht gänzlich von den Kosten abhängig machen sollten.

Zwar spielen diese wie auch bei jeder anderen Geschäftsentscheidung eine zentrale Rolle; doch sollten Unternehmen beachten, dass es sich bei der Anschaffung einer DMS-Software um eine langfristige Investition in den eigenen Betrieb handelt. 

Fazit: Das kostet eine hybride DMS-Software

Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Systems keinesfalls an der falschen Stelle sparen.

Vielmehr sollte die Entscheidung für ein Lizenzmodell und gegen ein anderes die individuellen, im Unternehmen gegebenen Rahmenbedingungen wiederspiegeln. 

Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, dass das ausgewählte System auch den größtmöglichen Mehrwert in den eigenen Betrieb tragen und sein volles Potenzial entfalten kann.

Bei langfristiger, stetiger Nutzung überwiegt dann auch der Nutzen des Systems den ursprünglichen Kosten, da an vielen Stellen Einsparungspotenziale aufgedeckt und Ressourcen effizienter eingesetzt werden können. 

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