DMS für kleine und mittelständische Unternehmen

Brauchen kleine Unternehmen wirklich ein Dokumentenmanagementsystem oder können diese ihr Dokumentenaufkommen noch gut selbst händeln?

Gerade kleine und kleinere mittelständische Unternehmen zweifeln den Wert eines Dokumentenmanagement System oftmals an, da das Aufkommen an Dokumenten schlichtweg zu gering sei und die Änderung der Arbeitsweisen sich schlichtweg nicht rentieren würde. Wie falsch diese Einschätzung am Ende ist, wollen wir in diesem Artikel ein wenig durchleuchten. Denn gerade in kleinen Unternehmen können DM-Systeme einen besonders großen Nutzen mit sich bringen.

Dabei geht es nicht nur um die einheitliche und zentrale Speicherung von Dateien und Dokumenten, vielmehr deren Ergebnisse. Doch im Einzelnen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist in der Lage viele verschiedene Aufgaben in einem Unternehmen zu übernehmen. Angefangen von der Verarbeitung und Speicherung verschiedenster Dokumente aus verschieden Quellen bis hin zur revisionssicheren Ablage und Löschung nach vorher festgelegten Löschfristen. 

Revisionssichere Ablage von Dokumenten

Gerade für kleine Unternehmen ist es wichtig, die Dokumente die im Unternehmen umhergehen im Blick zu behalten. Oftmals geschieht hier vieles exklusiv, da nur ein einziger Mitarbeiter für einen bestimmten Bereich zuständig ist. So kommt es, dass Dokumente untergehen, vergessen werden oder eben die Löschfristen für bestimmte Dateien nicht eingehalten werden. Mit einem DMS werden alle Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert. Somit hat jeder zugangsberechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Daten. Auch kann so ausgeschlossen werden, dass es mehrere Versionen einer Datei gibt.

Das vermeidet Fehler und alle haben den gleichen Kenntnisstand. Durch vorher festgelegte Löschfristen werden die Dateien, die bestimmten rechtlichen Vorgaben zum richtigen Zeitpunkt gelöscht, bzw. eine Erinnerung kann zwischen geschaltet werden. Auch eingehende E-Mails werden so gespeichert, dass nichts mehr unbeantwortet bleibt. 

Workflows erstellen

Geht also eine E-Mail ein, so sorgen vorher definierte Arbeitsabläufe dafür, dass nichts mehr liegen bleibt. Sollte doch mal etwas unbeantwortet bleiben, erinnert das System in vorgegebenen Fristen an die Bearbeitung. Auch lassen sich Dokumente jeglicher Art auf diese Weise behandeln. So entstehen Workflows mit deutlich mehr Transparenz. Jeder Mitarbeiter kann nun sehen, wie es um den Status eines bestimmten Auftrages bestellt ist, wer dafür zuständig ist und bis wann dieser erledigt sein muss. Ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder im Elternschutz oder krank, macht sich das in einem kleinen Unternehmen deutlich schneller bemerkbar, als in riesigen Betrieben. Die exklusiven Arbeitsfelder können nicht ohne weiteres von einem Kollegen übernommen werden. So bleibt die Arbeit liegen und kann zu ernsthaften Schäden führen.

Durch die zentrale und einheitliche Speicherung aller relevanter Daten an einem Ort, können Kollegen kurzfristig wichtige Aufgaben übernehmen, ohne den möglicherweise kranken Mitarbeiter zu behelligen. 
DMS bietet darüber hinaus eine Vielzahl mehrerer Funktionen, die gerade kleinen Unternehmen dabei helfen die Bürokratie, auch in Zeiten der Digitalisierung zu managen. Das Papierlose Büro ist letztlich nicht etwas, dass große Konzerne anstreben sollten, auch kleine Betriebe profitieren davon.