E-Mails archivieren mit dem DMS

Im vergangenen Jahr wurden in deutschen Unternehmen mehr als 700 Milliarden E-Mails versendet. Da verliert man schnell den Überblick.

Jeder kennt es, jeder hasst es. Die Flut von E-Mails die täglich in unseren Posteingängen landet wächst und wächst. Dabei wird nicht jeglicher SPAM direkt herausgefiltert und nicht alles was im SPAM-Ordner landet gehört auch hier her. So kommt es, dass Mitarbeiter bis zu zweit Stunden am Tag mit der Bearbeitung vom E-Mails zubringen. Klar stellen E-Mails einen wichtigen Bestandteil der Kommunikation in Unternehmen dar, doch lassen sich durch den massiven Aufwand durchaus einige Ressourcen an dieser Stelle freisetzen. Das entlastet zum einen die Mitarbeiter und schafft zum anderen Platz für neue Aufgaben. Ganz nebenbei werden Fehler reduziert, Kommunikation effizienter und schneller und die eigenen Prozesse weiter optimiert. Allein der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems vermag all dies zu gewährleisten. Wie, wollen wir uns in diesem Artikel einmal näher ansehen. 

Der Flut Herr werden

Eine revisionssichere Ablage und Speicherung von E-Mails sind in nahezu jedem Unternehmen von Bedeutung. E-Mail-Archivierung ist ohnehin in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung und entsprechende Systeme sind im Einsatz. Doch es gibt auch eben jene, die die sich immer noch ausschließlich auf Outlook oder andere webbasierte Programme verlassen. Wie sträflich das ist wird dann klar, wenn man neben der Zeit auch noch die revisionssichere Ablage als weiteren Faktor mit ins Spiel bringt. Gewisse Dokumente, beispielsweise Bewerbungen, müssen rechtlichen Vorgaben zu Folge nach einer gewissen Zeit gelöscht werden. Verwaisen diese jedoch in den Posteingangsordnern wir kaum ein Mitarbeiter daran denken, diese fristgerecht zu entsorgen geschweige denn diese in der Flut von Mails wiederfinden. 

DMS hilft bei der Ablage

Dokumentenmanagementsysteme importieren sämtliche Mails aus den entsprechenden E-Mailprogrammen und sorgen für eine transparente und sichere Ablage der Mails. Durch eine strukturierte und zentrale Ablage aller E-Mails und Kontakte wird eine regelbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung gewährleistet. Dabei werden alle notwendigen Compliance-Anforderungen erfüllt, also jene rechtlichen Vorgaben, die es zu beachten gilt. Das System kann also an Löschfristen erinnern und diese nach Freigabe auch selbst vornehmen. Niemand muss sich also mehr Sorgen um mögliche Versäumnisse bei der Ablage und den damit verbundenen Fristen machen. Der DSGVO kann mit einem DMS und entsprechender E-Mail-Archivierung einfach begegnet werden.

DMS unterstütz Mitarbeiter

Doch sparte eine solche Archivierung Ihren Mitarbeitern eine Menge Zeit. Wie das? Nun, E-Mails werden zentral an einem Ort gespeichert und lassen sich durch Volltextsuch-Funktionen einfach wiederfinden. Zudem kann der Mitarbeiter in der gewohnten E-Mail-Umgebung weiterarbeiten und muss sich nicht mühselig an etwas neues gewöhnen. Ein entscheidender Vorteil ist die Integration der E-Mails in die Workflows. E-Mails müssen nicht mehr mühselig an die richtigen Stellen weitergeleitet werden, sondern diese werden direkt in die Prozesse eingearbeitet, sodass jeder sehen kann, wie es gerade um den jeweiligen Status eines Geschäftsprozesses bestellt ist. Ein Beispiel: Eine Bestellung geht via Mail ein. Das Programm kann diese als Bestellung erkennen und speichert diese in einer gemeinsamen Umgebung, wo der Verkauf diese direkt sehen kann. Ist die Bestellung also eingegangen und eventuell schon durch einen Mitarbeiter bearbeitet, sieht dies auch der Service, der dann bei einem Kundenanruf direkt Auskunft geben kann. 

Jetzt oder nie

Doch die Möglichkeiten sind noch deutlich vielfältiger und sorgen für schnellere und transparentere Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Wer heute noch kein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem einsetzt muss sich dringend damit auseinandersetzen. Andernfalls wird er auf kurz oder lang von der E-Mail-Flut erschlagen werden.