Die Revolution heißt Content Service

Vielerorts liest man zu Weilen vom Tod klassischer ECM-Systeme. Die Reinkarnation heißt Content Service und löst viele Probleme.

Ist ECM wirklich tot und müssen Unternehmen künftig nur noch auf Content Services setzen? Den Eindruck kann man schon bekommen, wenn man sich dieser Tage mit dem Thema beschäftigt.  Doch was spricht gegen klassische ECM-Systeme und was machen Content Services anders? Nun, zunächst einmal lohnt ein Blick auf derzeitige ECM-Systeme. Diese sind einst konzipiert worden, um das Erfassen, Verwalten, Speichern und Archivieren von Dokumenten und Informationen in Unternehmen an einem zentralen Ort zu erleichtern oder gar zu ermöglichen. Mit der Digitalisierung haben sich jedoch die Anforderungen an solche Systeme und an das Dokumentenmanagement im Allgemeinen drastisch verändert. 

Schritt halten mit den Großen

So müssen Inhalte flexibler bearbeitbar sein und Kundenanliegen schneller und wesentlich unkomplizierter abgewickelt werden können, damit Unternehmen auch langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Um mit dem Service der großen wie Google oder Amazon mithalten zu können bedarf es mehr als nur einem ECM-System, heißt es. So müssten beispielsweise Versicherungsabschlüsse ohne lästigen Papierkram von Statten gehen können, Beratungstermine via Video-Chat möglich sein oder auch Reaktionen auf Kundenanfragen in Echtzeit über mobile Anwendungen gegeben werden können. Überweisungen müssen online und Lieferungen innerhalb von 24 Stunden realisierbar gemacht werden können. Doch genau das könnten klassische ECM-Systeme nicht mehr leisten, sodass immer mehr auf Content Services gesetzt werde. (vgl. Heinz Wietfeld, 26.09.2019 auf cloudcomputing-insider.com) 

ECM nicht mehr zeitgemäß

Andreas Klug kam in seinem Artikel vom 03.08.2019 auf ityx.de bereits im letzten Jahr zu der Erkenntnis, ECM habe im Zuge der Digitalisierung seine Spritzigkeit verloren. Doch sehe er auch weiterhin, dass der Grundsatz der Systeme stimmt und auch das zentrale Ziel der Erfassung aller strukturierten und unstrukturierten Inhalte in einem Unternehmen sowie die dazugehörige Extraktion der relevanten Inhalte dieser und die Bereitstellung auf einer zentralen Plattform von derartigen Systemen geleistet werde. All dies sei auch weiterhin hochrelevant, mehr noch als vor 20 Jahren, doch die Kommunikation und damit die Fokussierung des Individuums habe sich seitdem grundlegend verändert. Die Erwartungshaltung an Unternehmen sei heute mehr den je, eine schnelle Kommunikation in Echtzeit leisten zu können.

Fokus auf die Inhalte

An dieser Stelle kommen dann die zuvor angesprochenen Content Services ins Spiel. Darunter versteht man im Allgemeinen webbasierte Dienste, die Unternehmen dabei unterstützen Inhalte schnell, flexibel und unabhängig von der Content-Art zu managen. Neben der Speicherung und Archivierung, stehen bei diesen Diensten die flexible und effiziente Nutzung und Verarbeitung der Inhalte im Fokus. Dazu werden auf Content-Service-Plattformen alle Unternehmensinhalte gebündelt und anders als bei klassischen monolithischen ECM-Plattformen über diverse Schnittstellen zu anderen Archiven integriert. Damit seien Unternehmen besser in der Lage die wachsende Anzahl digitaler Informationsquellen (E-Mail, Mobile Apps, Chats, Online-Formulare etc.) zu bewältigen. 

Ab in die Cloud

Mit On-Premise-Lösungen lasse sich zukünftig nicht mehr ausschließlich arbeiten. Zu groß seien die Anforderungen zum einen Seitens der Kunden nach Bearbeitung der Anliegen in Echtzeit und Seitens der Arbeitnehmer in puncto flexibler und ortsunabhängiger Arbeitsplätze. Content Services geben indessen Unternehmen die Freiheit ihre Daten nach und nach in die Cloud zu migrieren und dabei schon auf die diversen Funktionalitäten zurückgreifen zu können. Für Unternehmen ohne jegliches Dokumentenmanagementsystem hingegen gilt, man sollte sich umgehend mit den Möglichkeiten befassen und schon von Beginn an schauen, ob die Cloud zu einem passt.