Dokumentenmanagement unablässig

Dokumentenmanagement unablässig

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über ein entsprechendes DM-System, doch noch immer gibt es einige ohne. Doch warum eigentlich?

Viele Unternehmen haben mittlerweile die Notwendigkeit eines zielgerichtetes und strategischen Dokumentenmanagements erkannt und setzen zu diesem Zweck ein entsprechendes DM-System ein. Doch welche Gründe kann es in der heutigen Zeit noch geben sich gegen ein solches System geben und warum scheuen sich Unternehmen vor einer Implementierung? Wir wollen in diesem Artikel einmal den wesentlichen Argumenten, die gegen ein DMS sprechen auf den Grund gehen und aufzeigen, warum die meisten Bedenken eigentlich Quatsch sind. 

Wachsen nur mit entsprechender Software

Zugegeben, beim Gründen eines Startups ist ein Dokumentenmanagementsystem nicht unbedingt das erste an das man denkt. Doch relativ schnell wird auch jedes noch so kleine Unternehmen merken, dass es ohne eine strukturiere Ablage eigentlich nicht mehr geht. Ob elektronisch oder physisch, eine gewisse Ordnung braucht es, schon allein um die eigenen Geschäftsprozesse verwalten zu können. Will man dann noch wachsen, neue Projekte angehen, neues Personal einstellen oder Geschäftsbereiche erweitern wird unübersichtlich. Dateien landen willkürlich auf dem Desktop und werden in irgendwelche Ordner verschoben, frei nach dem Prinzip, aus den Augen aus dem Sinn. 

Zu klein für ein DMS?

Eines der gängigsten Argumente ist, ein DMS würde sich auf Grund der Unternehmensgröße nicht lohnen, man sei schlichtweg zu klein für ein DMS. Ein ebenso naives wie falsches Argument, dass letztlich nur darauf schließen lässt, dass es am notwenigen Knowhow im Unternehmen fehlt, denn Dokumentenmanagementsysteme gibt es mittlerweile für Unternehmen jeder Größe und Branche. Es lohnt sich grundsätzlich schon für eine einzelne Person ein entsprechendes System einzusetzen, dar mit einem solchen, die Selbstverwaltung erheblich leichter wird. Allein schon durch eine E-Mailverwaltung für ein- und ausgehende Mails, lohnt sich eine entsprechende Anwendung. Funktionen wie Workflows machen hingegen erst dann wirklich Sinn, wenn viele verschiedene Stellen mit einem Dokument arbeiten müssen.

Einfach zu teuer?

Ein weiteres Argument, dass einem immer wieder begegnet betrifft die Kosten. Ein DMS ist zu teuer. Auch dieses Argument greift nicht wirklich, stellt man den Nutzen den veranschlagten Kosten gegenüber. Die einfachsten DM-Systeme in der Cloud beispielsweise kosten pro Person im Monat kaum mehr als 20 Euro. Eine mehr als lohnende Investition, bedenkt man, welchen Nutzen ein DMS mit sich bringt. Es verwaltet alle relevanten Dokumente in einem Unternehmen und legt diese revisionssicher ab. Auch hilft es bei der Einhaltung der DSGVO, was gerade kleinen Unternehmen zu mehr Sicherheit verhilft.

Einführung frisst Zeit?  

Ebenso schreckt viele die lange Implementierungsdauer ab und sie befürchten, dass der tägliche Ablauf massiv gestört werden könnte. Zugegeben, eine neue Arbeitsweise ist immer mit einer Eingewöhnungsphase verbunden, doch in diesem Fall hilft ein DMS letztlich dabei viele Geschäftsprozesse deutlich zu verschlanken und zeiteffizienter zu gestalten. Am Ende spart man also sogar Zeit. Doch auch gestaltet sich die Einführung eines solchen Systems längst nicht mehr so schwierig wie noch vor einigen Jahren. Es kommt letztlich auch immer darauf an, wie viele Papierdokumente digitalisiert werden müssen und wie viele Alt-Dateien eingepflegt werden sollen. Einmal aufgesetzt, werden die Dokumente automatisch den entsprechenden Speicherorten zugeordnet und mit Metadaten versehen, sodass diese schnell auffindbar sind. 

27 September 2019

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