Das papierlose Büro und die Digitalisierung im Mittelstand

Digitalisierung ist allgegenwärtig. Doch wie sieht es mit digitalem Dokumentenmanagement im Mittelstand aus?

Digitale Dokumente statt Papierchaos, standortübergreifende Zusammenarbeit an Dokumenten, transparente Workflows: All das verspricht das Digital Office.

Auch im Mittelstand hält die Digitalisierung langsam Einzug. Doch KMU hängen in puncto Digitalisierung und papierloses Büro noch etwas hinterher. 

Zeitalter der Digitalisierung

Im Zeitalter von IoT, Big Data und Industrie 4.0 ist Digitalisierung allgegenwärtig. Im privaten Bereich ist Technologie längst zum festen Bestandteil unseres Alltags geworden.

So ist es beispielsweise zur Selbstverständlichkeit geworden, mit wenigen Klicks eine Bestellung aufzugeben und das bestellte Produkt am nächsten Tag zu erhalten.

Auch Unternehmen haben aufgerüstet

Auch in der Wirtschaft ist das digitale Arbeiten längst zur Norm geworden. Dabei kommt Unternehmenssoftware in den unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz.

Große Unternehmen und Konzerne Vorreiter 

Vor allem bei größeren Unternehmen ist das digitale Dokumentenmanagement mittlerweile die Norm. Laut einer Bitkom Studie nutzen 96 Prozent der Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten Standardsoftware für ein digitales Dokumentenmanagement. 

Digitales Dokumentenmanagement im Mittelstand noch ausbaufähig

Im Mittelstand nutzt ein deutlich geringerer Anteil derartige Software. Laut Bitkom sind es bei Unternehmen ab 20 Mitarbeitern gerade einmal 47 Prozent.  

In Bezug auf eine ganzheitliche Digitalisierung der Büroarbeit fallen die Zahlen erneut. So sind nur 19 Prozent des Mittelstandes softwareseitig auf eine umfassende Digitalisierung sämtlicher Bürotätigkeiten aufgestellt. 

Was muss ein adäquates DMS für den Mittelstand können? 

KMU mangelt es oftmals an Ressourcen, um in leistungsstarke DMS mit großem Funktionsumfang zu investieren. Meist besteht hierzu jedoch auch gar nicht die Notwendigkeit. 

Grundlegende Prozesse digitalisieren

So kann die Effizienz in Unternehmen meist bereits massiv gesteigert werden, indem grundlegende Prozesse des Rechnungs- und Finanzwesens oder des Einkaufs digital abgebildet werden. Weiterhin profitieren Unternehmen, wenn diese Funktionen auch über mobile Endgeräte abrufbar sind. 

Dieser grundlegende Funktionsumfang ist in der Regel auch bei kostengünstigeren DMS gegeben. So können geeignete DMS Lösungen auch dem Mittelstand dabei helfen, Nutzenpotenziale zu steigern und Kosten zu senken.