Digitales Dokumentenmanagement bis 2022

Warum sich auch andere deutsche Städte ein Beispiel an Vorreitern der Digitalisierung nehmen sollten, erfahren Sie hier.

Die Deutschen lieben Bürokratie. Und eben jene gilt es nun, zu digitalisieren: Bis zum Jahr 2022 hat sich die Leipziger Stadtverwaltung laut einem Bericht auf eGovernment Computing zum Ziel gesetzt, alle gewohnten Verwaltungsleisten in digitaler Form anzubieten. 

Innere Digitalisierung

Um dies zu ermöglichen, gilt es vor allem, innere Prozesse zu digitalisieren. Es muss mit der internen Digitalisierung begonnen werden, denn Bescheide können nicht digital beantragt werden, wenn die entsprechenden Dokumente der Verwaltung nur in analoger Version vorliegen. 

DMS: Die Vorteile eines ganzheitlichen, digitalen Dokumentenmanagements

Ein Umstieg auf digitale Prozesse kann etliche Vorteile mit sich bringen. Dies jedoch nur, wenn eine ganzheitliche Digitalisierung gewährleistet ist. Nur so ist es möglich, etwaige Medienbrüche bis auf ein Minimum zu reduzieren bzw. gänzlich zu vermeiden.

Auf diese Weise sind alle relevanten Informationen zu jeder Zeit an allen benötigten Stellen verfügbar. So werden Prozesse maßgeblich verkürzt und Mitarbeiter sowie Antragsteller profitieren gleichermaßen. 

Leipziger Stadtverwaltung setzt auf enaio

Für die Umstellung auf ein digitales DMS hat die Leipziger Stadtverwaltung laut eGovernment Computing die Lecos GmbH beauftragt, welche sich als IT-Partner vor allem auf Kommunen und kommunale Betriebe spezialisiert hat. 

Konkret geht es um die Umstellung auf das leistungsstarke DMS enaio, welches auch von weiteren Anbietern wie Optimal Systems oder der AWP Consult GmbH angeboten wird. 

Der Aufwand ist groß

Die Beauftragung erfolgte bereits im Dezember vergangenen Jahres. Doch der Aufwand ist groß: Rund 4.500 Verwaltungsangestellte sind von der Umstellung betroffenen. Und wie bei jedem Software-Projekt hängt dessen Erfolg letztlich immer von den Nutzern ab – den Mitarbeitern, die das DMS jedes Tag im Berufsalltag nutzen. 

… Doch die Vorteile überwiegen

Bereits heute werden jedes Jahr 50 Millionen Seiten Posteingang digital verarbeitet. In der Praxis stellt sich meist schnell heraus, dass Vorbehalte gegenüber einer digitalen Dokumentenverwaltung schnell ableget werden, da optimierte Arbeitsprozesse und Arbeitserleichterungen schnell überzeugen. Einer ganzheitlichen Digitalisierung der Stadtverwaltung sollte demnach nichts im Wege stehen. 

Digitalisierung in Deutschland

Doch wie steht es eigentlich um die Digitalisierung in Deutschland? Besonders in puncto Netzausbau muss sich schließlich Deutschland im europaweiten Vergleich eher am unteren Ende der Liste einreihen. 

Um einen Überblick über die Digitalisierung unterschiedlicher Städte zu schaffen veröffentlicht der Branchenverband BitKom regelmäßig den sogenannten Smart City Index. Aus ihm geht hervor, wie es in deutschen Städten um die Digitalisierung steht. Unterteilt wird das Ranking in die Kategorien 

• Verwaltung 
• It- und Kommunikation 
• Energie und Umwelt 
• Mobilität 
• Gesellschaft 

Und eine Gesamtwertung.