5 Kernfunktionen des Compliance Managements

… Und wie moderne ECM-Lösungen wie enaio sie softwareseitig umsetzen, erfahren Sie hier.

„Compliance“ – Ein Begriff, mit dem sich mittlerweile wohl jedes Unternehmen auseinandersetzen muss. Deutsche Unternehmen müssen laut einer Mitteilung von pressebox.de mittlerweile in etwa 11.000 Regelungen, Auflagen und Dokumentationspflichten berücksichtigen. Kein Wunder, dass es so an ein oder anderer Stelle einmal zu unbeabsichtigten Verstößen kommt. 

Technische Unterstützung in puncto Compliance Management

Doch das muss nicht sein. 

„Wer Regelverstöße proaktiv identifizieren oder verhindern will, braucht technische Unterstützung“

- so Björn Grabe von Optimal Systems auf pressebox.de. 

Laut der Mitteilung sind ganzheitliche ECM-Lösungen wie enaio aus dem Hause Optimal Systems darauf ausgelegt, fünf wesentliche Funktionen des Compliance Managements softwareseitig zu unterstützen. 

Hierbei handelt es sich um: 

• Dokumentation 
• Information
• Prävention
• Kommunikation 
• Korrektur

Wie enaio Compliance-Funktionen unterstützt

Dabei unterstützen moderne ECM-Lösungen wie enaio Unternehmen auf vielfältige Weise. Im Bereich der Dokumentation kommen beispielsweise oftmals diverse Automatisierungen zum Einsatz, die Mitarbeitern die Abwicklung administrativer Tätigkeiten erleichtern. Diese erleichtern zudem auch die Einhaltung von Dokumentations- oder Löschfristen. 

DSGVO-konform by Design

In puncto Information liefern DMS und ECM-Systeme schnelle Antworten: Durch Funktionen wie eine Volltextsuche sind in Sekundenschnelle alle wichtigen Dokumente griffbereit. 

Spezifische Zugangsberechtigungen und Freigaberegelungen unterstützen Unternehmen bei der Prävention von datenschutzrechtlichen Verstößen. Auch Kommunikation oder (kollaborative) Korrekturen ist innerhalb moderner Softwaretools problemlos möglich. So bedarf es keiner Anbindung an ein anderes System und alle DMS- und ECM-Prozesse können zentral abgewickelt werden. 

Über das Unternehmen

Der in Berlin ansässige Softwareexperte Optimal Systems hat langjährige Erfahrung in der Entwicklung und im Vertrieb von ECM-Lösungen. Seit ihren Anfängen in den frühen 1990er-Jahren hat sich jedoch einiges bei der Unternehmensgruppe getan.

Heute agiert sie als eigenständiger Teil des Kyocera-Konzerns und beschäftigt an ihren weltweit 16 Standorten mittlerweile über 500 Mitarbeiter.