DMS spart Zeit und Kosten

Dass Dokumentenmanagementsysteme einen Mehrwert in Unternehmen generieren steht außer Frage, doch wie sieht dieser wirklich aus und wie groß sind die Vorteile?

Ein DM-System kann den Grundstein für digitale Workflows in Unternehmen legen und dabei viele Prozesse nachhaltig vereinfachen und optimieren. Dennoch hinken deutsche Unternehmen gravierend hinterher, wenn es um die Digitalisierung von Papierakten geht. Doch stellt diese erst die Basis dafür da, was DM-Systeme im Stande zu leisten sind. Die Ergebnisse einer Einführung sind Kosten- und Zeitersparnis, Automatisierung zeitintensiver Prozesse, Fehlerreduzierung und freiwerdende Ressourcen. Das klingt eigentlich für den Unternehmer mehr als interessant, und dennoch haben rund 23% der deutschen Unternehmen bis dato nicht eine einzige Akte digitalisiert. Wir wollen einen Blick darauf werfen, wie DM-Systeme einem Unternehmen helfen können, die zuvor genannten Ergebnisse zu erreichen. 

Weg vom Papier, hin zu digitalen Workflows

Zu Beginn steht die Digitalisierung sämtlicher Akten, die in einem Unternehmen ausschließlich in Papierform existieren. Dazu können heutzutage spezielle Scanner zum Einsatz kommen und über eine so genannte OCR-Anwendung werden die Dokumente erkannt und direkt richtig zugeordnet. Dies geschieht über eine spezielle Texterkennung, die je nach Ausführung, die Art des Dokumentes, dessen Inhalt und die jeweilige Zugehörigkeit erkennen kann. Somit wird das Digitalisieren der Akten sehr vereinfacht. Ebenso greifen viele Unternehmen auf externe Dienstleister zurück um den Scann-Vorgang durchzuführen. So oder so bildet dies die Basis für den späteren Einsatz eines DM-Systems. 

Ein einziger Speicherort

Sind nun alle Dokumente digital vorhanden, werden diese an einem zentralen Ort einheitlich und übersichtlich gespeichert, sodass alle berechtigten Personen auf diese zugreifen können. An dieser Stelle wird die Fehlerquote massiv gesenkt, da keine doppelten Dateien und verschiedene Versionen ein und derselben Datei zulässig sind. Informationen innerhalb einer Datei erhalten somit eine gewisse Allgemeingültigkeit und er ist für jeden ersichtlich, wann, wie und von wem ein Dokument zu Letzt bearbeitet wurde. Fehler durch verschiedene Kenntnisstände werden somit vermieden und die Datenqualität massiv verbessert. 

Digitale Workflows sparen Zeit und Geld

Doch an dieser Stelle werden DM-Systeme und deren Funktionen erst richtig interessant. Mit DM-Systemen lassen sich nämlich digitale Workflows erstellen in denen ein Dokument zur weiteren Bearbeitung einem Kollegen zugeordnet werden kann. Dieser kann dann das Dokument bearbeiten und wieder freigeben, damit es an der nächsten Stelle bearbeitet werden kann. So durchläuft ein Dokument den kompletten Bearbeitungsverlauf und bleibt zentral am selben Ort. Es entstehen keine vielfachen Versionen, es geht nichts unter und jeder kann genau sehen, wie es um den jeweiligen Auftrag bestellt ist. Das sorgt neben einem Gewinn von Transparenz vor allem für deutlich schnellere Arbeitsabläufe. 

Künstliche Intelligenz als nächster Schritt

Doch damit nicht genug. Mit Anwendungen basierend auf künstlicher Intelligenz können die riesigen Datenmengen weiter gewinnbringend eingesetzt werden. Daten aufzufinden ist das eine, sie in Relation zueinander zu setzen der nächste Schritt. Es bleibt abzuwarten, wann Unternehmen sich flächendeckend mit solchen Anwendungen beschäftigen, lohnend sind diese allemal. Aber an einem DM-System werden ohnehin die meisten Unternehmen auf kurz oder lang nicht herumkommen.