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Die richtige DMS-Software für projektbezogene Dokumente

Warum Metallbau Walter aus dem Saarland seit Jahren auf die DocuWare Cloud setzt, erfahren Sie hier.

Eine gut strukturierte Verwaltung ist bei projektbasiert-arbeitenden Unternehmen ein wesentliches Erfolgskriterium.

Ein aktueller Bericht von it-zoom beleuchtet Metallbau Walter, ein seit zwei Jahrzehnten von Elke Walter erfolgreich geführtes Familienunternehmen. 

Ein Blick auf die Metallbau Walter GmbH

Das Handwerksbüro hat sich vor allem auf 

  • Stahlbau 
  • Metallkonstruktionen 
  • Blechverarbeitung 

spezialisiert. 

Hohe Kundenzufriedenheit 

Die Geschäftsführerin weiß, worauf es in diesem Bereich ankommt, um die Zufriedenheit der eigenen Kunden zu gewährleisten: 

„Unsere Kunden schätzen die Qualität unserer Arbeit, unsere Zuverlässigkeit und Leistungsstärke“

, so Elke Walter auf it-zoom.de. Für zufriedene Kunden sorgt neben den qualifizierten Facharbeitern auch eine gut strukturierte Verwaltung. Diese wird durch die ERP-Software von Sage im Kombination mit dem DMS von DocuWare realisiert. 

Über die DocuWare Cloud

Die DocuWare Cloud ist seit Oktober 2017 bei Metallbau Walter im Einsatz. Vor der Einführung der neuen DMS-Software stellte die Dokumentenverwaltung eine echte Herausforderung für das Unternehmen dar. 

Analoge Dokumentenverwaltung stößt an ihre Grenzen

„Unser Archiv platzte aus allen Nähten (…) Bei Prüfungen durch den Auditor mussten die Dokumente oft aus verschiedenen Ordnern zusammengesucht werden.“

, so Walter auf it-zoom.de. Allein für die Statik würden meist vierhundertseitige Dokumente vorliegen. Platzmangel und zeitintensive Suchvorgänge waren die Folge. 

Einführung der digitalen Projektakte

Anfang 2018 wurde dann nach kurzer Einarbeitungszeit der Einsatz der DMS-Software im kaufmännischen Büro gestartet. Dabei begann man mit der Nutzung einer digitalen Projektakte. 

Zudem wurde die DMS-Software in das ERP-System integriert, um Medienbrüche zu vermeiden und schlanke, transparente Prozesse zu schaffen. 

Effiziente Workflows

Im Anschluss daran wurde zur Prüfung der Eingangsrechnungen ein Workflow eingerichtet. 

Ein weiterer Workflow wurde zudem für die korrekte Archivierung von Prüfzeugnissen angelegt. Ursprünglich war die spätere, manuelle Zuordnung der Prüfzeugnisse sehr umständlich, da sie zumeist nicht mit der Lieferung selbst geschickt wurden.

Durch den Einsatz der DMS-Software können diese Prozesse heute wesentlich effizienter abgewickelt werden. 

11 September 2020

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