DMS in der öffentlichen Verwaltung

Über den gravierenden Rückstand der öffentlichen Verwaltungen in puncto der Digitalisierung und was diese dagegen tun können.

Der Satz der Bundeskanzlerin „Das Internet ist für uns alle Neuland“ aus dem Jahr 2013 hallt immer noch nach und wurde vor sechs Jahren gar schon als Offenbarungseid der eigenen Rückständigkeit in Sachen Digitalisierung seitens des Bundes gewertet. Seither gab es zahlreiche Bemühungen der Bundesregierung Anreize für Wirtschaft und Gesellschaft hin zu einer digitalisierten Lebenswelt zu schaffen. Doch die eigenen Verwaltungen sind mitunter heute noch sträflich rückständig unterwegs. Jeder kennt das Problem, selbst für das kleinste Anliegen das Amt noch in Persona aufsuchen zu müssen, lästige Anträge händisch auszufüllen und lange Wartezeiten in Kauf zu nehmen. 

Modernisierung nur langsam

Termine in öffentlichen Verwaltungen zu bekommen ist oft schwierig und nur begrenzt möglich und proaktiv ohne Termin dort aufzutauchen, oftmals ganz aussichtslos. Neue und schöne Konzepte wurden zwar immer wieder vorgestellt und man konnte zumindest die ansatzweise Bemühung der öffentlichen Verwaltung feststellen, sich tatsächlich modernisieren zu wollen. Nun gut, jetzt werden Termine schon online vergeben, aber wirklich geändert hat sich nicht. Immer noch Warteschlangen, Nummern ziehen und lästige Papieranträge ausfüllen. Ämter wie Bürger sind mehr und mehr genervt, doch der Innovationswille scheint vielerorts einfach zu fehlen. Man denke nur daran wie es wäre, man könnte den Personalausweis ebenfalls einfach online verlängern, einen Reisepass online beantragen oder einen Bauantrag auf diese Weise einreichen. Doch die Realität sieht leider immer noch ganz anders aus. 

Festhalten am guten alten Papier

Stattdessen erzeugen öffentliche Verwaltungen von Kommunen, Gemeinden uns Städten nach wie vor Tonnen von Papiermüll täglich. Dabei sind die Mittel für die Digitalisierung durchaus da, doch werden Seitens der Kommunen oftmals einfach nicht abgerufen, was, wen wundert es, auf ein zu kompliziertes und aufwendiges Antragsverfahren zurückzuführen ist. Die öffentlichen Verwaltungen müssen dringen etwas tun um intern wie auch extern für die Zukunft aufgestellt zu sein. Ein Dokumentenmanagementsystem stellt dabei das Minimum dar, fehlt jedoch an vielen Stellen weiterhin. Der Datenaustausch zum Kreis, zu anderen Kommunen und zum Land stellt dabei die eine Seite dar, auf der anderen Seite gilt es die Prozesse zum Bürger deutlich zu verschlanken. Mit einem DM-System können vielerorts massive Kosten und sehr viel Zeit eingespart werden und die Verwaltung hat wieder mehr Spielraum für wichtigere Tätigkeiten.