Das Papierlose Büro oft nur Utopie

Laut einer Kyocera-Studie arbeiten derzeit nur rund 4% aller Angestellten in Österreich und Deutschland in einem papierlosen Büro. Die Gründe hier.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist oft der Startschuss für viele Unternehmen im Zuge der Digitalisierung Ihrer Prozesse und stellt die Basis für viele weitere Anwendungen dar. Die Vorteile eines DMS sind für jeden direkt ersichtlich und auch arbeitstechnisch durchaus wünschenswert. Man entkommt dem Papierchaos, spart massiv Kosten ein, vermeidet Fehler und verhindert Verluste von Dokumenten. Die von Statista durchgeführte und von Kyocera in Auftrag gegebene Studie „Papierlose Büros in Deutschland und Österreich“ befragte rund 1.650 Büroangestellte mit PC-Arbeitsplatz in den beiden besagten Ländern und nur 4% gaben an, gänzlich ohne Papier zu arbeiten. 

Immer noch Papier ohne Ende

Doch noch erschreckender ist die Tatsache, dass rund ein Viertel (24%) der Befragten angaben, mehr als 100 Seiten pro Woche zu drucken. Zu den am meisten gedruckten Dokumenten gehörten textbasierte Dokumente mit 65%, gefolgt von Tabellen mit 38% und E-Mails mit 37%. Auf die Frage hin warum die Nutzer diese Dokumente drucken, gaben sie am häufigsten (49%) an, dass sie sich auf dem Papier noch Notizen zum Dokument machen könnten. Weitere Motive für das Ausdrucken der Dokumente waren der Studie nach, das einfachere Mitführen von Dokumenten sowie die bessere Lesbarkeit mit jeweils 42%. Obgleich viele Dokumente gedruckt werden, begrüßte die Mehrheit der Befragten (73%) das papierlose Büro durchaus und gehe davon aus, dass in Zukunft immer weniger mit Papier gearbeitet werde. 

Ein weiteres Ergebnis der Studie überrascht dann doch weniger. Größere Unternehmen sind hinsichtlich, des zum Einsatz kommenden DMS, deutlich weiter als Klein- und mittelständische Unternehmen. So kommen in gerade einmal 38% der KMUs entsprechende DM-Systeme zum Einsatz, während in größeren Unternehmen fast die Hälfte (48%) über ein solches System verfügen. 

Warum KMUs auf DMS setzen

Eine weitere Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation kam zu dem Ergebnis, dass jene KMUs, die ein DMS einsetzen besonders den schnellen Zugriff auf Informationen schätzen (58%). Weitere Gründe, warum KMUs ein DMS zum Einsatz bringen seien der Studie nach, der ortsunabhängige Zugriff auf Informationen (38%), die Sicherheit von Daten und vor Informationsverlust (35%), die Möglichkeit Arbeitsprozesse zu automatisieren (32%), Kosten- und Zeitersparnis (31%) sowie die bessere Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Gesetzen (29%). Zudem seien 65% all jener, bei denen derzeit kein DMS zum Einsatz kommt, davon überzeugt, langfristig nicht ohne ein solches auszukommen. 

Bereitschaft zum DMS ist da

Rund 25% dieser Gruppe wären dann auch bereit bis zu 20.000€ für die Einführung zu investieren, 7% sogar über 100.000€. (vgl. Mirjana Stanisic-Petrovic vom 10.10.2018 auf iao.fraunhofer.de) Letztlich zeigt sich, dass viele, gerade kleiner Unternehmen zwar bereit wären ein Dokumentenmanagementsystem in Ihren Betrieben zum Standard zu machen, es ihnen jedoch oftmals an den nötigen Ressourcen, vor Allem Geld und Zeit fehle. Denn ein DMS lässt sich nicht einfach eben nebenbei installieren und umsetzen. Während größere Unternehmen extra Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betrauen können und im besten Fall gar ganze Projektteams abstellen, verteilt sich diese Aufgabe in kleinen Unternehmen auf nur sehr weniger und oftmals ohnehin schon belastete Schultern.