Digital Dokumente signieren

Mit einem DMS lassen sich Dokumente digital unterzeichnen. Doch sind die digitalen Unterschriften eigentlich rechtskräftig?

Dokumentenmanagementsysteme werben oftmals mit der Möglichkeit zur digitalen Signatur von Dokumenten. Doch was genau sind sogenannte digitale Signaturen? Nun, im Endeffekt sind digitale Signaturen ein etwas wie elektronische Fingerabdrücke. Dabei verbindet die digitale Signatur in Form einer verschlüsselten Nachricht den Unterzeichner mit einem Dokument. Hierfür wird das akzeptierte Standardformat Public Key Infrastructure (PKI) genutzt, welches ein hohes Maß an Sicherheit garantiert. Digitale Signaturen unterscheiden sich zudem von elektronischen Unterschriften hinsichtlich ihrer Art der Implementierung. 

Unterschied zwischen digital und elektronisch

Beide Formen, also elektronische und digitale Signatur ermöglichen das Unterscheiben und die Authentifizierung des Unterzeichners, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich ihrer kulturellen Akzeptanz, der rechtlichen Basis und der technischen Implementierung voneinander. Im Angelsächsischen Raum trifft man meist auf offene, technologieneutrale Gesetze, während sich in Kontinentaleuropa, Asien und Südamerika zumeist mehrstufige Modelle mit definierten digitalen Standards basierend auf Technologien der digitalen Signatur durchgesetzten haben. (vgl. docusign.de) 

Funktionsweise der digitalen Signatur

Grundsätzlich sind digitale Signaturen, ganz ähnlich wie handgeschriebene Unterschriften für jeden Menschen einzigartig. Mit der PKI wird an Hand eines mathematischen Algorithmus eine lange Zahlenkette (Schlüssel) erzeugt, einer öffentlich, der andere privat. Will ein Benutzer nun ein Dokument digital unterzeichnen, so wird unter Nutzung des privaten Keys eine Signatur erstellt. Der mathematische Algorithmus erzeugt darauf hin Daten zu dem zu unterzeichnenden Dokument und verschlüsselt diese. Diese verschlüsselten Daten bilden dann die digitale Signatur. Zudem wird diese dann mit einem Zeitstempel versehen, sodass jede Änderung nach der Unterzeichnung das Dokument ungültig macht. (vgl. ebd.) 

Zertifizierung der Signatur

Um eine digitale Signatur zu erstellen kommen spezielle Programme zum Einsatz, die es dem Anwender einfach machen, Dokumente digital zu unterzeichnen. Über eine Plattform, auf der Dokumente online unterzeichnet und von Zertifizierungsstellen geprüft und zertifiziert werden, wird dieses möglich gemacht. Die entsprechenden DM-System führen den Anwender einfach durch diesen Prozess. Doch sind diese Signaturen eigentlich rechtssicher und verbindlich? 

Rechtgültigkeit der digitalen Signatur

Ja, denn die elektronische Signatur ist laut §126a BDB der traditionellen Unterschrift gleichgestellt und genau wie diese uneingeschränkt gültig. Doch das zugehörige Zertifikat ist nur begrenzt, meist zwei oder drei Jahre, gültig, was durch die Verbindung zu den mathematischen Verschlüsslungsverfahren begründet wird. Die Befürchtung, dass durch die stetige Weiterentwicklung in der IT die Algorithmen gebrochen werden könnten, wiegt zu hoch. Deshalb beobachtet das Bundesamt für Sicherheit ind er Informationstechnik (BSI) die Entwicklungen an dieser Stelle genau. (vgl. Oliver Berndt, elektronische-steuerpruefung.de)