Das DMS im Personalwesen

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet viele verschiedene Vorteile aus unternehmerischer Sicht. Gerade das Personalwesen kann massiv profitieren.

Fachkräftemangel, hohe Fluktuation und wachsende Ansprüche von Arbeitnehmern machen es heutzutage vielen HR-Abteilungen zunehmend schwer, geeignetes Personal für ihre Unternehmung zu finden. Hinzu kommt ein stetig wachsender Fluss von administrativen Aufgaben, die die Abteilungen vom eigentlichen Recruiting und der Mitarbeiterbetreuung abhalten. Ein Dokumenten-Management-System schafft Abhilfe auf mehreren Ebenen. Denn nicht nur wird durch den Einsatz eines solchen Systems der administrative Aufwand verringert, vielmehr bieten diese darüber hinaus Funktionen, die bei den eigentlichen Aufgaben unterstützen. Um beim „War of Talents“ zu bestehen, müssen Unternehmen heute deutlich mehr leisten, also einfach nur darauf zu warten, dass entsprechende Bewerbung eingehen. 

Proaktive Bewerber suchen

Vielmehr müssen sie proaktiv handeln und entsprechende Talente gezielt finden und ansprechen. Dafür setzen viele Unternehmen bereits entsprechende Bewerbermanagement-Plattformen ein und können so ihre Recruiting-Prozesse automatisieren und zentral steuern, jedoch schließt das die Datenerzeugung und das Datenmanagement nicht mit ein. (vgl. Elke Witmer-Goßer vom 23.08.2019 auf cloudcomputing-insider.de) So lassen sich beispielsweise Einladungen zu Bewerbungsgesprächen, Absagen oder Verträge nicht automatisiert erstellen und er gesamte Einstellungsprozess wird verzögert. Ein DMS kann diese Lücke gewinnbringend schließen und somit massiv Zeit einsparen. Und genau das sollten Unternehmen unbedingt. Laut einer Studie des Softwareanbieters Softgarden, haben 42,5% der befragten Kandidaten schon mindestens einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil das Unternehmen nicht ausreichend schnell auf die Bewerbung reagiert hat. Daher müssen Unternehmen heute schnell agieren.

Automatisierte Erstellung von Dokumenten

Ein DMS hilft genau dabei, indem es passenden Bewerbern unmittelbar Einladungen zukommen lassen kann oder Verträge können automatisiert erstellt werden und unmittelbar nach einem erfolgreichen Bewerbungsgespräch von beiden Parteien digital unterzeichnet werden. Auch weitere Dokumente lassen sich dann bei Bedarf schnell und einfach erstellen. Man denke nur an Datenschutzerklärungen oder ähnliches, die ein neuer Mitarbeiter zu unterzeichnen hat. Ebenso lassen sich durch den Einsatz eines DM-System viele Fehler reduzieren. Werden Dokumente automatisiert erstellt, werden die Daten aus den zu Grunde liegenden Unterlagen übertragen. Geschieht dieses manuell, können Übertragungsfehler die ärgerliche Folge sein. Auch haben nicht wenige Unternehmen die Vertragserstellung an externe Dienstleister outgesourced. Mit einer automatischen Dokumentenerstellung können sich Unternehmen viele externe Aufträge wieder ins eigene Haus holen, was aus Kosten- und Datensicherheitsperspektive Sinn ergibt. 

DMS sorgt für modernen Arbeitsplatz

Letztlich kann ein Unternehmen jedoch auch durch den Einsatz eines DMS massiv am eigenen Image feilen. Auf der Liste der wichtigsten Faktoren für einen Arbeitsplatz rückt der Wunsch nach Moderne bei den Bewerbern immer weiter nach vorne. So müssen Arbeitgeber nicht nur darauf achten, ein spannendes und erfüllendes Jobangebot zu machen, vielmehr müssen heute die Rahmenbedingungen im Job stimmen. Ein moderner Arbeitsplatz mit modernen Anwendungen verbessert signifikant das Image des eigenen Unternehmens und kann letztlich den Ausschlag dafür geben, dass ein Arbeitnehmer sich für oder gegen eine Stelle entscheidet. (vgl. ebd.)