Ein DMS für das Handwerk

In Handwerksbetrieben fallen immer mehr Dokumente an, ganzgleich welcher Größe. Ein DMs kann dabei helfen diese Flut an Dokumenten zu verwalten.

Ob Rechnungen, Aufträge, Lieferscheine, Angebote aber auch E-Mails, Briefe, oder Reklamationen, all diese Formen von Dokumenten fallen so gut wie allen Unternehmen an. Auch Handwerksbetriebe müssen sich zwangsläufig mit der revisionssicheren Ablage solcher Papiere beschäftigen, die Datenschutzbestimmungen und auch Löschfristen beachten und gleichzeitig alles so verarbeiten, dass der Aufwand noch im Verhältnis zum Auftrag steht. Da wird es gerade in kleinen Handwerksbetrieben schnell unübersichtlich. Die alten Papierordner gehören alsbald der Vergangenheit an, doch die Umstellung auf ein digitales System wird oftmals noch gescheut. Die Gründe hierfür liegen auf der Hand. Man steht vor einer neuen Investition, Zeit die nicht vorhanden ist muss aufgewendet werden und die Ungewissheit darüber, ob ein solches System wirklich einen Mehrwert darstellen kann. Soviel sei vorweggenommen, der Mehrwert ist in jedem Fall gegeben. 

Mehrwert von DMS in Handwerksbetrieben

Bei der Suche nach bestimmten Dokumenten vergeht oft viel Zeit. Ein Mitarbeiter hat dieses irgendwo abgelegt und es ist für einen anderen nicht auffindbar. Dann muss erst mühselig gesucht werden und wertvolle Zeit geht verloren. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt dafür, dass alle Dokumente in einem Unternehmen an einem zentralen Ort gespeichert werden. So ist für jeden Zugangsberechtigten alles sofort auffindbar. Durch verschiedene Suchfunktionen werden diese Dokumente anhand von Verschlagwortungen, oder beispielsweise einer Voll-Textsuche, ganz einfach gefunden. Auch sind die Daten im System deutlich valider. Ein DMS schließt Dopplungen von Daten aus, vergibt Versionsnummern und kann durch seine Funktionen Meta-Daten an ein Dokument knüpfen, aus denen hervor geht, wann und von wem dieses zuletzt bearbeitet wurde. 

Workflows entstehen

So lassen sich dann auch ganze Arbeitsprozesse, sogenannte Workflows, erstellen. Angenommen ein Auftrag geht ein, so wird dieses in das DMS gepflegt. Dann kann geprüft werden, ob dieser durchführbar ist. Dann wird das Dokument weitergeleitet an beispielsweise den Einkauf, der die nötigen Materialien beschafft. Ist auch dies erledigt, kann der Auftrag wiederum an den Handwerker weitergeleitet werden, der sich dann diesen annehmen kann. Auch bei Verträgen oder im Personalwesen können viele Arbeiten weitestgehend durch ein DMS automatisiert werden. Handwerksbetriebe sollte sich unbedingt mit der Thematik eines DMS auseinandersetzen, da diese ihnen viel Zeit und Arbeit ersparen und gleichzeitig Fehlerquoten und Verluste von Dokumenten vermeiden können.