Die Zukunft des DMS

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können mittlerweile schon viele Probleme in Unternehmen gelöst werden. Zukünftig wohl noch deutlich mehr.

Im gestrigen Artikel haben wir schon über die Aktuellen Möglichkeiten von DM-Systemen berichtet. Nun wollen wir einen Blick auf die neusten Entwicklungen werfen und auch schauen, was man in Zukunft noch von diesen Anwendungen erwarten kann. Denn die Möglichkeiten in diesem Bereich sind vielfältig. Doch setzen wir unseren Fokus zunächst auf die jüngsten Entwicklungen in diesem Bereich. Dort können viele verschiedene Neuerung gefunden werden, Monika Zwettler stellt in Ihrem Artikel „Drei Neuheiten um das Datenmanagement“ vom 22.07.2019 auf konstruktionspraxis.vogel.de, wie der Titel schon vermuten lässt, drei wesentliche Neuerungen vor. 

Datenbasis vereinfacht Digitalisierung

Eine fehlerfreie Datenbasis sei die Grundlage dafür die eigenen unternehmerischen Prozesse erfolgreich zu digitalisieren. So finden sich am Markt mittlerweile Stammdatenanlagen, die in der Lage dazu sind, Fehlerquellen automatisch zu beseitigen und Dubletten direkt zu verhindern. So wird die Datenqualität im Unternehmen deutlich gesteigert und können von den positiven Effekten eines DMS profitieren. Denn wenn die Datenbasis korrekt und frei von Fehlern ist, lohnt auch eine Verbindung zu Anwendungen der künstlichen Intelligenz. Wenn diese Anwendungen auf Grund einer fehlerhaften Datenbasis eigenständig lernen, lernen sie auch die Fehler und nehmen diese als Begebenheit wahr. Die Folgen können dann gravierend sein. 

Auswertung von Daten

Unternehmen verfügen oftmals über unzählige Daten, die willkürlich angelegt und nahezu unbenutzt irgendwo rumliegen. 80 Prozent der unstrukturierten Daten in Unternehmen enthalten Content, den es auszuwerten gilt. So können KIs beispielsweise in den Daten Personen, Unternehmen oder Kunden in den Dokumenten identifizieren, was beispielsweise bei der Erfüllung der Datenschutzrichtlinien sehr hilfreich sein kann. Auch können Vertragsklauseln die ungültig sind aufgespürt werden, um nur zwei Beispiele zu nennen. Ziel sei es weiterhin einen einheitlichen Zugriff auf wirklich alle Informationen unabhängig vom Speicherort oder den Ursprungssystemen zu schaffen. Man versuche Systemgrenzen systematisch zu überwinden um dies zu erreichen. Auch ist ein wichtiges Thema die Collaboration, sprich die Zusammenarbeit. DMS wird Workflows unterstützen und dies auch über Unternehmensgrenzen hinweg. So lassen sich komplexe Prozesse auch visualisieren und dokumentieren. (vgl. Lea Sommerhäuser vom 15.04.2019 auf it-zoom.de) 

Das Dauerthema ist und bleibt jedoch das intelligente System. Wann und in welchem Maße Technologien für Unternehmen flächendeckend gewinnbringend sein werden, bleibt abzuwarten, doch all zu lange sollten Unternehmen nicht warten, sich auf diese vorzubereiten.