Das papierlose Büro

Überall ließt man vom papierlosen Büro. Doch können Unternehmen wirklich gänzlich auf ausgedruckte Dokumente verzichten?

Mit der Erfindung des Buchdruckes wurde das gedruckte Wort zum Massenmedium und die Verbreitung von Wissen nahm ihren Lauf. Seither wurden immer mehr Bücher gedruckt und Wissen wurde einfacher übertragbar. Mit Erfindung des Computers und damit verbunden der Erfindung des Heimdruckers, war es zudem möglich, digitale Inhalte physisch zu machen und zu verteilen. Zwischen diesen Erfindungen lagen jedoch gut 500 Jahre. Doch jetzt soll das gedruckte Wort auf Papier auf einmal obsolet sein? Die Digitalisierung schreitet zweifelsohne in einer nie dagewesenen Geschwindigkeit voran und wartet mit immer neuen Möglichkeiten auf. 

Vom Alltag über das Büro

Wir leben in revolutionären Zeiten, wenn man so will. Das Papier als Verbreitungsform von Wissen hatte seit je her Bestand. Nun sind wir dabei, genau dies zu verändern. E-Reader werden immer beliebter, Zeitungen bieten E-Paper an oder stellen gar gänzlich auf die digitale Alternative um und dementsprechend passt sich auch die Arbeitswelt immer mehr an. Ziel vieler Unternehmen ist es zurzeit das papierlose Büro Realität werden zu lassen. Warum dies gerade in der unternehmerischen Sphäre so interessant ist, verrät ein einfacher Blick auf die wesentlichsten Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements. 

Nachhaltigkeit und Kostenersparnis

Angefangen bei der Nachhaltigkeit. Unmengen an Papier und Druckertinte gehen zurzeit ins Land und belasten die Umwelt massiv. Das Papier- und Druckaufkommen wuchs in der Vergangenheit auf ein Maximum heran, ganze Wälder mussten dafür dran glauben. Doch nicht nur für die Umwelt, auch für die eigenen Betriebskosten bedeutet der Umstieg vom Papier auf das digitale Dokument positive Auswirkungen. Gerade Toner und Druckerpatronen sind unglaublich teuer und können einfach eingespart werden. Papier und dessen Entsorgung entfällt ebenfalls. Ein weiterer Vorteil ergibt sich im Bereich Zeitmanagement. Müssen Dokumente lästig ausgedruckt, bearbeitet, angepasst und erneut ausgedruckt und entsprechen weitergeleitet werden, kostet das viel Zeit. Digitale Dokumente können deutlich schneller Workflows mit sich bringen. 

Noch mehr Einsparungen

Auch lässt sich an einem digitalen Dokument im Team arbeiten. Mit dem entsprechenden Dokumentenmanagementsystem kann dies sogar am selben digitalen Dokument gleichzeitig und in Echtzeit geschehen. Somit wird die Kommunikation im Team deutlich verbessert und es werden weniger Fehler produziert. Auch fallen Kosten im Bereich Lagerung und Archivierung weg und man gewinnt neuen Platz im Bürogebäude. Ein physisches Lager ist in Zukunft nicht länger von Nöten. Ein weiterer Vorteil ergibt sich in der digitalen Ablage beim Suchen bestimmter Dokumente. Dies ist in digitaler Form viel einfacher möglich, als in analoger. 

Digital in die Zukunft

Letztlich garantiert man mit dem Schritt in das papierlose Büro die eigene Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit. Was also spricht gegen diesen Schritt? Nun, alte Verhaltensmuster von Mitarbeitenden zu durchbrechen kann oft zu Spannungen führen. Diktiert man von oben herab ein neues System auf, kann es dazu kommen, dass dieses nicht angenommen wird und die Investitionen in beispielsweise eine entsprechende Software war umsonst. Um das papierlose Büro wirklich umzusetzen bedarf es einer gewissen Disziplin und einer guten Kommunikation zu allen Abteilungen. Nur wenn alle Beschäftigten an einem Strang ziehen, kann das Projekt gelingen.