Enterprise Content Management (ECM)

Wirft man einen Blick auf moderne DM-Systeme fällt schnell auf, dass diese inzwischen über deren ursprünglichen Funktionen weitaus mehr leisten können.

Diese Mehr-Funktionen lassen es zu, den Begriff DMS als Bezeichnung für ein Dokumentenmanagement-System zu hinterfragen. Grundsätzlich ist nämlich das Dokumentenmanagement eigentlich nur ein Teil des Enterprise Content Management (ECM). Wir wollen in diesem Artikel einen Blick auf ECM werfen und schauen, welche Bereiche unter diesem Begriff neben dem Dokumentenmanagement noch Platz finden und was heutige DM-Systeme von diesen Bereichen abdecken bzw. erfüllen können. 

Definition von ECM

Mit dem Begriff Enterprise Content Management (ECM) werden Strategien, Methoden und Werkzeuge zur Erfassung, Archivierung, Administration und Bereitstellung von Content und Dokumenten organisatorischer Prozesse umfasst. ECM kann also eher als Sammelbegriff für verschiedene Techniken gesehen werden, unter dem auch das Dokumentenmanagement fällt. Ferner finden in dem Begriff jedoch auch das Input-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow oder beispielsweise die elektronische Archivierung Platz. Alles Bereiche, die von modernen DMS-Systemen bereits mit abgedeckt werden können, doch dazu später mehr. ECM ist wiederum ein Teilgebiet des Informationsmanagements und behandelt eher schwachstrukturierte Informationen wie Dokumente oder Content. 

Content vs. Dokumente

Bereits die Termini Content und Dokument weisen gravierende Unterschiede auf. Während ein Dokument in sich geschlossen ist, wird bei der Begrifflichkeit des Contents dieser geschlossene Charakter des elektronischen Dokumentes aufgebrochen. Die Begriffe sind also keinesfalls als Synonym zu verstehen. Die beschreibenden Metadaten eines Dokumentes werden unabhängig vom Inhalt behandelt und können somit separat davon benutzt werden.

So kann dieser in unterschiedlichsten Formen und für unterschiedlichste Zwecke verwendet werden. Auch werden durch ECM doppelte und dreifache Speicherungen vermieden, fast schon eine Grundfunktion jedes DMS. Betrachtet man nun moderne DM-Systeme so wird deutlich, dass der Funktionsumfang rund um Anwendungen im Bereich künstlicher Intelligenz zur Dokumentenerkennung oder auch der Integrationsfähigkeit zu anderen Geräten, die meisten DMS durchaus eher als ECM-Systeme einzustufen sind. (vgl. https://www.openpr.de/news/1055633/PaperOffice-eher-ECM-als-DMS.html)