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Ein DMS für Finanzdienstleister

Erfahren Sie mehr über die Funktionen eines DMS für Finanzdienstleister am Beispiel der Frankfurter Invest in Visions GmbH.

Die Frankfurter Invest in Visions GmbH ist Portfoliomanager des ersten Mikrofinanzfonds für Privatanleger in Deutschland.

Um den gesetzlichen Anforderungen an eine lückenlose Dokumentation des gesamten Investmentprozesses gerecht zu werden, setzt das Unternehmen auf ein Cloud-basiertes DMS. 

Hohes Dokumentenaufkommen bewältigen

Finanzdienstleister werden regelmäßig geprüft. Das bedeutet, dass alle Prozesse lückenlos dokumentiert werden müssen. Im Finanzsektor fallen von der Planung bis zum Investment große Mengen an Dokumenten an, die es zu verwalten gilt. 

Digitales DMS entspricht den Anforderungen

Aus diesem Grund stellt die analoge Verwaltung für Unternehmen mit entsprechendem Dokumentenaufkommen oftmals keine adäquate Option dar. So war auch für die Invest in Visions GmbH der Einsatz eines digitalen DMS die logische Schlussfolgerung. 

Vierstufiger Prozess wird im DMS dokumentiert

Das DMS unterstützt den gesamten Workflow des umfangreichen Investmentprozesses, welcher von der Auswahl des Projektes bis zum tatsächlichen Investment in vier Phasen gegliedert ist. 

Zunächst wird das Unternehmen über neue Investmentmöglichkeiten informiert. Dies geschieht in der ersten Phase in Form eines Eligibility-Memos. Das DMS dokumentiert dabei alle für das Angebot wichtigen Informationen (Institut, Land, Investitionsbetrag und Laufzeit) und ordnet den Angebot eine Prozess-ID zu. 

Sofern das Angebot angenommen wird, leistet dies die nächste Phase des Prozesses ein. Über ein öffentliches Web-Formular werden alle entscheidungsrelevanten Unterlagen von Externen Analysten bereitgestellt. Auf Basis dieser Unterlagen trifft das Unternehmen dann eine Investmententscheidung. 

Dokumentation wichtiger Prüfungsaufgaben

Wenn diese positiv ausfällt, wird die dritte Phase eingeleitet. Im Rahmen der dritten und vierten Phase werden wesentliche Aufgaben zur Geldwäsche- und Vertragsprüfung abgewickelt. Diese müssen in jedem Fall lückenlos dokumentiert werden. Im letzten Schritt des Vertragsabschlusses steht dann die Auszahlung des jeweiligen Kredites.

Dazu bedarf es einer Interaktion mit der auszahlenden Bank. 
Innerhalb des Systems wird dann per Entscheidung im Workflow der Abschluss bestätigt. Nach Bestätigung des Kreditempfängers wird der laufende Kredit dann in die Datenbank des Systems aufgenommen. 

Revisionssicher und transparent

So dokumentiert das DMS jeden einzelnen Schritt revisionssicher und transparent. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen können sich in jeder Phase des Prozesses Überblick über den aktuellen Verlauf des Investmentprozesses verschaffen. 

Arbeitsabläufe werden zudem transparenter gestaltet, da jeder Mitarbeiter im DMS Einsicht in seine anstehenden Aufgaben hat.

17 März 2020

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