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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Systeminformationen
  3. Alle Funktionalitäten
  4. Fordern Sie weitere Informationen an

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System:

enaio

Mit der modular aufgebauten Enterprise Content Management-Lösung enaio® profitieren Unternehmen von einer flexiblen und innovativen Technologie, mit der sie ihre Daten und Dokumente zentral organisieren können.

Dazu gehört das Verwalten, Teilen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten über eine digitale Plattform sowie der effiziente und weltweite Zugriff auf relevante Firmeninformationen. enaio® unterstützt Anwender zudem bei digitalen Workflows zur Steuerung und Automatisierung komplexer Prozesse, zum Beispiel im Bewerbermanagement und in der Rechnungsbearbeitung. Darüber hinaus wird eine breite Skalierbarkeit sowie Integrationsfähigkeit der Lösung dank Schnittstellen zu zahlreichen Drittanbietertechnologien gewährleistet.

enaio® ist als On Premises-Lösung, Webclient sowie Smartphone- und Tablet-App für iOS und Android verfügbar. 

Lieferant:

OPTIMAL SYSTEMS

OPTIMAL SYSTEMS ist einer der führenden deutschen Anbieter von digitalen Informationsmanagement-Lösungen. 
Die Unternehmensgruppe, zu der eigene Gesellschaften in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Serbien an insgesamt 16 Standorten mit über 450 Mitarbeitern gehören, kooperiert weltweit mit über 75 Vertriebs- und Technologiepartnern.

Hierzu zählen u. a. Microsoft, IBM, SAP, NetApp, itelligence, Adesso oder die Österreichische Post.
Das Kernprodukt ist enaio®, eine Enterprise Content Management Lösung, die überwiegend in Berlin und Belgrad entwickelt wird.
Täglich arbeiten rund eine halbe Million Anwender in mehr als 2.200 Firmen erfolgreich mit enaio®, um damit ihren Digital Workplace zu realisieren, ihr Unternehmenswissen zu strukturieren, es transparent zu verwalten und revisionssicher zu archivieren.

Die Auszeichnungen als „ECM-Hersteller des Jahres“ (2012) oder als „Innovator des Jahres“ (2018) sind Ausdruck der kontinuierlich positiven Entwicklung der Firmengruppe.

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4 Kriterien für Ihr DMS

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Benutzer: 10 bis 25 Benutzer, 25 bis 50 Benutzer, 50 bis 150 Benutzer, 150 bis 250 Benutzer, Mehr als 250 Benutzer
Unternehmensgröße: 10 bis 50 Mitarbeiter, 50 bis 250 Mitarbeiter, mehr als 250 Mitarbeiter
Cloud Budget: Nein
hauseigenes Budget: Von €5.000 zu €100.000+
Mobil: Android, iOS, Windows Phone
Browser: Chrome, Firefox
Datenbank: Microsoft SQL, Oracle
Support: E-mail Unterstützung, FAQ's, Anleitungen und Whitepapers, Telefonische Unterstützung
Lokale Unterstützung: Deutschland, Österreich, Schweiz, Andere
Interface Sprache: Englisch, Deutsch, Französisch
Steuerkonformität: Deutschland, Österreich, Schweiz
Quellcode: Closed Source
Ecosystem: Ja
kostenlose Testversion: Nein
Sandbox: Ja
Schnittstellen: E-Mail Programm, ERP, Office

Alle Funktionalitäten

Plattform

Cloud
Keine
lokal
Primär
Gehostet
Primär
Hybrid
Sekundär

Benutzer

1 bis 10 Benutzer
Sekundär
10 bis 25 Benutzer
Primär
25 bis 50 Benutzer
Primär
50 bis 150 Benutzer
Primär
150 bis 250 Benutzer
Primär
Mehr als 250 Benutzer
Primär

Unternehmensgröße

1 bis 10 Mitarbeiter
Sekundär
10 bis 50 Mitarbeiter
Primär
50 bis 250 Mitarbeiter
Primär
mehr als 250 Mitarbeiter
Primär

Cloud Budget

Bis zu 25€ pro Benutzer und Monat
Keine
25€ bis 50€ pro Benutzer und Monat
Keine
50€ bis 75€ pro Benutzer und Monat
Keine
75€ bis 100€ pro Benutzer und Monat
Keine
100€ bis 150€ Euro pro Benutzer und Monat
Keine
Mehr als 150€ pro Benutzer und Monat
Keine

hauseigenes Budget

bis 5.000€
Keine
5.000€ bis 25.000€
Sekundär
25.000€ bis 50.000€
Primär
50.000€ bis 100.000€
Primär
mehr als 100.000€
Primär

Abrechnung

Positionen in Teilbeträge splitten
Standard verfügbar
Zuweisung Kostenstellen
Standard verfügbar
Rechnungs- und Skotofristen überwachen
Standard verfügbar
aktueller Status und Detailinformationen einsehen
Standard verfügbar
Zeitkritische Rechnungsbelege anzeigen und filtern
Standard verfügbar
Frühwarnsystem
Standard verfügbar
Statistische Auswertung
Standard verfügbar
Daten ergänzen
Standard verfügbar
Besonderheiten erfassen
Standard verfügbar
verschiedene Formularbausteine
Standard verfügbar
Chat
Anpassung möglich
Informationen austauschen
Standard verfügbar
Beiträge zu Dokumenten erstellen und darauf antworten
Standard verfügbar
Mitarbeiter im Kommentar verlinken
Anpassung möglich
Umfagen erstellen
Nein

Archivieren

Dokumente
Standard verfügbar
E-Mails
Standard verfügbar
Anhänge
Standard verfügbar
Sonstige
Standard verfügbar

Belegerfassung

Mail
Standard verfügbar
Physisch
Standard verfügbar
Sonstige
Standard verfügbar

Barcodes scannen und identifizieren

Barcodes scannen und identifizieren
Standard verfügbar
Barcodes generieren
Standard verfügbar
automatische Verschlagwortung
Standard verfügbar
verschiedene Barcodetypen
Standard verfügbar

Digitale Signaturen

Textsignatur
Standard verfügbar
Bildsignatur
Standard verfügbar
private key
Standard verfügbar
public key
Standard verfügbar
qualifizierte elektronische Signatur
Standard verfügbar
qualifizierter Zeitstempel
Standard verfügbar

Drag & Drop

E-Mails
Standard verfügbar
PDF
Standard verfügbar
Sonstige
Standard verfügbar

Mobile Verfügbarkeit

Dateien mobil übertragen
Standard verfügbar
voller Zugriff auf alle Dateien
Standard verfügbar
Dokumente scannen
Standard verfügbar
Verschlagworten
Standard verfügbar

OCR

Zeichenerkennung
Standard verfügbar
Texterkennung
Standard verfügbar
Dokumentenerkennung
Standard verfügbar

Ordnerstruktur

Standardstruktur
Standard verfügbar
neue Ordner anlegen
Standard verfügbar
Ordner verschieben
Standard verfügbar
Ordner unbennen
Standard verfügbar
Standaraddokumente
Standard verfügbar
bestehende DMS an Standard anpassen
Standard verfügbar
Standardstruktur wiederherstellen
Standard verfügbar

Personalmanagement

Stammdaten anlegen
Standard verfügbar
Filtermöglichkeiten für Personalakten
Standard verfügbar
Status
Standard verfügbar
Teams
Standard verfügbar
Beruf
Standard verfügbar
Weiterbildungen
Standard verfügbar
Benachrichtigung Termine und Fristen
Standard verfügbar
Akteneinsicht
Standard verfügbar
automatische Kopien von Akten
Standard verfügbar
automatische Löschung von Kopien der Akten
Standard verfügbar
Änderungsmitteilung für Akten
Standard verfügbar
Organigramm
Nein
verschiedene Hierachien definieren
Nein
Position in Personalakte übernehmen
Nein
Verantwortlichekeiten definieren
Standard verfügbar
Teilstrukturen
Standard verfügbar
Kalenderansicht
Anpassung möglich
Checklisten
Anpassung möglich
Bewerbermanagement
Standard verfügbar
Bedarfmeldung erstellen
Standard verfügbar
Stellenausschreibung erstellen
Standard verfügbar
Verküpfung zu Jobportalen
Standard verfügbar
Bewerbungen archivieren
Standard verfügbar
Korrespondenzvorlagen
Standard verfügbar
Arbeitsvertrag erstellen
Standard verfügbar

Revisionssichere Ablage

ISO 15489-1
Standard verfügbar
ISO 15489-2
Standard verfügbar
ISO 82045
Standard verfügbar
ISO 10166
Standard verfügbar
Signaturrichtlinie EU-Richtlinie 1999/93/EG
Standard verfügbar

Suchfunktion, Verschlagwortung

nach Dateiname
Standard verfügbar
nach letzter Benutzer
Standard verfügbar
nach Datei-Typ
Standard verfügbar
nach Tags/Schlagworten
Standard verfügbar
nach Tickets
Standard verfügbar
Volltextsuche
Standard verfügbar

Vergabe von Tickets bei Dokumenteneingang
Standard verfügbar
Dokumente und E-Mails ins Ticket verlinkt
Standard verfügbar
Tickets auf Wiedervorlage
Standard verfügbar
Suche nach Tickets
Standard verfügbar
Tickethistorie für Kundenordner
Standard verfügbar

Versionierung

Protokollierung von Änderungen
Standard verfügbar
Wiederherstellung alter Stände
Standard verfügbar
Archivierung einzelner Versionen
Standard verfügbar
Koordinierung des gemeinsamen Zugriffs
Standard verfügbar
mehrere Entwicklungszweige
Standard verfügbar

Vertragsmanagement

Freigabeworkflows
Standard verfügbar
Revisionssichere Ablage
Standard verfügbar
Digitale Signaturen
Standard verfügbar
Kollaborationen
Standard verfügbar
mobiler Zugriff
Standard verfügbar

Weitere Funktionalitäten

Bearbeitungsstand der Dokumente
Anpassung möglich
Freigabe
Standard verfügbar
Geräteverwaltung
Standard verfügbar
Kategorisierung der Dokumente
Standard verfügbar
Kollaboration
Standard verfügbar
Kreditorenrechnung/Kreditkonto
Standard verfügbar
Kundenmanagement
Standard verfügbar
Mandantenordner
Standard verfügbar
Anforderungsmanagement
Standard verfügbar

Wiedervorlagen

Rechnungsfristen
Standard verfügbar
Verträge
Standard verfügbar
Eskalationsstufen
Standard verfügbar
Weiterleiten bei Nichtbearbeitung
Standard verfügbar

Wissensdatenbank

Fragen bewerten
Standard verfügbar
Lösungsvorschläge einbringen
Standard verfügbar
Kommentieren
Standard verfügbar
Antwort als Lösung markieren
Standard verfügbar
Auszeichnung für Nutzer
Standard verfügbar

Workflow

Workflow-Designer
Standard verfügbar
Verarbeitungsregeln integrieren
Standard verfügbar
Scripting-Möglichkeiten
Standard verfügbar
nachvollziehbare Entscheidungswege
Standard verfügbar
individuelle Formulare
Standard verfügbar
Teilformulare
Standard verfügbar
eigene Skripte in Formular integireren
Standard verfügbar

Betriebssystem

Linux
Keine
Mac OS
Keine
Windows Vista
Keine
Windows XP
Keine
Windows 7
Primär
Windows 8
Primär
Windows 10
Primär
Unix
Keine
Andere
Keine

Mobil

Android
Ja
iOS
Ja
BlackBerry
Nein
Windows Phone
Ja

Browser

Chrome
Primär
Firefox
Primär
Internet Explorer
Keine
Safari
Sekundär

Datenbank

Access
Keine
Btrieve
Keine
FoxPro
Keine
FileMaker Deze oplossing ondersteunt FileMaker.
FileMaker
Keine
Hana
Keine
IBM DB2
Keine
Informix
Keine
Microsoft SQL
Primär
mySQL
Keine
Oracle
Primär
Pervasive SQL
Keine
PostgreSQL
Keine
Progress
Keine
Sybase
Keine

Support

E-mail Unterstützung
Standard verfügbar
FAQ's
Standard verfügbar
Anleitungen und Whitepapers
Standard verfügbar
Live Chat
Nein
Telefonische Unterstützung
Standard verfügbar
Video Unterstützung
Nein

Lokale Unterstützung

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Ja
Andere
Ja

Interface Sprache

Niederländisch
Nein
Englisch
Ja
Deutsch
Ja
Französisch
Ja
Andere
Nein
Spanisch
Nein

Steuerkonformität

Niederlande
Nein
Belgien
Nein
Deutschland
Ja
Frankreich
Nein
Österreich
Ja
Vereinigtes Königreich
Nein
Schweiz
Ja
Andere
Nein

Quellcode

Closed Source
Ja
Open Source
Nein

Ecosystem

Ecosystem
Standard verfügbar

kostenlose Testversion

kostenlose Testversion
Nein

Sandbox

Sandbox
Standard verfügbar

Fallstudien